Совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением (на примере МКОУ «Тевризская

    Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

организация УВП

Финансово-хозяйственная деятельность

Личный состав

учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются  ежегодно в одно и то же время, т.е. носят цикличный характер.

Распоряжение

Распоряжения  издаются заместителями директора  по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

 Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются  в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали – выступили – постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола  содержит следующие реквизиты:

наименование  общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в  себя следующий состав реквизитов:

наименование  общеобразовательного учреждения,

дату,

ссылку на индекс и дату входящего документа,

адресат,

резолюцию руководства,

заголовок к  тексту,

текст,

отметку о наличии  приложения,

подпись,

отметку об исполнителе,

Телефонограмма. Телефонограмма включает следующие  реквизиты:

дата,

текст,

подпись,

фамилии лиц, принявших  и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана  лицом, от имени которого она передается.

Справка

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или  события. Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В этом состоит отличие от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждение  места работы, занимаемой должности,  размер заработной платы и  т.д. Для них применяются унифицированные  трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором  сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях  образования применяются, в основном, три вида справок:

справка об обучении учащегося в данном классе, данного  ОУ;

справка о подтверждении  перевода из другого ОУ;

справка для  сотрудников.

Справки подписывает  руководитель учреждения.

Докладные и  объяснительные записки.

Докладная записка  может выполняться рукописным способом. Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2 – где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О», «Об». Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные  записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в  личных делах располагаются в  следующем порядке:

Внутренняя  опись документов дела;

заявление о  приеме на работу;

направление или  представление;

анкета;

листок по учету  кадров;

автобиография;

копия паспорта;

документы об образовании;

аттестационный  лист;

выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение  к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении  премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении  взысканий, справки о состоянии  здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ. При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ. Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников  образовательного учреждения, проработавших  свыше 5 дней. Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (совместители -копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Руководством для директора ОУ является Инструкция по заполнению трудовых книжек №69 от 10 октября 2003 года.

В образовательном учреждении ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы  должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производиться шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется  следующим образом: ошибочные слова  или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

алфавитной  книги записи учащихся,

книга движения;

личное дело учащихся;

классные журналы;

журналы факультативных занятий;

книга учета  бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;

книга учета  бланков и выдачи аттестатов о  среднем (полном) образовании;

книга учета  выдачи золотых и серебряных медалей;

книги протоколов педагогического совета школы;

книги приказов;

книги учета  личного состава педагогических работников;

журнал пропущенных  и замещенных уроков.

При смене директора  школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и  вновь назначенным директорами, а также руководителем Отдела образования. В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ. В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная  книга записи обучающихся.

Алфавитная  книга записи обучающихся ведется  в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется  приказом директора с указанием  причины выбытия; одновременно в  алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу». При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе  и на каждого ученика с момента  поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10–11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы. В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма №286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1–4 классов ведутся учителями, 5–11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

Классные журналы  – хранятся в архиве  учреждения  5 лет, затем последние листы с  общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в  одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.

Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации  с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного  журнала» не реже 1 раза в месяц.