Совершенствования структуры управления предприятием и выявить резервы по сокращению расходов

   Другими словами, эффективность организационной  культуры опосредованным образом находит  свое проявление в эффективности  управляющей подсистемы предприятия. Эффективность труда управленческого  персонала, прежде всего, определяется простыми моментами процесса труда, т.е. целесообразной деятельностью или самим трудом, предметами труда и средствами труда. Поэтому эффективность труда управленцев можно представить как соотношение между факторами, определяющими эффективность труда управленцев и показателями, характеризующими социально-экономические результаты их труда. К определяющим факторам относятся основные элементы производственного процесса, без взаимодействия которых невозможно получение определенного результата, а именно: личные, вещественные и организационные. К личным факторам относится рабочая сила, от качества которой зависит ее функционирование. Но, как известно, труд управленцев характеризуется богатым творческим содержанием. Поэтому, наряду с качеством рабочей силы, необходимо учитывать и творческую активность управленцев.

   Как известно, большое значение на эффективность  деятельности любого предприятия, организации  оказывает влияние организованная и действующая на предприятии  система управления. Эффективность  работы системы управления во многом зависит от того, насколько четко  определены, сбалансированы и взаимосвязаны  все части управляющей системы. Достигнуть этого помогают правильно  разработанные положения о должностях, охватывающие не отдельные категории, а всех работников аппарата управления.

     В связи с тем, что в ООО "Жилстрой" практически отсутствуют положения о должностях или какие-либо должностные инструкции, разработка подобных документов на данном предприятии является важным направлением повышения эффективности управления предприятием. Необходимость разработки положений о должностях обусловлена тем, что такие документы позволяют:

    - поддерживать рациональную технологию  управления в организации, включая  порядок выполнения и взаимосвязь  управленческих работ; 

   - точно определять обязанности,  права и ответственность каждого  работника, в том числе фиксировать  взаимные обязательства руководителей  и подчиненных;

    - регламентировать разделение и  организацию управленческого труда  на предприятии;

    - распределять и упорядочивать  потоки инфляции в организации;

    - формировать требования к соответствующим  должностям с целью рационального  подбора, расстановки, использования  и оценки кадров.

     Построенная на таких принципах  система положений о должностях  позволяет определить необходимый  для нормального функционирования  организации объем работ и  на этой основе рассчитать  потребную численность работников  для каждого подразделения предприятия.

     Положение о должности в первую  очередь включает в себя общую  часть. В данном разделе содержатся  основные требования к должности.  Для руководителей, специалистов  и технических исполнителей можно использовать различные цифровые или буквенные индексы. Это дает возможность проанализировать качественный состав управленческих кадров и кадровых изменений в организации за определенный период времени. Здесь же следует указать наименование подразделения, которым руководит или в котором работает лицо, занимающее данную должность. Здесь же определяется назначение должности, т.е. указываются главные задачи, которые должен решать работник, защищающий данную должность. Это особенно важно для специалистов и технических исполнителей. В этом же разделе указывается кому непосредственно подчиняется работник занимающий данную должность, и кем он руководит. Это дает возможность определить нормы управляемости. Наряду с этими сведениями в общей части в общих чертах должен быть указан порядок регламентирования работы по данной должности, т.е. следует указать, какого рода приказы, распоряжения и инструкции определяют работу работника, занимающего данную должность.

   При описании прав руководителей целесообразно  указывать решения, которые они  могут принимать самостоятельно без доклада или с последующим  докладом вышестоящему руководству; решения, подлежащие предварительному согласованию в вышестоящей инстанции; решения во исполнение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.

     Не менее важное значение имеет раздел, в котором определяется ответственность. Ответственность предполагает, что определенный работник отвечает перед вышестоящими организациями в соответствии с занимаемой должностью за результаты и последствия деятельности как собственной, так и подчиненного ему подразделения.

   Анализ  кадрового состава аппарата управления ООО "Жилстрой" показал, что если во вновь разработанных Положениях о должности для этого предприятия предусмотреть такой раздел для всех работников управления, то это уже сейчас дает возможность освободить некоторых работников от занимаемой должности в связи с несоответствием в основном профиле образования.

     Для того чтобы иметь возможность  систематически проверять и оценивать  деятельность работника, занимающего  ту или иную должность, целесообразно  определить критерии оценки выполнения  работниками своих служебных  обязанностей. Критерии оценки устанавливаются  по отношению к результатам  деятельности, которая включается  в круг обязанностей работника.  В основе критерия оценки может лежать как количественный (своевременное выполнение конкретного объема работ на заданною техническом уровне, переработка определенного количества информации в установленные сроки и т.д.) так и качественный (отсутствие претензий и рекомендаций на выпускаемую продукцию, своевременное представление и качественная подготовка запрашиваемой документации и т.д.) показатель результата деятельности. Существует множество методик расчета данных показателей. Поэтому можно позаимствовать одну из таких методик, сделав дополнение к ней с учетом специфики данного предприятия, и не разрабатывать ее заново (что потребует достаточно много времени и привлечения специалистов со стороны).

   Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных  элементов, находящихся между собой  в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как  единого целого. Элементами структуры являются отдельные работники службы и другие звенья аппарата управления. В рамках структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений) между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно права и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение его намеченных целей.

