Для избегания таких конфликтов применяют  многопараметрический АВС-анализ. В  простейшем случае – анализ по двум классификационным признакам.

4. Определение товарных групп для  управления закупками  методом XYZ-анализа.

 

     Метод XYZ-анализа позволяет произвести классификацию товарно-материальных запасов компании в зависимости  от стабильности их продаж. Чем стабильнее продажи товара, тем точнее их можно прогнозировать.

     При проведении XYZ-анализа осуществляется группировка товарно-материальных запасов в порядке возрастания  коэффициента вариации, который характеризует  степень отклонения от среднего значения.

     Результатом анализа является классификация  товаров по трем группам:

• Группа X – товарные запасы, которые характеризуются стабильной (или с небольшими колебаниями) величиной продаж и высокой точностью их прогноза.
• Группа Y – товарные запасы, продажи которых имеют колебания либо выраженную сезонность. Возможности прогнозирования их продаж средние.
• Группа Z – товарные запасы, которые продаются нерегулярно, точность прогнозирования продаж низкая.

     Элементы  математической статистики.

     Формула расчета коэффициента вариации базируется на определении математического ожидания и дисперсии.

     Математическим  ожиданием дискретной случайной  величины  называется сумма произведений всех её возможных значений на соответствующие  вероятности. Если количество испытаний (значение случайной величины) достаточно велико, то математическое ожидание дискретной случайной величины приближенно равно среднему арифметическому её значений[12].

     

     Чтобы узнать, как рассеяны значения случайной  величины вокруг её математического  ожидания (среднего значения), вводят другую численную характеристику – дисперсию:

     

     Квадратичный  корень из дисперсии называют среднеквадратичным (стандартным) отклонением:

     

     Формула расчета коэфициента вариации:

     

     То  есть коэффициент вариации случайной  величины равен отношению среднеквадратичного отклонения этой величины у ее среднему значению (математическому ожиданию)[12].

     Порядок проведения XYZ-анализа.

1. Выбор объекта анализа. Для целей управления запасами в качестве объекта анализа выбирается товар. Кроме товара, объектом анализа могут выступать клиенты, поставщики, структурные подразделения и т.п.
2. Выбор классификационного признака. Для целей управления запасами в качестве классификационного признака могут быть выбраны: частота сделок, себестоимость, валовый доход и т.п.
3. Выбор количества периодов, по которым будет проводиться анализ. Период выбирается взависимости от характера товара, горизонта планирования. Продолжительность периода может быть равна и одному дню и одному году.
4. Вычисление коэффициента вариации.
5. Ранжирование объектов анализа в порядке возрастания значения коэффициента вариации.
6. Разбиение по группам. Объекты анализа подразделяют на три группы «X», «Y», «Z». Как правило, номенклатурные позиции со значениями коэффициента вариации от 0 до 10% относят в категорию X, от 10 до 25% - в категорию Y, остальные – в категорию Z.

5. Автоматизация планирования закупок.

 

     Эффективность управления предприятием во многом зависит  от умения правильно распорядиться  ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных условиях только налаживающейся стабильности экономики. Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.

     В условиях небольшого предприятия соответствующие  решения относительно несложно принимать “из головы”, основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может уместиться даже в самой светлой голове. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов и их оптимизации.

     К сожалению, на текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно планирования закупок товара пока в большей части разработок остаются в стороне.

     В этой связи определенный интерес  представляют системы, поддерживающие западные стандарты MRP1, MRP2, в соответствии с которыми информационные системы должны не только поддерживать функции учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых товаров у поставщиков, основываясь на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж, производственных мощностей[16].

 

      Глава 3. Рекомендации по совершенствованию  планирования закупочной деятельности ООО  «ОФК» на внешнем  рынке.

1. Выбор и обоснование  метода разработки плана  закупок предприятия.

 

     Использование инициативного метода принятия решений, на основе личного опыта коммерческого  директора может стать причиной упущенной прибыли для предприятия, поэтому управление закупочной деятельностью должно базироваться на информации, полученной с помощью специализированного программного обеспечения.

     В данном случае элементарное и эффективное  управление закупками можно осуществлять с помощью Microsoft Excel. Преимущество данного  метода заключается в доступности программного продукта и эффективности его применения в конкретном случае.

     В данной работе будет рассмотрен способ оперативного планирования закупочной деятельности с помощью программы Microsoft Excel. Данная программа присутствует на всех компьютерах, так как устанавливается в составе офисного пакета, как правило, сразу после инсталляции операционной системы от Microsoft. Для выполнения задач, связанных с планированием достаточно общей эрудиции и некоторого знакомства с программой MS Excell. При этом никаких дополнительных затрат от пользователя не требуется.

