Совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением (на примере МКОУ «Тевризская

Объект - документационное обеспечение управления  муниципальным казённым  образовательным учреждением.

   Предмет – содержание управленческой деятельности по документированию и организации документооборота в вечерней (сменной )школе.          

 Для достижения  цели последовательно должны  быть решены следующие задачи:

-изучение и анализ научно-педагогической литературы, нормативно-правовых документов по проблеме организации делопроизводства в образовательном учреждении;

- выявить состояние  организации делопроизводства в   МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная)ОШ»

-проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;                                                                                   -разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МКОУ

Источниковая  база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании  дипломной работы относятся: Гражданский  кодекс Российской Федерации[17], регулирующий общие принципы документационного  обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации[46]; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[47], определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[48]; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[9]; Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов[32].

         Методическую базу исследования  составили: Государственная система  документационного обеспечения  управления, которая устанавливает  единые требования к документирования  и организации работы с документами; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[11], а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98[11], в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[13]. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях.

             Важнейшими нормативными документами,  используемыми в делопроизводстве школьных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», «Типовое положение оо образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ»[41], Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений[40] и др.

Цель и задачи выпускной  работы  обусловили выбор ее структуры. Она состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В первой главе данной работы даются основы документационного обеспечения управления в муниципальном образовательном учреждении.

Во второй главе  выпускной работы дается общая характеристика объекта исследования, проводится анализ документационного обеспечения деятельности, разработаны меры совершенствования документационного обеспечения управления МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная) ОШ»

В заключении даны основные выводы и предложения.

Какие методы использовали

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I глава: Основы документационного обеспечения управления  муниципальным образовательным учреждением

 
1.1. Документирование  и документооборот как составляющие  документационного обеспечения  управления 
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

      Документирование – это процесс  создания и оформления документа.  Государственный стандарт [3; с. 108] определяет  документирование как «запись  информации на различных носителях  по установленным правилам».

     В  течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась, а в 1980-е гг. уступила место персональным компьютерам, которые стали широко использоваться для создания документов.

     В  настоящее время практически  все компьютеры имеют программное  обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

     Документирование  в аппарате управления может  осуществляться на естественном  языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках  с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом [2; с. 210].

     Во  многих случаях документирование  является обязательным, предписывается  законами и актами государственного  управления.

     Так,  Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации».

     Организация  работы с документами – это  обеспечение движения документов  в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» [3; с. 112-113].

     Документооборотом  стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят:

прием и первичная  обработка документов;

их предварительное  рассмотрение, распределение и регистрация;

информационно-справочная работа;

исполнение  документов; контроль исполнения документов;

их отправка;

систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

     Любое  управленческое решение всегда  базируется на информации по  рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

     Информация  – это сведения о лицах,  предметах, фактах, событиях, явлениях  и процессах независимо от  формы их представления.

     В  каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому она разделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком [2; С. 213].

     Наиболее  существенны два требования к  управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной  и, во-вторых, достаточной для  принятия наилучшего решения.  Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.

     Полнота  информации выражается ее объемом,  который должен быть достаточным  для управления и отражать  все стороны вопроса. Недостаточная  информация, в которой отсутствует  ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.

     Документы  используются в различных областях  деятельности, отраслях знаний, сферах  жизни и являются объектом  исследования многих научных  дисциплин. Поэтому содержание  понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

     Документ  – согласно Федеральному закону  «Об информации, информатизации  и защите информации» – это  зафиксированная на материальном  носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [6; с. 189].

 Документооборот  и его этапы

    Движение  документов в организации с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или  отправки называется документооборотом.  Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

     Вся  документация учреждения делится  на три документопотока: 

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

     Каждый  из документопотоков имеет свою  особенность относительно состава,  количества, обработки и движения.

     Количество  документов всех потоков за  год составит объем документооборота  учреждения. Величина документооборота  нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.  В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы [4; с. 142]:

прием и первичная  обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение  документов и отправка.

Прием и первичная  обработка документов

       Документы могут быть получены  по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

       Ошибочно полученная корреспонденция  возвращается отправителю или  пересылается адресату. После вскрытия  конвертов проверяется правильность  вложения документа и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. Для факса проверяется также общее количество полученных страниц, соответствие их количества, указанному на первом листе факса и

их читаемость. В случае неполного получения  факсимильного сообщения или  плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

     Если  документы поступили по почте,  вскрываются все конверты, за  исключением имеющих надпись  «лично». Конверты после вскрытия  уничтожаются, за исключением писем  частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты, в которые были вложены документы, поступившие с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, который подписывают два сотрудника организации (фирмы) и работник почты.

     На  всех входящих документах должна  быть проставлена отметка о  поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших в организацию документов.

     Отметка  о поступлении обычно проставляется  в виде штампа от руки или  электрическим штемпелевателем  [5; с. 181].

Например:                                                                                   АО «ЭРА»

 

Входящий номер 125

 

04.08.2001

 

____________

 

(Подпись) 

 

     Документ, полученный по факсу, уже имеет  дату получения. Учитывая, что  факс, как правило, выводится на  светочувствительную бумагу, с важных  документов снимают ксерокопии.