Совершенствование организационной структуры на примере предприятия

7) анализирует  причины направления покупателями  претензий, рекламаций по заключенным договорам;

8) анализирует  объемы продаж и подготавливает  отчеты по результатам анализа  для представления вышестоящему  должностному лицу;

9) осуществляет  подбор и обучение персонала  по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.

Заместитель директора  по производству:

1) обеспечивает  организацию работы подчиненных  ему подразделений по выполнению  плана производства в соответствии  с заключенными договорами;

2) обеспечить ритмичный выпуск качественной продукции согласно плану производства;

3) обеспечить  рациональную организацию производства, совершенствование оперативно-производственного  планирования, улучшение использования  производственных мощностей, оборотных  средств, материальных ресурсов;

4) обеспечить  анализ производственной деятельности ООО «Кавалер Дом» за определенный период с разработкой мероприятий по устранению недостатков;

5) обеспечить  регулярный оперативный контроль  за ходом производства, снабжением  цехов необходимыми материалами, сырьем, комплектующими изделиями, инструментом, оборудованием, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами;

6) обеспечить  надлежащее хранение и сохранность  материальных ресурсов и готовой  продукции;

7) обеспечить  соблюдение действующего законодательства  по вопросам, входящим в его  компетенцию;

8) обеспечить  сохранность доверенных ему служебной  и коммерческой тайн в соответствии  с законодательством, а также  организацию режима сохранности  тайн в подчиненных подразделениях.

Оператор ПК:

1) контроль работы  отдела оформления документов (старший  оператор ПК);

2) приём заявок  на поставку продукции от клиентов  и менеджеров предприятия;

3) своевременная  выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов;

4) перед отпуском  товара со склада строго проверять  правильность и соответствие  оформления сопроводительных документов, согласно законодательства РФ  и внутренним правилам предприятия;

5) систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур согласно установленного порядка на предприятии;

6) выполнять  все распоряжения руководства,  непосредственно относящиеся к  производственному процессу, в общем,  и к своим прямым обязанностям;

7) строгий контроль  своевременной отгрузки товара  покупателям. Ведение необходимых  журналов, отчетов и другой документации (в т.ч. в электронном виде) в  помощь выполнению своих трудовых  обязанностей в соответствии  с установленными требованиями  по их ведению и хранению.

Таким образом, Генеральный директор полностью делегировал часть своих полномочий в части управления двумя отделами. Теперь сотрудники подчиняются не напрямую директору, а начальнику отдела продаж, а сотрудники производственного отдела – заместителю директора по производству.

Для данной реконструкции  необходимы дополнительные рабочие  места, оснащенный тремя дополнительными  ПК - для начальников отделов и  оператора. Ниже приведена таблица 3.1 , в которой представлено новое  распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции сотрудников отдела продаж.

 

Таблица 3.1 Распределение  функциональных обязанностей между  сотрудниками отдела продаж

Функции/Исполнители	Начальник отдела продаж	Менеджеры отделы продаж	Оператор ПК
Разработка  договоров на предоплату	да
Заключение  договоров и обеспечение заказами на продукцию		да
Ведение переговоров, урегулирование спорных вопросов		да
Отслеживание  соблюдения сроков оплаты	да	да
Принятие заказов на продукцию и услуги ООО «Кавалер Дом»		да
Оформление  документации			да
Изучение, внедрение  передового опыта др. предприятий  по заключению договоров и заказов	да	да
Ведение маркетинговых  исследований по изучению спроса и  расширению рынков сбыта		да

 

Еще одним пунктом  в совершенствовании организационной структуры ООО «Кавалер Дом» является создание новой должности маркетолога. Основными функциями данной должности маркетолога являются:

1) изучение рынка,  прогнозирование спроса и реализации  продукции;

2) анализ эффективности  принятия маркетинговых решений;

3) изучение объемов  поставки, качества конкурирующей  продукции, ее преимуществ и  недостатков по сравнению с  продукцией данного предприятия;

6) планирование  посещения потребителей работниками  бюро маркетинга;

7) осуществление  непосредственных контактов с  потребителями продукции;

8) разработка  стратегии рекламы по каждому  товару и плана проведения  рекламных мероприятий и участие  в них рекламных агентств;

9) обеспечение  представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки рекламными проспектами и другими документами;

10) изучение  и использование передового опыта  рекламы, и стимулирование сбыта  в стране;

11) разработка  предложений по изучению технических  условий, фирменного стиля оформления продукции ООО «Кавалер Дом» (товарный знак, символика, фирменные цвета, логотипы и т.п.);

12) проведение  сравнительного анализа издержек  обращения, выявление и ликвидация  экономически необоснованных расходов.

Для функционирования маркетолога необходимо дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК.

Для маркетолога  так же разработана и утверждена должностная инструкция:

1) осуществляет  общее руководство отделом торгового  маркетинга;

2) организует  работу по исследованию основных  факторов, влияющих на динамику потребительского спроса на товары, соотношение спроса и предложения на аналогичные виды товаров;

3) оценивает  перспективы развития рынка, перспективы  предприятия по освоению и  завоеванию того или иного  сегмента рынка; разрабатывает  стратегию выхода на рынок;

4) определяет  требуемый ассортимент товаров,  ценовую политику на товары;

5) организует  сбор информации от потребителей  об удовлетворенности товарами, претензиях и жалобах на товары; определяет формы и способы  устранения недостатков в поступающих от потребителей претензиях и жалобах;

6) поддерживает  связь с рынком с помощью  рекламы, службы информации для  информирования потребителей и  продвижения товаров; организует  разработку стратегии рекламных мероприятий;

7) разрабатывает  меры по стимулированию (как активному — через систему скидок, поощрений и т.д., так и пассивному — через качество и дизайн товара, имиджевую политику) продаж;

8) готовит предложения  по формированию фирменного стиля  предприятия и фирменного оформления  рекламной продукции;

9) анализирует эффективность проведения маркетинговых мероприятий; наблюдает за маркетинговыми кампаниями конкурентов, анализирует их, вносит коррективы в собственные маркетинговые мероприятия.

