Программные системы офисного назначения

Отчет состоит из данных, полученных из таблицы или  запроса, и сведений, хранящихся в  макете отчета, таких как надписи, заголовки и рисунки. Таблица  или запрос, в которых содержатся базовые данные, называется также источником записей отчета. Перед тем как приступить к созданию отчета, необходимо решить, какие сведения следует в него включить. Среди выбранных полей должны быть и те, которые подлежат группировке или сведению. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если данные передаются из нескольких таблиц, источником записей может служить запрос. Запрос может уже существовать в базе данных или будет создан специально для данного отчета.

Для получения дополнительных сведений о запросах перейдите по ссылкам в разделе См. также этой статьи.

ЗАПУСК МАСТЕРА  ОТЧЕТОВ

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

В приложении Access будет  запущен мастер отчетов.

2. Щелкните раскрывающийся  список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос, в которых содержатся требуемые поля для отчета.

3. Чтобы выбрать  поля, дважды щелкните нужные  поля в спискеДоступные поля.

В приложении Access они  перемещаются в список Выбранные поля. Кроме того, чтобы добавить или удалить выделенные поля или же все, можно воспользоваться кнопками, расположенными между списками Доступные поля и Выбранные поля.

4. Для включения  в отчет полей из другой  таблицы или запроса еще раз щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите другую таблицу или запрос и продолжите выбор полей.

5. После добавления  всех нужных полей нажмите  кнопку Далее.

ГРУППИРОВКА ЗАПИСЕЙ  В МАСТЕРЕ ОТЧЕТОВ

Группировка позволяет  организовать записи и распределить их по группам, например, по странам или продавцам. Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти требуемые сведения. Группировка используется также для расчета сводных данных, таких как итоги и проценты.

Если в отчет  включено несколько таблиц, мастер проверяет отношения между таблицами  и определяет способ представления  данных.

1. На странице  мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? выберите из списка одно из имен полей, а затем нажмите кнопку Далее.

2. Чтобы добавить  уровни группировки, дважды щелкните  добавляемые в отчет имена  полей из списка.

Для удаления уровня группировки дважды щелкните его  на экране страницы в правой части  диалогового окна. Для добавления и удаления уровней группировки можно также воспользоваться кнопками со стрелками. В приложении Microsoft Access добавляется очередной уровень группировки, который отображается вложенным в родительский уровень группировки.

4. Для каждого  поля группировки можно также  выбрать интервал группировки.

Этот интервал позволяет  настроить способ группировки записей. В предыдущем примере записи были сгруппированы по полю «ДатаПоставки» с типом данных «Дата/время». Предлагаемые варианты выбора в спискеИнтервалы  группировки в мастере отчетов зависят от типа поля. Поскольку поле «ДатаПоставки» имеет тип «Дата/время», можно выбрать группировку по следующим параметрам: фактическое значение (Обычное), Год, Квартал,Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для текстового поля можно выбрать группировку по всему полю (Обычное) или по нескольким (от одной до пяти) первым буквам. Числовое поле группируется по значению (Обычное) или по диапазону в выбранных интервалах.

После выбора интервала  группировки нажмите кнопку ОК.

5. Нажмите кнопку Далее для переходу к следующему окну мастера.

СОРТИРОВКА И ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ЗАПИСЕЙ

Можно выполнить  сортировку записей по четырем полям  в порядке возрастания или  убывания.

1. Щелкните первый  раскрывающийся список и выберите  поле, по которому нужно выполнить  сортировку.

Кнопка справа от списка служит для переключения порядка сортировки: по возрастанию или по убыванию (по умолчанию применяется по возрастанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список для выбора дополнительных полей для сортировки.

2. Нажмите кнопку Итоги для подведения итога по каким-то числовым полям.

Обратите внимание на то, что кнопка Итоги отображается только при наличии в отчете хотя бы одного числового поля в разделе данных. Мастер отображает все доступные числовые поля.

3. Установите флажок возле выбранной функции: Sum, Avg, Min или Maxдля включения этих вычислений в примечание группы.

Можно также выбрать  отображение подробных и сводных  или только сводных данных. В последнем  случае будут показаны только суммарные  значения для каждой даты поставки (если флажок у функции Sum был установлен), а подробные сведения — опущены. Для сумм возможен также вывод процентов от итоговых значений.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. Выполните оставшиеся  инструкции на страницах мастера  отчетов. На последней странице можно изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета и станет именем документа Microsoft Access, под которым будет сохранен отчет. При необходимости позже можно изменить и название отчета, и имя соответствующего документа.

6. Нажмите кнопку Готово. Отчет будет автоматически сохранен в Microsoft Access и показан в режиме предварительного просмотра, в котором видно, как будет выглядеть отчет на бумаге.

Можно воспользоваться  кнопками перехода для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу. Нажмите одну из кнопок перехода или введите номер нужной страницы в соответствующем поле, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра можно изменить масштаб  отображения, чтобы рассмотреть данные или оценить их расположение на странице. Наведите указатель мыши на отчет и щелкните его один раз. Для отмены увеличения снова щелкните отчет. Можно также воспользоваться элементом управления масштаба в строке состояния.

26. Реляционные базы данных. Связывание таблиц, формирование запросов и отчетов. 

Наиболее распространенными  в практике являются реляционные  базы данных. Название “реляционная” (в переводе с английского relation - отношение) связано с тем, что каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту. 

Реляционные базы данных удобны еще и тем, что для получения  ответов на различные запросы  существует разработанный математический аппарат, который называется исчислением  отношений или реляционной алгеброй. Ответы на запросы получаются путем  “разрезания” и “склеивания” таблиц по строкам и столбцам. При этом ясно, что ответы также будут иметь форму таблиц.

Надо отметить, что  база данных - это, собственно, хранилище  информации и не более того. Однако, работа с базами данных трудоемкая и утомительная. Для создания, ведения и осуществления возможности коллективного пользования базами данных используются программные средства, называемые системами управления базами данных (СУБД).