Принципы управления оптовой закупкой товаров

Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара – необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают. 

Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании. Остановимся на терминологическом аспекте. Знакомясь с терминологией в этой области, необходимо учитывать особенности и традиции, сложившиеся в разных отраслях экономики, а также национальные особенности ведения хозяйства. 

1.2 Организация и управление закупочной деятельности

Важнейшей функцией управления коммерческой деятельностью торгового предприятия является планирование.

Планирование - одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий [8, c.79].

Выделяют  следующие этапы планирования закупок:

1. Определение потребности. Она рассчитывается исходя из 2-х недельного запаса. Один поставщик идет из расчета - 10% от клиентской базы, а одна единица продукции (коробка) – в каждую торговую точку клиентской базы. В преддверии праздников эти данные могут корректироваться. Периодически происходит корректировка ассортиментной матрицы, копания избавляется от товаров-аутсайдеров в пользу товаров-лидеров.

2.  Выбор поставщика. При выборе поставщика компании придерживается таких критериев как цена товара, его качество, сроки доставки, условия платежа за товар, имидж поставщика, а также учитываются сроки годности товара, так как компания не работает с продукцией с короткими сроками хранения.

3. Составление заказа с участием или без  участия поставщика.

4. Согласование с поставщиком ассортимента, сроков поставки, порядок поставки.

5. Проверка правильности составления сделки.

6. Передача заказа поставщику.

7. Проверка сопутствующей поставке документации на соответствие. Помимо сертификатов, к каждой партии товаров прилагается товарная накладная и иногда счет-фактура.

8. Контроль за поддержанием 2-х недельного товарного запаса на складе компании и корректировка в зависимости от факторов, влияющих на реализацию продукции.

Конъюнктурные обзоры рынка являются отражением спроса и конкурентной среды рынка, в котором реализуется закупаемые товары. Для компании наиболее полезны обзоры о перспективах и тенденциях развития рынка кондитерских изделий и бакалейной продукции. Зная о них, можно повышать или понижать объемы закупок отдельных товаров, корректировать закупки в целом по объему или конкретным товарным позициям.

Объем товарных запасов компании  рассчитывается в стоимостных единицах или в относительных показателях – днях оборота. Товарные запасы в днях показывают, на сколько дней хватит товарных запасов.

Ассортимент продукции также является неотъемлемой частью изучения закупочной деятельности. ABC – анализ является одним из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента, основанный на, так называемом принципе Парето. ABC-анализ — это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объемов отгрузки определенных артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объему сделанных ими заказов.

Принцип Парето можно применить практически к любой сфере бизнеса:

                  за 20% рабочего времени делается 80% работы;

                  20% клиентов приносят компании 80% дохода;

                  80% товарных запасов поставляются 20% поставщиков;

                  80% объема продаж обеспечивается 20% продавцов и т. д.

Важно, что данное правило является эмпирическим: конкретная пропорция может оказаться иной – не 80/20, а, например, 90/10 или 67/ 33. Но пропорция «20/80» все же является универсальным термином. Увеличение продаж и повышение эффективности ассортимента напрямую зависят от правильной оценки прибыльности каждой товарной позиции, отсутствия «залежавшихся товаров» и товаров, затраты на который не окупаются .

Ни один статистический, математический или любой другой метод не дает 100% результат, поскольку все рассчитывается на основании лишь статистики, на практике ожидания могут и не оправдаться, тем не менее прогнозирование нельзя опускать, поскольку это позволяет предусмотреть различные так называемые нюансы, возникающие в деятельности компании.

Чем больше статистика,  чем она точнее, тем точнее можно строить прогнозы, но ни в коем случае не основываясь только на статистических данных, нужно также учитывать роль товара в ассортименте, его значимость и спрос по отношению к потребителю продукции.

1.3 Принципы оценки и отбора поставщиков

Маркетинговая стратегия выбора поставщика предполагает анализ альтер­нативных вариантов сотрудничества на базе выработки основных показателей его деятельности. Каждая фирма устанавливает свои критерии оценки постав­щиков, исходя из принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуют общие маркетинговые требования к поставщикам:

      поставка продукции "точно в срок" по согласованному графику;

      продукция должна отвечать оговоренным стандартам качества, произво­диться по передовой технологии;

      соблюдение требуемых объемов поставки;

      оперативное реагирование на новые требования фирмы-заказчика;

      предоставление необходимой сопроводительной документации;

      сохранение согласованных цен;

      предоставление при необходимости дополнительных услуг;

      доступность поставщика и т.д.

Перед тем как сделать окончательный выбор, кампания может провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение благо­приятных цен и условий поставок.

Выбор поставщика - одно из важнейших стратегических решений в обла­сти сбыта продукции предприятия. Принимая это решение, производитель практически предопределяет свой успех или провал при предложении товара на рынке.

Процесс выбора партнеров по каналу сбыта можно разделить на четыре этапа:

1.      определение доступности участников канала. На этом этапе о потенци­альных оптовиках можно узнать из рекламы, на торговых ярмарках и выставках и т.д.;

2.      проведение первоначальной оценки участников. Здесь можно использо­вать анкету. Она предоставляется потенциальным поставщикам. В анкету необ­ходимо включить вопросы: размер компании - поставщика, список представля­емых на данный момент товаров, численность технического персонала, кредит­ный рейтинг компании;

3.      контрольная проверка потенциальных поставщиков, при которой ис­пользуется разработанная система оценок.

При оценке так же может использоваться анализ слабых и сильных сторон потенциального участника канала сбыта.

Основными критериями, по которым может осуществляться оценка силь­ных и слабых сторон являются:

      уровень качества услуг;

      возможность сервисного обслуживания до и после продажи товара;

      гибкость при выполнении специальных пожеланий клиентов;

      скорость поставки товара и выполнения заказа;

      надежность поставки товара установленного объема в необходимые сро­ки;

      квалификация сотрудников, имеющих прямые контакты с покупателями;

      возможность установления устойчивых связей с постоянными клиентами.

4.    подробный анализ и выбор поставщиков. При этом может использовать­ся следующая методика (табл. 5.2.).

Таблица 5.2.