Для улучшения  морально-психологического климата в организации ООО «Кавалер Дом» разработаны ряд мероприятий, основанные на неформальном общении. В зимнее время года организовываются выезды на каток, на прогулки на лыжах и т.п. В весеннее время года организовываются выезды на природу (пикник, сбор ландышей и т.п). В летнее время выезды на пляж и на пикник. В осеннее время – в лес. Генеральный директор ООО «Кавалер Дом» организовал небольшие турниры по волейболу между отделами предприятия. Так же было разработано дополнительное материальное и моральное стимулирование труда, в виде дополнительных надбавок к заработной плате и отгулов в будние дни.

Таким образом, Генеральный директор ООО «Кавалер Дом» полностью делегировал часть своих полномочий в части управления двумя отделами. Теперь сотрудники подчиняются не напрямую директору, а начальнику отдела продаж, а сотрудники производственного отдела – заместителю директора по производству. Также создается новая должность маркетолога и оператора ПК.

 

3.2. Экономическая эффективность предложений по совершенствованию системы управления ООО «Кавалер Дом»

Одним из основных недостатков организационной структуры ООО «Кавалер Дом» было то, что функции маркетолога были разбросанными различным образом практически между всеми работниками, начиная от самого предпринимателя и заканчивая офис-менеджера. Для начала представим календарный план организации службы маркетинга ООО «Кавалер Дом»

 

Таблица 3.2. Календарный план организации службы маркетинга ООО «Кавалер Дом»

Необходимые мероприятия	Период времени
1.Провести экспертный  анализ по изучению вопроса эффективности внедрения проекта по организации службы маркетинга	1 недели
2. Разработать,  обозначить, скоординировать функциональные  обязанности службы маркетинга	1 недели
3. Организовать  курсы для сотрудников организации   на повешение квалификации.	3 недели
4. Закупить необходимое  оборудование и мебель для  организации рабочих мест новым  сотрудникам.	1 неделя
5. Провести маркетинговое  исследование на ближайший квартал  и состыковать его результаты  с общей стратегией фирмы.	4 недели

 

По итогам плана, можно сделать следующий вывод: для организации маркетинга ООО «Кавалер Дом» потребуется примерно 10 недель. То есть в течение трех месяцев можно провести все необходимые преобразования и уже запустить в работу, вновь сформированную реконструкцию.

В связи с  изменениями в организационной структуре ООО «Кавалер Дом» делегирования некоторых полномочий предпринимателя своим заместителям и с организацией маркетинга рассчитаем затраты связанные с данными изменениями.

Далее рассчитаем затраты связанные с реорганизацией организационной структуры ООО «Кавалер Дом»

Затратная часть  проекта формируется из расходов, связанных непосредственно с  реализацией проекта. Расходы на реализацию проекта включают:

• Расходы, связанные с перераспределением и назначением сотрудников на новые должности (создание новой должности маркетинга)
• Расходы, связанные с оплатой труда работника маркетинга (дополнительная заработная плата новому сотруднику компании, а также новые статьи в заработную плату уже работающим специалистами, в связи с дополнительными функциями).
• Расходы на приобретение необходимой мебели и оборудования для организации рабочих мест новым сотрудникам.

Примечания:

1) стоимость  офисной техники взята из прайс-листов  компании «Зевс»;

2) стоимость  офисной мебели дана по прайс-листам «Лазурит».

Расходы, связные  с перераспределением сотрудников.

Для старшего менеджера  по продажам и бригадира производственного  отдела необходимо организовать курсы  на повышение квалификации. Также  при поиске новых сотрудников ООО «Кавалер Дом» пользуется услугами газеты «из рук в руки» производит оплату из расчета:

Маркетолога и  оператора ПК нанимает по объявлению; 5000 руб. – за курсы двух сотрудников (старший менеджер, старший бригадир);

Итого по данному  пункту расходов: 4000рублей.

Расходы, связанные с управлением и координированием персонала:

На предприятие  предполагается создание группы по управлению и функционированию маркетинга. Прежде всего, необходимо создание Положения о группе, в котором должна быть описана цель создания данной группы, ее функции (анализ, подготовка, контроль), основные задачи ее работы, их должностные обязанности. Данное Положение должно быть утверждено ООО «Кавалер Дом»

Состав группы – 4 человек. Начальник отдела продаж, заместитель директора по производству, маркетолог, оператор ПК. Ниже представлена таблица 5.2, где расписано штатное расписание службы маркетинга ООО «Кавалер Дом». В него включены полностью все сотрудники, как уже работающий в организации (офис-менеджер), так те, которые переквалифицировались (начальник отдела продаж, заместитель директора по производству) и вновь принятые (маркетолог, оператор). Заработная плата уже работающих сотрудников, изменяется с учетом предполагаемых надбавок за дополнительные функциональные обязанности, которые возникнут с момента организации должности маркетолога. А заработная плата вновь приглашенных сотрудников учитывается полностью.