Программные системы офисного назначения

* Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

* Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

* Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

*

Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

* Указатель ячейки – рамка;

* Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

* Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

* Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

* Адрес диапазона  (блока) ячеек - определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2:C7 ? B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

* Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

* Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения  формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

В современных табличных  процессорах, например, в Microsoft Excel, в  качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных: 

•  столбцы списков становятся полями базы данных; 

•  заголовки столбцов становятся именами полей базы данных; 

•  каждая строка списка преобразуется в запись данных.

12.понятие информационной  системы, её основные компоненты  и типовая структура. База данных кА элемент информационной системы.

Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.

основные компоненты:

база данных (БД); схема базы данных; система управления базой данных (СУБД);приложения; пользователи; технические средства.

Любая информационная система для решения поставленной прикладной задачи оперирует с той  или иной частью реального мира – предметной областью, которая рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов (сущностей) и связей между ними.

Предметная область, рассматриваемая информационной системой, «материализуется» в форме хранимой в памяти ЭВМ в виде именованной совокупности данных, отражающей состояние объектов и их отношений, называется базой данных

Создание базы данных, поддержание ее в актуальном состоянии и обеспечение доступа приложений пользователя к содержащейся в ней информации осуществляется с помощью совокупности языковых и программных средств, называемых системами управления базами данных (СУБД).

В концепции баз  данных данные – это набор конкретных значений, параметров, характеризующих объект, ситуацию или другие факторы.

При этом данные не обладают никакой структурой, определяющей их смысловое содержание, за это отвечает модель данных.

Модель данных – это абстракция, которая, будучи приложена к определенным данным, позволяет трактовать их как информацию, т.е. сведения, содержащие не только конкретные данные, но и взаимосвязь между ними.

Модель данных включает в себя следующие компоненты:

1. Структуру данных.

2. Допустимые операции, выполняемые над данными;

3. Ограничения для  контроля целостности – средства, позволяющие сохранять данные  и защищать их.

Модели данных неразрывно связаны с трехуровневой системой организации базы данных ANSI/SPARC, предложенной Американским комитетом по стандартизации (ANSI):

Уровень 1 – концептуальный уровень – база данных представляется в общем виде и отражает в естественной форме информационно-логический уровень позволяющий зафиксировать и описать объекты предметной области, выделить их свойства и взаимосвязи.

Модели этого уровня называют инфологическими, или семантическими, используются на ранних стадиях проектирования для описания структур данных и не зависят от конкретной СУБД.

Уровень 2 – уровень внешних моделей – определяет даталогическое моделирование или логическое проектирование. Это уровень разработки схемы БД, тоесть совокупности схем отношений, которые адекватно моделируют абстрактные объекты предметной области и семантические связи между этими объектами. Основой анализа корректности схемы являются так называемые функциональные зависимости между атрибутами БД.

Модели этого уровня называют даталогическими, они поддерживаются конкретной СУБД.

Уровень 3 – физический – каждая модель определяет использование различных методов организации внешней памяти и структур хранения данных, применительно к операционной системе.

При таком трехуровневом  подходе можно говорить о логической и физической независимости данных.

Логическая – предполагает возможность изменения одного приложения без корректировки других, афизическая – перенос информации с одних носителей на другие при сохранении работоспособности всех приложений.

13.системы управления базами данных. Назначение и основные понятия баз данных и СУБД.

База данных –  это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных  данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают  общие принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно база данных создается для предметной области. 

Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, называются моделями данных.  

Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

14.

СУБД Access входит в  состав широко распространенного семейства офисных приложений Microsoft Office. Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых распространенных настольных приложений для работы с базами данных. Это связано с тем, что Access обладает очень широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Эти средства являются не только простыми и удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Изначально Access имела ряд уникальных возможностей, таких как умение сводить воедино информацию из самых разных источников (электронных таблиц, текстовых файлов, других баз данных), представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, диаграмм, отчетов, интеграция с другими компонентами Microsoft Office. Совершенствуясь от версии к версии, Access стала инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей: от новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика, который имеет весь необходимый инструментарий для построения уникального решения для конкретного предприятия среднего бизнеса.

характеристика

MS Access в настоящее  время является одной из самых  популярных среди настоль-

ных программных  систем управления базами данных. Среди причин такой популярности

следует отметить:

? высокую степень  универсальности и продуманности  интерфейса, который рас-

считан на работу с пользователями самой различной  квалификации. В частности, реали-

зована система  управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно

переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

? глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продук-

тами, входящими в  состав МS Office, а также с любыми программными продуктами, под-

держивающими технологию OLE.

? богатый набор  визуальных средств разработки.

MS Access - высокопроизводительная (32-разрядная) система управления  реляци-

онными базами данных, которая входит в состав профессиональной версии интегриро-

ванного пакета Microsoft Office.

MS Access предназначена  для разработки настольных баз  данных и создания при-

ложений баз данных архитектуры клиент-сервер, работающих под управлением опера-

ционных систем семейства Windows. Эта система доступна для пользователя любого

уровня.

MS Access работает с  объектами, к которым относятся  таблицы, запросы, формы, 

отчеты, макросы и  модули. Все связанные между собой  объекты организованы в один

файл, называемый базой данных.

Основные разделы  главного окна соответствуют типам  объектов, которые может 

содержать база данных MS Access. Это Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы

и Модули.

Интерфейс работы с  объектами базы данных унифицирован. По каждому из них 

предусмотрены стандартные режимы работы:

? Создать – предназначен  для создания структуры объектов,

? Конструктор –  предназначен для изменения структуры  объектов,

? Открыть – предназначен  для работы с объектами базы  данных.

Важным средством, облегчающим работу с MS Access для начинающих пользова-

телей, являются мастера  – специальные программные надстройки, предназначенные для 

создания объектов базы данных в режиме последовательного  диалога. Для опытных 

пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возмож-

ностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД MS Access является то, что вся информация,

относящаяся к одной  базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расшире-

ние .

этапы

? Разработка и описание структур таблиц данных;

? разработка схемы  данных и задание системы взаимосвязей  между таблицами;

? разработка системы  запросов к таблицам базы данных  и , при необходимости, 

интеграция их в  схему данных;

? разработка экранных  форм ввода/вывода данных;

? разработка системы  отчетов по данным;

? разработка программных  расширений для базы данных, решающих  специфические задачи по обработке  содержащейся в ней информации, с помощью инструментария