Программные системы офисного назначения

макросов и модулей;

? разработка системы  защиты данных, прав и ограничений по доступу. 
 

15.

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит  на экран список режимов создания таблиц:

?  Создание таблицы  в режиме конструктора;

?  Создание таблицы  с помощью мастера;

?  Создание таблицы путем ввода данных

Возможности определения  и модификации структуры связей базы данных были рассмотрены в предыдущей лабораторной работе, и особенных  затруднений не представляют.

Сложная структура  связей базы , особенно с множественными связями, при установленных требованиях каскадного обновления и удаления связанных полей, приводит к замедлению работы Access. Поэтому после создания базы и какого-то периода ее эксплуатации рекомендуется пересмотреть структуру таблиц и их связей в целях оптимизации.

Из видов модификации  базы данных иногда может потребоваться  расщепление одной таблицы на несколько, или же объединение группы таблиц в одну. рассмотрим их применение по отношению к базе STUD.

16.

17. Работа с СУБД Microsoft Access. Поиск информации в базе данных и формирование отчетов.  

Процедура поиска является одной из центральных процедур в  системах автоматической обработки  информации. При решении любой  задачи требуется выбирать исходные данные из некоторых заранее подготовленных массивов информации и записывать результаты решения в эти или другие массивы. Наиболее рациональным подходом к организации массивов информации при решении вычислительных задач является концепция банков и баз данных. Проблемы поиска информации в формализованных базах данных заслуживают самого серьезного внимания. Поиск информации в базах данных – это процесс отбора из них множества описаний объектов, удовлетворяющих сформулированным в запросе условиям. При этом в качестве результатов поиска могут выдаваться не все признаки объектов, а только часть их – в соответствии с условиями запроса. Объект может выбираться из массива по значению одного идентифицирующего его (ключевого) признака или по сочетанию значений нескольких ключевых признаков. Он может также выбираться по сочетанию любых других (неключевых) признаков, если это сочетание однозначно выделяет его из множества всех объектов массива.  

Важной методологической проблемой прикладной компьютерной лингвистики является правильная оценка необходимого соотношения между  декларативной и процедурной компонентами систем автоматической обработки текстовой информации. Чему отдать предпочтение: мощным вычислительным процедурам, опирающимся на относительно небольшие словарные системы с богатой грамматической и семантической информацией, или мощной декларативной компоненте при относительно простых процедурных средствах. И высказали мнение, что второй путь предпочтительнее. Можно представить себе крайний случай такого предпочтения, когда лингвистическая задача решается путем создания большого словаря и поиска в этом словаре необходимой информации. Однако более реальна ситуация, когда задача решается путем последовательного поиска в небольшом количестве достаточно представительных словарей и выполнения несложных процедур преобразования результатов поиска.  

Будем различать  первичные и производные (в частности, обобщенные) признаки объектов. Первичные  признаки назначаются при первоначальном описании объектов, а производные  являются функциями первичных. Поиск  может вестись как по первичным, так и по производным признакам. Чаще всего в процессе поиска информации выбирается не один объект, а множество объектов. Оно может быть задано различными способами: 1) перечнем значений ключевых признаков или сочетаний ключевых признаков; 2) значением или интервалом (перечнем) значений одного неключевого признака; 3) булевой функцией значений или интервалов (перечней) значений любых признаков объекта (как ключевых, так и неключевых); 4) отношением между признаками, выраженным с помощью арифметических и логических операции (операций типа “И”, “ИЛИ”, “НЕ”), а также отношений =, >, < и их отрицаний. Условия выборки признаков у найденных объектов задаются в виде перечней наименований этих признаков.  

Важной проблемой, возникающей при реализации процедур поиска информации, является проблема отождествления признаков объектов и установления парадигматических отношений между ними (отношений типа род-вид, целое-часть и др.). Общее решение этой проблемы связано с возможностью распознавания смыслового тождества и парадигматических отношений различных форм наименований понятий на основе их морфологического, синтаксического и семантического анализа. Но на практике широко применяются и другие решения, основанные на унификации форм представления наименований понятий в базах данных и  использования систем меню, в которых пользователю предлагается делать выбор наименований понятий только из числа рекомендованных.  

Поиск информации может  выполняться за один или несколько  шагов. В первом случае он ведется  по одному запросу, во втором – по серии запросов. При многошаговом поиске возможны три основных способа организации процесса выполнения запросов:  

· композиция запросов – запросы выполняются в строго определенной последовательности, а результаты поиска по предыдущему запросу используются в качестве исходных данных для формирования следующего за ним запроса. При этом первый запрос в серии запросов определяется полностью, а остальные – не полностью и доопределяются в процессе поиска.

· объединение запросов – когда результаты поиска по нескольким запросам объединяются в одну общую выдачу.

