Виды экономического анализа

     2   Практическое применение функции контроля

      2.1    Системы, механизмы и принципы контроля

     Система контроля – это совокупность субъекта, объекта и средств контроля, взаимодействующих как единое целое в процессе установления желаемым результатам использования, измерения состояния  объекта контроля, анализа и оценки данных измерения, выработки корректирующих воздействий.

     Эффективный контроль предполагает  осуществление  определенных правил. Перечислим некоторые  из них.

     Люди  должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно оценивают их собственные условия. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают организации в достижении ее интегральных целей. Если сотрудники видят, что установленные процедуры контроля необъективны, то они могут игнорировать их или даже сознательно нарушать. Всегда полезно, чтобы люди сами принимали участие в разработке стандартов, используемым в процедурах контроля.

Если подчиненный  подвергается сомнению проблему системы  контроля, у него должна быть возможность  открыто обсудить ее с руководством. Более того, целесообразно периодически открыто обсуждать цели и процедуры контроля и в процессе этих обсуждений снимать все возможные противоречия.

     При разработке мер контроля важно принимать  во внимание мотивацию. Следует установить черту взаимосвязь между достижением необходимым стандартом и вознаграждением работников.  Четкий и ясный стандарт сам по себе может служить побудительным мотивом. Если же стандарт выглядит как недостижимый идеал, то он, наоборот, может разрушить мотивацию сотрудников.  Легко  достижимые стандарты также снижают мотивацию. 

     Целесообразно избегать чрезмерного контроля, вызывающего  раздражение, которое неизбежно при любой мелочной опеке.

К важнейшим  вопросам теории механизма контроля в системах могут быть отнесены следующее:

- основная функция  механизма контроля;

- количество  контрольных механизмов в системе  и их взаимодействие;

- общий контрольный  механизм для нескольких систем;

- система контроля  о контрольные механизмы;

- механизмы контроля  «другого порядка» и др.

     В системах управления экономикой механизм контроля представляет собой форму реализации механизма обратной связи. Одним из примеров обратной связи в экономике может служить влияние потребителя на производителя. Пока потребитель не имеет действенного механизма контроля за деятельностью производителя, предприятие производит то, что ему выгодно, а не то, что выгодно потребителю. Особенно это касается качества производимой продукции, информации и услуг. Таким образом, производитель контролирует потребителя, а не наоборот. Порождение дефицита механизмом управления – свидетельство тому, что составная часть этого механизма – механизм контроля – функционирует плохо. Требуется совершенствовать механизмы контроля в системе управления производством.

     Механизмы контроля действуют внутри предприятий и между предприятиями, внутри органов управления и между органами управления, т.е. во всех подсистемах экономической жизни общества.  От эффективности действия механизмов контроля во многом  зависит эффективность функционирования экономики. Всем этим и определяется ключевое место контроля в системе управления производством.

     Контрольная деятельность, чтобы быть успешной, должна осуществляться с соблюдением общепризнанных принципов – объективных правил ее построения, подсказывающих наиболее рациональные действия в контрольных ситуациях. Принципы гарантируют действительную контролируемость состояния и поведения объекта контроля в соответствии со стандартами. Контролируемость, в свою очередь, означает, что принципы контроля сбалансированы и действуют как единое целое.  

     Для эффективного контроля процесса решения задач и достижения целей на контролируемом объекте рекомендуется руководствоваться следующими принципами:

