Принципы управления оптовой закупкой товаров

- текущий детальный учет продажи разных групп товаров за определенный период;

- изучение тенденций товародвижения;

- обобщение и изучение поступающих к оптовикам заявок предприятий розничной торговли;

- анализ и учет неудовлетворенного спроса мелкооптовых покупателей;

- прочее.

1.2 Организация и управление закупочной деятельности

Важнейшей функцией управления коммерческой деятельностью торгового предприятия является планирование.

Планирование - одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий [8, c.79].

Выделяют  следующие этапы планирования закупок:

1. Определение потребности. Она рассчитывается исходя из 2-х недельного запаса. Один поставщик идет из расчета - 10% от клиентской базы, а одна единица продукции (коробка) – в каждую торговую точку клиентской базы. В преддверии праздников эти данные могут корректироваться. Периодически происходит корректировка ассортиментной матрицы, копания избавляется от товаров-аутсайдеров в пользу товаров-лидеров.

2.  Выбор поставщика. Основным критерием при выборе поставщика является ответ на вопрос – сколько можно заработать на том или ином поставщике (бренде)? При выборе поставщика компании придерживается таких критериев как цена товара, его качество, сроки доставки, условия платежа за товар, имидж поставщика, а также учитываются сроки годности товара, так как компания не работает с продукцией с короткими сроками хранения.

3. Составление заказа с участием или без  участия поставщика.

4. Согласование с поставщиком ассортимента, сроков поставки, порядок поставки.

5. Проверка правильности составления сделки.

6. Передача заказа поставщику.

7. Проверка сопутствующей поставке документации на соответствие. Помимо сертификатов, к каждой партии товаров прилагается товарная накладная и иногда счет-фактура.

8. Контроль за поддержанием 2-х недельного товарного запаса на складе компании и корректировка в зависимости от факторов, влияющих на реализацию продукции.

Конъюнктурные обзоры рынка являются отражением спроса и конкурентной среды рынка, в котором реализуется закупаемые товары. Для компании наиболее полезны обзоры о перспективах и тенденциях развития рынка кондитерских изделий и бакалейной продукции. Зная о них, можно повышать или понижать объемы закупок отдельных товаров, корректировать закупки в целом по объему или конкретным товарным позициям.

Объем товарных запасов компании  рассчитывается в стоимостных единицах или в относительных показателях – днях оборота. Товарные запасы в днях показывают, на сколько дней хватит товарных запасов.

Ассортимент продукции также является неотъемлемой частью изучения закупочной деятельности. ABC – анализ является одним из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента, основанный на, так называемом принципе Парето. ABC-анализ — это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объемов отгрузки определенных артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объему сделанных ими заказов .

Принцип Парето можно применить практически к любой сфере бизнеса:

                  за 20% рабочего времени делается 80% работы;

                  20% клиентов приносят компании 80% дохода;

                  80% товарных запасов поставляются 20% поставщиков;

                  80% объема продаж обеспечивается 20% продавцов и т. д.

Важно, что данное правило является эмпирическим: конкретная пропорция может оказаться иной – не 80/20, а, например, 90/10 или 67/ 33. Но пропорция «20/80» все же является универсальным термином. Увеличение продаж и повышение эффективности ассортимента напрямую зависят от правильной оценки прибыльности каждой товарной позиции, отсутствия «залежавшихся товаров» и товаров, затраты на который не окупаются .

Ни один статистический, математический или любой другой метод не дает 100% результат, поскольку все рассчитывается на основании лишь статистики, на практике ожидания могут и не оправдаться, тем не менее прогнозирование нельзя опускать, поскольку это позволяет предусмотреть различные так называемые нюансы, возникающие в деятельности компании.

Чем больше статистика,  чем она точнее, тем точнее можно строить прогнозы, но ни в коем случае не основываясь только на статистических данных, нужно также учитывать роль товара в ассортименте, его значимость и спрос по отношению к потребителю продукции.