     В качестве планируемого периода будет  рассмотрен отрезок времени  в  один год. Подобный подход позволит руководству  компании «видеть» перспективы на среднесрочный  период времени (год) и увязывать их с общей стратегией деятельности компании в этом периоде и позволит держать складские остатки под четким контролем, не допуская необоснованного роста объемов складских запасов, также как и роста упущенной выгоды компании.

       Но учитывая, что для анализа и составления плана будет использована информация текущего года, то получившейся план будет урезан до 8 месяцев и будет отображать период времени до конца текущего года(май-декабрь 2008 года). Так как план будет нести экспериментальный рекомендательный характер, основой для принятия решения для использования его в будущем, послужат показатели экономической эффективности его применения в месяце последующем за отчетным (май 2008 года), а также в последнем месяце текущего года и соответственно планируемого периода. Впоследствии руководитель сможет принять решение о целесообразности применения такого способа планирования, его развития и доработки в текущем году и введения его как обязательного инструмента коммерческой деятельности в последующем году. Планово-учетной единицей будет выбран месяц, поскольку это наиболее оптимальный вариант для использования его инструментами программного продукта, для анализа показателей и расчета наиболее достоверных результатов. Помимо этого такой план можно будет оперативно редактировать по информации текущего периода.

     Порядок и последовательность разработки плана:

1. Обоснование целей деятельности.

     В конкретном случае предприятие имеет  налаженную устойчивую специфику производственной структуры, которая обеспечивает доставку продукции от поставщика до конкретного потребителя. Поэтому в данной работе будет представлено план-предложение, которое позволит максимизировать предприятию его прибыль, отталкиваясь от имеющихся ресурсов производственной структуры. Максимизация прибыли в данном случае подразумевает под собой выявление возможной дополнительной прибыли при помощи прогнозирования и устранение возможных потерь прибыли, основываясь на отчетном периоде. Учитывая возможности внутренней среды хозяйствования данный план будет представлять собой расчет экономического эффекта как числового выражения поставленной задачи.

2. Сбор информации.

     Для проведения анализа и прогнозирования  потребуются следующая информация:

• Объем продаж в натуральном выражении по каждой товарной позиции;
• Объем продаж в стоимостном выражении по каждой товарной позиции;
• Цены реализации по каждой товарной позиции в отчетных и планируемых периодах;
• Количество совершенных сделок по номенклатурным позициям.

     Данную  информацию было несложно получить из ежемесячных отчетов объемов продаж, которые ведутся на предприятии в программе 1С:Торговля+Склад.

3. Проведение экономического анализа.

     В данной работе будут использоваться два инструмента анализа: ABC-анализ и XYZ-анализ.

     АВС-анализ будет использован, для того чтобы  классифицировать товарную номенклатуру на три группы «А», «В», «С». Самая важная группа «А», согласно принципу Парето, будет самой маленькой по количеству наименований товаров. И наоборот, самая большая группа товаров по количеству наименований «С» будет состоять из наименее важных товаров. Соответственно упрощается задача управления складскими запасами. Вместо того чтобы тратить одинаковое время (или ресурсы) на управление всем объемом запасов, что нерационально, основное внимание (и время) уделяется немногочисленным важным товарам. «Важность» товара определяется по какому-то определенному признаку или комбинации признаков. В качестве таких признаков будут выступать: количество сделок с данным товаром и объем реализации товара в продажных ценах.

     Метод XYZ-анализа позволяет произвести классификацию товарно-материальных запасов компании в зависимости от стабильности их продаж. Чем стабильнее продажи товара, тем точнее их можно прогнозировать.

     При проведении XYZ-анализа осуществляется группировка товарно-материальных запасов в порядке возрастания коэффициента вариации, который характеризует степень отклонения от среднего значения.

4. Составление прогнозов.

     С помощью MS Excell можно осуществлять прогнозирование  объемов сбыта регулярно потребляемых товаров. Целям прогнозирования служат статистические функции Excell: ПРЕДСКАЗ, ТЕНДЕНЦИЯ, РОСТ.

     Функция ПРЕДСКАЗ, основываясь на известных  значениях величин X и Y, вычисляет  будущее значение величины Y для  заданного значения X. Для вычисления будущего значения в функции ПРЕДСКАЗ применяется модель линейной регрессии вида: Y=aX+b.

5. Составление плана.

     Непосредственно составление плана закупок на планируемый период с разбиением по месяцам. Данный план будет основываться на подробном анализе товарной номенклатуры, прогнозе спроса на товары с устойчивым спросом и корректировкой по показателю уровня обслуживания клиентов.