• Опора на оценочную систему, содержащую основные показатели, которые характеризуют ход контролируемой деятельности, и позволяющую измерять выполненную работу;
• Объективность – свобода от каких-либо внешних воздействий и собственных пристрастий (предвзятости);
• Определенность (конкретность), означающая недопустимость противоречащих друг другу воззрений на понимание сути и задач контролируемой деятельности;
• Непрерывность, обязывающая рассматривать контроль как деятельность, осуществляемую на постоянной основе;
• Действенность, что предполагает наличие механизма для устранения обнаруженных недостатков и использования (распространения) без задержек позитивных результатов контроля;
• Своевременность – лучшее с определенной долей достоверности знать о вероятных ошибках, чем с абсолютной уверенностью о том, что они уже допущены;
• Экономичность – издержки по осуществлению контроля не должны превышать величину, получаемую в результате контрольных действий;
• Взаимосвязь принципов, т.е. они должны дополнять друг друга, не допуская коллизий их функционального содержания;
• Обратная связь между субъектом и объектом контроля, являющаяся важнейшим средством заблаговременного обнаружения (выявления) причин и масштаба отклонения хода контролируемой деятельности от прогнозных заданий (программ).

      Никакая организация не может эффективно функционировать без эффективно действующей обратной связи. Такой механизм обратной связи, основывающийся на понимании базовых тенденций развития окружающей среды и характера взаимодействия с ней организации, является важнейшим инструментом подержания стабильности (устойчивости).

     Отсутствие  надежной обратной связи может привести и нередко приводит организации к кризисным ситуациям и банкротству. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2   Процесс контроля

      Процесс контроля слагается из тех элементов: установка стандартов и критериев, измерение и сопоставление с  ними реальных результатов, осуществление корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются  от установленных стандартов. Под стандартами здесь понимаются конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена. Для каждой из таких целей должны быть определены временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения.

      Успех контроля напрямую зависит от технологии оценки результатов деятельности с помощью достоверных и не очень сложных измерителей. Для этого надо, чтобы контролируемые цели и задачи поддавались измерению и проверке. Только такие количественные показатели позволяют сопоставить конкретные результаты работы с запланированными и делать достоверные выводы.

      Разумеется, не любая цель может быть выражена количественно, но, используя аппарат обследований и опросов, экспертных оценок, вербально-числовых шкал, можно получить инструментарий, позволяющий пусть в первом приближении, но количественно оценить степень достижения цели, не имеющей прямого количественного выражения.

      Специфичен  процесс контроля результатов работы конкретных работников. Трудность оценки связана, как правило, с нечетким определением состава функций, отсутствием обоснованных критериев и показателей оценки их исполнения, несовершенством механизма контроля и др. В то же время, чем сложнее организации, тем больше потребность в оценке индивидуального вклада, так как каждому работнику все труднее оценить свои собственные достоинства и недостатки, вклад в достижение общих целей.

      Отсюда  следует необходимость поиска оценочных  критериев, которые были бы предварительно определены и, что особенно важно, приняты обеими сторонами и работником, и его непосредственным руководителем. Там, где критерии и показатели оценки четки и убедительны, контролируемый и контролирующий «говорят на одном языке»: результаты работы оцениваются ими одинаково, без серьезных расхождений.

      В контексте сказанного базовые элементы контроля могут быть сведены к следующим:

• Установление стандартов деятельности посредством выработки критериев, с помощью которых измеряется и контролируется ход исполнения решения, а также оцениваются полученные результаты. Стандарты позволяют информировать исполнителей относительно того, какого поведения от них ожидают и какие их действия повлекут за собой санкции. Вместе с тем стандарты регламентируют деятельность контролирующих органов – определяют круг их задач, за пределы которых они не в праве выходить. В качестве стандартов выступают законодательные акты, нормативные документы, инструкции, кодексы этического поведения и т. п.
• Добровольное соблюдение стандартов, воспринимаемых, как определенные ограничения, регулирующие поведение исполнителей. Готовность к соблюдению стандартов может быть обусловлена привычным образом поведения, как составной части корпоративной культуры организации, или некими особыми интересами исполнителя. Ведущим и стабильным фактором здесь является вера в правомочность и целесообразность решений руководителя.
• Ответственность (санкции) за нарушение стандартов упомянутого порядка, без чего система контроля потеряет всякий практический смысл.
• Реальное использование стандартов затрудняется многими обстоятельствами. Анализ позволяет выделить в их числе следующие:
1. применяемый критерий оценки работы не всегда является в приемлемой мере обоснованным. Руководители лидерского типа предпочитают пользоваться субъективными стандартами, базирующимися на их личных способностях, а не на действительных возможностях служащих;
2. не всегда осознается целесообразность разработки стандартов совместно с подчиненными, имея в виду измерение деятельности каждого из них.