В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 1.1

Таблица 1.1

Сравнительный анализ методов закупок

Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание  складских запасов.  Для  его  реализации теория логистики предлагает  логистическому менеджеру использовать базовую модель АНМ, которую разработали американские ученые Arrow, Harris, Marshak в 1915 году. Она предназначена для определения оптимального объема поставки  материалов  и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются их постоянных (на закупку) и переменных  (на обслуживание складских запасов МР).  Функция общих затрат записывается в виде следующего уравнения:                             

ТС (Q) =  М / Q  К +  0,5 Q  Р  (r + l) / 100,

где:  Р - цена единицы материала, ден. ед.;  n - кол-во поставок в году, партий;

М - годовая потребность в материале, физ.ед.;

К - постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден.ед.;

Q -  объем партии поставки материалов - это постоянное кол-во материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.;

l - норма расхода на хранение материала, %; r -  альтернативная  стоимость хранения материалов на складе,  равная ставке банковского процента по депозиту, %.

В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов:

Тогда количество поставок в году составит:          n = M / Qопт .

При этом важнейшим фактором, наряду с затратами на приобретение и доставку ресурсов, является фактор времени.  Поэтому сегодня во всем мире наблюдается возрастающий интерес к стратегии закупок в режиме JIT (Just-In-Time – «точно в срок»). Она основана на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов (МР) и готовой продукции (ГП) в необходимых количествах к тому времени,  когда в них возникает потребность у партнеров в сферах производства и распределения. Таким образом,  данную стратегию закупок целесообразно применять в условиях известного спроса, основанного на заказах потребителей. JIT-технология характеризуется следующими принципами:

1) минимальными (по возможности, нулевыми) запасами МР и ГП;

2) небольшими объемами производства и поставок;

3) прочными связями с надежными поставщиками и перевозчиками;

4) эффективной информационной поддержкой;

5) высоким уровнем качества готовой продукции и логистического сервиса.

Закупки в режиме JIT требуют более частого размещения заказов у надежных поставщиков и, соответственно, более частых поставок продукции. Поэтому одним из условий реализации JIT является требование фирмы-производителя хранить определенный запас материалов на складах поставщика, находящихся поблизости от предприятия. Это приведет не только к снижению затрат закупочной деятельности, но и общих логистических издержек работы всей логистической системы. Английский специалист М. Кристофер утверждает, что «большая часть возможностей для сокращения затрат и/или повышения ценности связаны с взаимодействием партнеров по цепи поставок». Если организации, например, поставщик и заказчик длительно и успешно сотрудничают, появляется возможность образования стратегического союза или партнерства. Основными условиями партнерства являются следующие:

- тесное взаимодействие партнеров на всех уровнях логистики;

- долгосрочные обязательства и прогнозирование результатов совместной работы;

- взаимное доверие, общие задачи, цели и культура бизнеса;

- гибкость и готовность совместно решать возникающие проблемы;

- совместная разработка продуктов и процессов;

- гарантированная надежность и высокое качество товаров и услуг.

Одной из распространенных форм оптовых закупок товаров является заключение договоров на поставку товаров на оптовых ярмарках. 

На оптовых ярмарках усиливается воздействие  торговых предприятий  на производство товаров в отношении их ассортимента и качества. Поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте друг с другом, поэтому ускоряется процесс заключения договоров.

В процессе закупок товаров на ярмарках оптовые покупатели имеют возможность сравнить товары нескольких оптовых продавцов, выбрать из них те, которые в большей мере отвечают спросу населения итого поставщика, который предложит более выгодные условия поставок.

Участие в ярмарках помогает товаропроизводителям лучше изучить рыночную конъюнктуру, скорректировать планы выпуска товаров, найти покупателей своего товара.

Посетителями торговых ярмарок являются в основном коммерческие работники как оптовых, так и розничных предприятий. Они имеют возможность познакомиться с образцами товаров, неизвестных им ранее, провести переговоры по вопросам закупок товаров с потенциальными партнерами и заключить договоры.

Таким образом,  деятельность по организации и управлению закупочной деятельностью направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) – одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – тактическом и стратегическом.