Совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением (на примере МКОУ «Тевризская

     Заканчивается  первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации; обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

      Распределение поступивших документов

     Предварительное  рассмотрение и распределение  документов определяет прямоточность  их движения и, соответственно, скорость доставки документа  конкретному исполнителю.

     В  учреждении надо иметь классификатор  вопросов деятельности с указанием  исполнителей по каждому вопросу.  К руководителю должны поступить  документы, касающиеся деятельности  учреждения в целом, затрагивающие  принципиальные вопросы или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.

     Обработка,  рассмотрение и передача документов  исполнителям проводятся в день  их поступления.

     Если  документ предназначен к исполнению  нескольким структурным подразделениям  или лицам, то с него снимается  копия или устанавливается очередность  исполнения [5; с. 184].

     Регистрация  документов – важнейший этап  работы с документами, который  определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

учет документов;

контроль за их исполнением;

справочная  работа по документам.

     Регистрации  подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения [6; с. 192].

     Документы  регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно, по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

     В  процессе регистрации из документа  выписываются, как правило, следующие  сведения:

дата получения;

входящий номер (индекс);

дата документа;

индекс документа, т.е. поисковые признаки;

автор (корреспондент);

заголовок;

резолюция;

срок исполнения;

исполнитель (кто  с ним работает);

ход исполнения (фиксируются все этапы передачи документа и как исполнен);

номер дела (куда документ помещен после исполнения).

     Существуют  три формы регистрации: журнальная, карточная и автоматизированная  электронная (на ПЭВМ) [2; с. 216].

     Журнальная  система регистрации нужна только  в том случае, когда учет документов  выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации – например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера .

      Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству [5; с. 186-187].

     Для  ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

     Наиболее  рациональной является сегодня  регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе.

     Карточку  на документ можно заполнить  сначала не полностью, до передачи  документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, т.е. в нее вносятся эти сведения.

     Заполнив  карточку, одну из них помещают  в сроковую картотеку, другую  – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

     При  регистрации на ПЭВМ данные  о документе, заложенные при  его регистрации, будут использованы  в программах по автоматизированному  контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей [2; с. 217].

     Контроль  за исполнением порученного задания  является одной из функций  управления. Можно выделить контроль  по существу решения вопроса  и контроль за сроками исполнения  задания.

     Контроль  по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

     Контроль  за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

     Ведение  контроля требует знания несложных  методов, приемов и наличия  технических средств.

     Все  документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

    Форма  контроля выбирается исходя из  возможностей учреждения – это  может быть ручная сроковая  картотека, но сегодня все чаще  используется автоматизированная  система контроля исполнения  документов [3; с. 115].

     Сроковая  картотека. Для ведения контроля  в ручном режиме используются  регистрационные карточки и картотечный  ящик с 32 подвижными (картонными  или пластмассовыми) разделителями.  Тридцать один разделитель –  это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

     Зарегистрировав  полностью документы, секретарь  расставляет карточки по срокам  исполнения, т.е. ставит каждую  карточку на то число, на  которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

     Таким  образом, используя сроковую картотеку,  секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

     Помимо  текущего контроля секретарь  должен вести предупредительный  контроль. Для этого он берет  карточки на задания, срок исполнения  которых истекает через три  дня, и предупреждает об этом  каждого исполнителя.

     Документ  считается исполненным в том  случае, когда полностью выполнены  поставленные в документе или  указанные в резолюции задания.  Если в процессе решения вопроса  документ передавался от одного  исполнителя к другому, это  также фиксируется на оборотной стороне карточки [1; с. 138].

     После  снятия документа с контроля  контрольная карточка вынимается  из сроковой картотеки и переставляется  в справочную. Контроль за сроками  исполнения должен вестись в  каждом структурном подразделении.

     Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.

 

1.2. Основные положения документирования управленческой деятельности в  образовательном   учреждении и организации документооборота

 Документационное   обеспечение   управления  как одна из форм социальной деятельности (оно реализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующей нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления данной деятельности.

Эффективным  документационное   обеспечение  может считаться при достижении следующих результатов: юридическая полноценность всех создаваемых в организации документов, сохранность и доступность пользователям информационных ресурсов организации с наименьшей затратой материальных, денежных, временных и людских ресурсов.

Назовем основные документы, которыми могут пользоваться службы  документационного   обеспечения   управления  при разработке собственных  инструкций по делопроизводству, а  также при необходимости быть уверенными в юридической полноценности, доказательности собственных документов.

К таким документам относятся:

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 июня 2009 г. № 477.

Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (с изм. от 21 февраля 2011 г. № 94) "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 (с изм. на 14 декабря 2006 г. № 767) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и некоторые другие акты, касающиеся частных вопросов оформления документов и организации делопроизводства.

Все названные  акты характеризуются высоким качеством  проработки, учетом современных тенденций  делопроизводства, в частности, касаются некоторых вопросов использования  электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации. Вместе с тем , как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.

Работа с  документами является неотъемлемой частью деятельности любой организации. С целью упорядочения, установления единообразия производства данной работы Правительство РФ Постановлением от 15.06.2009 № 477 утвердило Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила). Рассмотрим подробно содержание принятого документа.

Начнем с  того, что Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Для них применяются правила, установленные в специальных инструкциях.

Порядок работы с остальными документами должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, которую федеральный орган исполнительной власти разрабатывает на основе рассматриваемых  Правил с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкцию утверждает руководитель соответствующего федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 3 Правил). Вместе с тем п. 4 Постановления N 477 указывает, что методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти должны быть утверждены Росархивом. Такие рекомендации были изданы изданы 27 декабря 2009 г.

Раздел 2 Правил содержит определения основных используемых понятий.

В разделе 3 подробно указан порядок создания документов. В частности, повторены отдельные  положения, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Указано, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, должны оформляться:

- на бланках  - разрабатываются на основе углового  или продольного варианта расположения  реквизитов: при угловом варианте  реквизиты бланка располагаются  в верхнем левом углу листа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки должны быть утверждены приказом руководителя федерального органа исполнительной власти;

- на стандартных  листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм);

- в виде электронных  документов.

Документы, оформляемые  на бланках и стандартных листах бумаги, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее  и 20 мм - нижнее.

В Правилах установлен порядок согласования документов: в  федеральном органе исполнительной власти согласование производится путем визирования документа уполномоченным должностным лицом этого органа. Если же документ, созданный в федеральном органе исполнительной власти, необходимо согласовать с другими органами государственной власти и организациями, оформляются гриф (лист) согласования, протокол или письмо о согласовании.