     Для своевременного опознания истинной адекватности искомых критериев и стандартов полезно проводить мониторинг – отслеживание того, как выполняются стандарты. Мониторинг может быть как всеобъемлющим, так и выборочным. Выбор руководителя зависит преимущественно от того, насколько удачны и стабильны используемые критерии и стандарты.

     Возможности разработки стандартов находятся в  определенной зависимости от уровня детализации контролируемых задач (выполняемых работ). Чтобы перечень задач и обязанностей не мог подвергаться свободной интерпретации и мог быть оперативным инструментом в руках руководителя, каждому его пункту должен соответствовать показатель исполнения, отражающий только результаты, зависящие от самого работника. В противном случае детализация, осуществляемая с целью облегчения исполнителю самостоятельного планирования своих действий, может стать причиной дезорганизации его работы со всеми вытекающими отсюда последствиями.

     По  такой же причине крупные и  долгосрочные задачи, если таковые  делегированы, следует разбивать  на подзадачи и контролировать их исполнение по промежуточным результатам.

     Стандартные механизмы контроля рекомендуются  разрабатывать с привлечением заинтересованных исполнителей (групп) и вводить в действие с их согласия. Стандарты, отражающие основные компоненты работы, должны устанавливаться самой группой. Сложившееся положение будет постепенно улучшаться, если подчиненные продолжат пересматривать и устанавливать свои собственные стандарты совместно с руководителем, поощряющим стандарты совместно с руководителем, поощряющим их на повышение усилий. В случае возникновения трудностей в оценке индивидуального исполнения, группа должна устанавливать групповые стандарты.

     Если  наблюдается прямое или скрытое  сопротивление работника установленному порядку вещей, желательно найти средства, которые могли бы стимулировать его согласие с системой стандартов и механизмов контроля. Работник должен принимать участие в выборе показателей оценки результатов его деятельности и установлении механизмов контроля за ее исполнением. При этом подчеркивается важность  его деятельности для организации. В результате формируются отношения, в которых стандарты способствуют повышению ответственности исполнителя, мотивируют его к обогащению своего профессионализма и лучшей работе. Стандарты следует пересматривать по мере изменения характеристик работы и возрастания потенциала работника.

     Стандарты дают возможность объективной оценки результатов деятельности, хотя имеются такие ее виды, для которых трудно разработать стандарты достаточной точности. В такой ситуации приходится прибегать к помощи показателей, не отличающихся приемлемой определенностью.

     Устанавливая  стандарты, нужно иметь в виду, что их использование для оценки работы подчиненных может быть затруднено неурядицами организационного порядка. В частности, возможны ситуации, когда на работника возложены функции, но их выполнение зависит от людей в других подразделениях (от качества их работы), и при этом у него нет никакой возможности воздействовать на них. Для таких ситуаций необходимо предусмотреть источники власти, позволяющие согласовывать функционально взаимосвязанные действия и, в случае необходимости, соответствующим образом корректировать стандарты оценок выполнения работ.

     Перечисленные выше требования к процессу контроля должны быть соблюдены на всех этапах контрольной деятельности. Некоторые специалисты полагают целесообразным выделять предварительный, фильтрующий и последующий виды контроля (они отражают и этапы контроля). Фильтрующий контроль проводится обычно в ходе хозяйственной деятельности и к определенной дате. С его помощью, как через сито, просеиваются проверяемые сведения, чтобы обеспечить их жостоверность и соответствие установленным нормам контроля.