· разветвление запросов – когда после выполнения очередного запроса есть возможность перехода к одному из нескольких запросов в зависимости от выполнения тех или иных условий. Перечисленные способы организации  процесса выполнения запросов могут применяться в различных сочетаниях, что позволяет строить различные процедуры многошагового поиска

Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. 

При печати таблиц и  запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

18.Возможности программы  компьютерной презентации Microsoft Power-Point, режимы просмотра презентации. 

Программа PowerPoint предназначена  для подготовки и проведения презентаций. С ее помощью можно создавать:

• презентации для электронного показа слайдов;

• Web-страницы для  размещения их в Интернете;

• 35-миллиметровые  слайды;

• цветные и черно-белые  распечатки на бумаге;

• цветные и черно-белые  распечатки на прозрачной пленке (прозрачки);

• заметки докладчика и их распечатки;

• раздаточный материал.

Презентация PowerPoint состоит  из нескольких слайдов, хранящихся в  одном файле, и может содержать  неограниченное число слайдов. Слайдом  называется “страница” презентации. Слайды могут содержать: текст, рисованные объекты и фигуры, таблицы, диаграммы, графические объекты, фильмы, звуковые объекты, созданные в других приложениях.

Темп и характер демонстрации регулируются установкой интервала показа слайдов, а также  использованием специальных переходов  при смене слайдов и анимации.

?  Для эффективного  применения PowerPoint при создании и  редактировании презентаций необходимо  использовать различные режимы  просмотра документов. Режимы представляют  собой разные способы отображения  слайдов на экране. К основным  режимам, применяемым в PowerPoint, относятся: обычный режим и режим сортировщика слайдов.

Переключение режимов  отображения можно осуществлять в меню Вид (Обычный, Сортировщик  слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Переключение режимов можно также  осуществлять с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов).. 

Режимы отображения  слайдов:

?  Режим «Обычный». . В этом режиме в окне приложения  отображаются три области: Структура/Слайды; область Слайда; Заметки к слайду. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

?  Режим «Сортировщик  слайдов» – это режим, в  котором все слайды презентации  отображаются виде миниатюр. В  этом режиме можно легко перемещать  слайды, изменяя порядок их следования в презентации.

?  Режим «Показ  слайдов» - это режим, с помощью  которого можно просмотреть презентацию  на экране.

?  Режим «Страницы  заметок» – режим просмотра,  в котором к каждому из слайдов  можно добавить заметки докладчика. В верхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а в нижней половине отображается большая панель для текста заметок.

21 Программа презентаций  Power Point. Использования мастеров, создание  новой презентации, вставка таблиц, диаграмм, графических изображений, анимационных эффектов, демонстрация слайдов.

 

Microsoft PowerPoint (полное название — Microsoft Office PowerPoint) — программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS.

Программа Microsoft Power Point служит для составления эффективных  и наглядных презентаций. Система  демонстрационных возможностей программы  позволяет быстро и качественно  подготовить презентационный материал любой степени сложности.

Документ Microsoft Power Point – это презентация. Он состоит  из отдельных слайдов. На экран их можно выводить в разных режимах, которые имеют различное назначение. Болеe подробно ознакомиться с режимами работы Microsoft Power Point можно в 

22.СУБД. Требования, предъявляемые к базе данных. Функции базы данных. 

Информационная система – это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач. На ранних стадиях использования информационных систем применялась файловая модель обработки. В дальнейшем в информационных системах стали применяться базы данных. Базы данных являются современной формой организации, хранения и доступа к информации. Примерами крупных информационных систем являются банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т.д.

Систе?ма управле?ния  ба?зами да?нных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных

Предметная область  – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

Наборы принципов, которые определяют организацию  логической структуры хранения данных в базе, называются моделями данных.

Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские  таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

      Основные  функции СУБД

-управление данными  во внешней памяти (на дисках);

-управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

-журнализация изменений,  резервное копирование и восстановление  базы данных после сбоев;

-поддержка языков  БД (язык определения данных, язык  манипулирования данными).

СУБД обеспечивает:

- описание и сжатие  данных;

- манипулирование  данными; 

- физическое размещение  и сортировку записей; 

- защиту от сбоев,  поддержку целостности данных  и их восстановление;

- работу с транзакциями  и файлами; 

- безопасность данных.

23.База данных Microsoft Access. Использование шаблонов, создание таблиц, форм, отчетов, запросов, обработка данных (поиск, сортировка, фильтрация, добавление и удаление записей).

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности  данных, каскадного обновления полей  и каскадного удаления записей.

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка  данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

Создание, модификация  и использование производных  объектов (запросов, форм и отчетов).

№ 27 Понятие макрокоманды. Создание и запуск макрокоманд в приложениях MS Office. Автоматизация работы Word, Excel, Power Point с помощью макросов.