Совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением (на примере МКОУ «Тевризская

При наличии  замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.

Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной  работе в соответствии с количеством  часов, отведенных в учебном плане  на каждую учебную дисциплину:

1 час в неделю–   2 страницы

2 часа в неделю – 4 страницы

3 часа в неделю – 5 страниц

4 часа в неделю – 7 страниц

5 часов в  неделю– 8 страниц

6 часов в  неделю– 9 страниц

Все записи в  классном журнале должны вестись  четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета  пропущенных и замещенных уроков.

Журнал учета  пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической  работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

Организация документооборота в  образовательном   учреждении

В школе, как  правило, нет специалистов по ведению  официально-деловой документации. В  целях рациональной организации  документационного   обеспечения  в общеобразовательных  учреждениях  системы образования имеются следующие методические рекомендации в  работе  по документации.

Непосредственное  ведение делопроизводства в общеобразовательном  учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Прием и регистрация  документов. Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций  и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов. Регистрация документов производится в день их поступления.

Контроль сроков исполнения документов. Ответственность  за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения. Вся  поступающая в общеобразовательное  учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.

Документ считается  исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер  ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Документ снимается с контроля после его исполнения.

Составление номенклатуры и формирование дел. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

Обеспечение сохранности  дел

Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

 

 

 

 

 

II глава.  Направления совершенствования  делопроизводства в МКОУ "Тевризская  вечерняя (сменная)ОШ"

 
2.1. Анализ документационного  обеспечения управления МКОУ "Тевризская  вечерняя (сменная)ОШ"

 

МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная) общеобразовательная школа» функционирует с сентября 2000 года. За 12 лет в школе сложились свои традиции в организации воспитательного и учебного процесса.

Глубокие изменения  в обществе отразились на системе  образования, в том числе и  вечернего. С начала 90-х гг. школы рабочей молодежи, как таковой, не существует. Речь теперь идет не о «подростке в школе взрослых», а о «подростковой вечерней школе». Таким образом, вечерняя школа в наше время – особый тип учебного заведения, где усилия педагогов чаще всего направлены на интеллектуальную, нравственную и социальную реабилитацию «проблемных» подростков.

    С каждым годом контингент МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная) общеобразовательная школа» молодеет. За последние годы идет увеличение числа учащихся 7, 8, 9-х классов. Также увеличивается количество работающей молодежи, желающих получить среднее образование без отрыва от производства. В связи с этим появилось индивидуальное обучение, группы заочного обучения. Сегодня задача вечерней школы - дать им общее основное и среднее (полное) образование, подготовить молодого человека к труду, семейной жизни и усиление общекультурной направленности общего образования в целях повышения адаптивных возможностей школьников.

     Учебный план вечерней школы определяет максимальный объем учебной нагрузки обучающихся, распределяет учебное время, отводимое на освоение федерального и национально-регионального компонентов государственного образовательного стандарта. Структура учебного плана позволяет выпускникам овладеть необходимым минимумом знаний, умений и навыков, обеспечивающих возможность продолжения образования и профессионального самообразования.

При организации  образовательной деятельности школа  руководствуется Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым  положением о вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, Уставом школы, методическими письмами и рекомендациями, внутренними локальными актами.

Согласно Уставу МКОУ является юридическим лицом, имеет бюджетную смету, лицевой счет, печать с изображением государственного герба РФ, иные штампы и бланки; обслуживается централизованной бухгалтерией Отдела образования

МКОУ в своей деятельности руководствуется Конституциями РФ и ЧР, Типовым положением об общеобразовательном учреждении, Законами Российской Федерации и Омской области «Об образовании», законодательными и нормативными актами Российской Федерации, органов самоуправления, Типовым положением о вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении в редакции Постановления правительства Российской Федерации от 09.09.96 г. № 1058, санитарными нормами и правилами, нормами охраны труда, технической и противопожарной безопасности, а также Уставом и локальными правовыми актами школы.

В процессе управленческой деятельности в школе создаются  и оформляются документы, обеспечивают управленческий процесс в образовательном учреждении.

В штатном расписании МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная) общеобразовательная школа» нет ставки секретаря, тем более нет специалистов по ведению официально-деловой документации. Непосредственное ведение делопроизводства в школе возложено на  директора, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

    Для эффективного ведения, хранения и оперативного поиска документов создана номенклатурная документация образовательного учреждения. Номенклатура дел – это перечень документов, которые в обязательном порядке, в определенной системе должны быть в каждом образовательном учреждении, которая утверждена Министерством образования Российской Федерации.

Одним из самых  важнейших документов образовательного учреждения является Устав школы. Он регулирует отношения школы с  семьей (родителем или законным представителем и учащимся), определяет права и обязанности всех участников образовательного процесса. Ни одно из положений, записанных в Уставе, не может противоречить законам Российской Федерации, любое изменение в законодательстве автоматически требует внесения изменений в нормативно – правовые документы школы.

В МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная) общеобразовательная школа » вся номенклатурная документация ведется аккуратно и своевременно, за исключением журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, этот вид номенклатурной документации является самым сложным для нашей школы. В связи с тем, что вечерняя школа является небольшим учреждением, нет секретаря в школе, эта работа возложена на директора, который просто напросто не успевает фиксировать всю входящую и исходящую корреспонденцию. А между тем, это действительно важный и серьезный номенклатурный документ. Прежде всего, руководитель школы обязан дать ответ на любое письменное заявление или запрос в письменном виде в сроки от 15 дней до одного месяца (такой срок установлен государственными законами).

На всех обучающихся  в МКОУ ведутся личные дела, где содержатся все личные данные ученика, сведения о родителях или законных представителях, который сопровождает его в течение всех школьных лет и после окончания школы хранится в ней еще три года. Личное дело «переходит» с учащимся из школы в школу. В нашей школе обязанность аккуратного ведения личных дел приказом директора возложена на классных руководителей. В конце учебного года  директор по учебно-воспитательной работе принимает у классных руководителей «Личные дела» учащихся их классов, проверяют правильность их ведения.

Каждый ребенок, поступающий в МКОУ записывается в «Алфавитную книгу» записи обучающихся, точно так же, как и каждый выбывающий из нее отмечается в этой книге. За ведение «Алфавитной книги» в школе отвечает  директор.

Объективности ради, необходимо сказать, что лавина бумаг, которая обрушивается сейчас на образовательное учреждение, сравнима только разве что со стихийным  бедствием. Поэтому приходится работать с корреспонденцией ежедневно.

Анализа нет.

Что положительного в ведении делопроизводства, минусы. Проблемы

Д.б. какие-то данные, таблицы, диаграммы

2.2. Меры  по совершенствованию делопроизводства  в МКОУ "Тевризская вечерняя (сменная)ОШ".

Повышение эффективности  работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном  этапе можно отметить, что в  связи с внедрением электронно-

вычислительной  техники значительно повысилась эффективность  работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и  перспективные направления совершенствования  документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Это не меры. Где конкретика, ее нет, т.к. нет  анализа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    Заключение

Все привести в соответствии с целью,задачами

        Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого  учреждения , фирмы, предприятия является создание службы ДОУ ( документационного   обеспечения   управления ). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере  управления  и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее,  тем  больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.