   Закрепить предлагаемую организационную структуру  можно при помощи системы положений  об отделах. Они занимают промежуточное  место между документами, регламентирующими  деятельность организации в целом, и документами определяющими права обязанности и ответственность отдельных работников. Разработка положений об отделах является частью общего процесса формирования структуры управления и связана с изучением и установлением информационных потоков и документооборота, а также с распределением полномочий и ответственности по подразделениям предприятия. Положение об отделе имеет важное значение для правильной организации работы и внутри отделю. Оно является документом, определяющих внутреннюю структуру отдела и разделение обязанностей между отдельными работниками данного отдела.

     К числу основных путей повышения  эффективности управления на  предприятии относится и улучшение  качественного состава управленческих  работников предприятия. Анализ  кадрового состава ООО "Жилстрой " показал, что в этом направлении здесь имеются резервы для повышения эффективности деятельности управленцев, а следовательно, и эффективности деятельности всего предприятия в целом. 30% работников аппарата управления не имеют профильного образования. Интуиция, подкрепленная специальными знаниями, сделала бы их деятельность более эффективной. В настоящее время решение этой задачи не представляет больших трудностей в государственных ВУЗах нашей республики и в многочисленных коммерческих институтах за 2-3 года можно получить нужное профильное образование на коммерческой основе.

     Аппарат управления должен быть максимально  приближен к тем подразделениям производства, которые он обслуживает, и располагать полной информацией  о состоянии, задачах, путях и  средствах их реализации. Для эффективного выполнения своих функций аппарат  управления должен быть экономичным, оперативным  и надежным. Экономичность аппарата управления характеризуется неуклонным ростом производительности труда управленческого  персонала, снижением затрат на его  содержание, ростом конечных результатов  производственной и социальной деятельности предприятия при той же или  меньшей численности занятых  работников.

     Оперативность деятельности аппарата управления характеризуется  эффективностью и быстротой подготовки и исполнения решений в связи  с изменяющимися условиями производства, обеспечением бесперебойности хода производства; надежность — достоверностью информации, отображающей все стороны  деятельности предприятия, непрерывностью производства и выпуском высококачественной продукции по плану-графику с  наилучшим использованием производственных ресурсов. 

  3.3 Зарубежный опыт  управления предприятием

   Постоянный  рост сложности и разнообразия продукции  и рост нестабильности внешней среды  приводят к повышению сложности  функций предприятия (НИОКР, производство, маркетинг) и, соответственно, к росту  сложности управления ими.

   В практике зарубежных компаний в связи  с этим проявляются две тенденции:

1. разрабатывать более сложные и быстро действующие системы управления с тем, чтобы сложность и быстрота принятия решений соответствовали сложности и быстроте изменений;
2. упрощать систему управления, уменьшать период долгосрочного планирования и даже отказаться от планирования в пользу интуиции и опыта.

   3.3.1 Японский подход

     В качестве зарубежного опыта  управления предприятием рассмотрим  Японскую модель управления предприятием. Американская тоже могла бы  стать объектом внимания, но изначальные  социально-культурные условия в  нашей экономике больше приспособлены  к восприятию именно японских  методов и подходов, чем американских - с их жесткой нацеленностью  на индивидуализацию, строгую расчетливость  и личную карьеру. Стремление  японских управляющих организовать  групповую работу, воспитание коллективизма,  более бережное и внимательное  отношение к работникам представляют  для наших руководителей несомненный  интерес. В данном параграфе  мы попытаемся раскрыть ключевые  блоки японской системы управления  корпорации.

   Первый  блок – это  японская философия управления.

   Содержит  выделение роли управления и руководителя в общественной жизни.  Управленцев больше не ставят в один ряд с акционерами и рабочими. Им отводится более высокое положение как людям, объединяющим различные, а иногда и противоположные интересы в нечто целостное для достижения поставленных целей. Значение профессии менеджера растет, а его влияние непосредственно или опосредованно на все общество в целом постоянно поддерживается и разъясняется.

   Также изменился подход к управлению. Полагают, что руководители организации должны сделать свое управление вполне обоснованным, хорошо понимать цели деятельности организации, создавать планы достижения поставленных задач таким образом, чтобы подчиненные работами с сознанием собственного достоинства и получали от работы удовлетворение. В связи с этим на первый план выдвигаются такие положения, как способность к быстрым преобразованиям, дисциплина и порядок, неизменное движение по пути совершенствования.

     Стержнем новой философии управления  стало признание социальной ответственности,  лежащей на управляющих: каждая  компания, вне зависимости от ее размеров, должна иметь определенные цели, отличные от получения прибыли, цели, которые оправдывают ее существование среди людей.

     Следующим блоком японской системы  управления, на что следовало  бы обратить внимание и нашим  управленцам, это стратегия управления  фирмой.

   Ранее японские фирмы использовали традиционные методы планирования прибыли, методы внутреннего  контроля. В настоящее время стратегия  фирмы понимается как нечто сформулированные правила долговременного распределения  ресурсов, дающие представление о  будущем положении фирмы. Центральными вопросами управленческой стратегии  стали вопросы расширения производства, капиталовложений в производственной мощности, вопросы модернизации оборудования, экономии энергии, развития систем управления, повышения эффективности работы. Большое внимание уделяется разрешению конфликтов внутри компании, особенно в связи с перераспределением капитала. Стратегия вырабатывается таким образом, что внимание концентрируется  на внутренних источниках развития, на тщательном учете человеческого  фактора в деятельности фирмы.