Совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением (на примере МКОУ «Тевризская

МИНОБРНАУКИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Омский государственный  педагогический университет»

Факультет повышения квалификации и профессиональной переподготовки

Работников образования

Кафедра управления развитием  образования

 

 

                                                                                Допущена к защите

«______»___________2012 г.

Зав. кафедрой:

к.х.н.,доцент

Шелонцев Владимир

Александрович

_______________(подпись)

 

 

Совершенствование документационного обеспечения  управления муниципальным образовательным  учреждением

(на  примере МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная)ОШ»)

Выпускная работа по специальности

080504.65-Государственное  и муниципальное управление

 

 

 

Выполнила: слушатель

Группы ГиМУ 11/2

Киселёва Светлана

Николаевна

_____________(подпись)

 

Научный руководитель:

К.П.Н., доцент

Агалакова Елена Анатольевна

_____________(подпись)

 

 

Выпускная работа защищена

«______»____________20012г.

Оценка___________________

Председатель ГАК_________

 

 

Омск 2012

                                          Оглавление

 

Введение__________________________________________________________ 3

I глава: Основы  документационного обеспечения  управления  муниципальным образовательным учреждением 
1.1. Документирование и документооборот как составляющие документационного обеспечения управления________________________________________________________ 10 
1.2. Основные положения документирования управленческой деятельности в  образовательном   учреждении и организации документооборота__________________________________________________ 20  
II глава. Направления совершенствования делопроизводства в МКОУ "Тевризская вечерняя (сменная)ОШ" 
2.1. Анализ документационного обеспечения управления МКОУ "Тевризская вечерняя (сменная)ОШ"_____________________________________________ 42 
2.2. Меры по совершенствованию делопроизводства в МКОУ "Тевризская вечерняя (сменная)ОШ"______________________________________________43 
Заключение________________________________________________________ 47 
Список литературы__________________________________________________51 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Управленческая  деятельность присуща всем  учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе  управления  собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность  управления  зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

Образовательные   учреждения  в соответствии с федеральным законом «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении  образовательного  процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности. По всему этому широкому кругу вопросов руководителем и его заместителями принимаются управленческие решения, которые фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов – управленческой документации.

Поскольку поток  информации о деятельности  образовательного   учреждения  достаточно велик, можно утверждать, что само  управление  должно быть документально обеспечено. Т.е., от качества  документационного   обеспечения   управления  зависит качество управленческой деятельности. Данным фактором и характеризуется в первую очередь актуальность  темы  настоящей аттестационной  работы. Кроме того, актуальность выбранной темы  обуславливается недостаточной проработкой проблемы  документационного   обеспечения   управления  в  образовательных   учреждениях. Решение проблемы  управления  документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы  образовательного   учреждения, обеспечивать их эффективное использование в  управлении.

Актуальность  исследования заключается в том, что организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в  образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе  образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение  проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

     Проблематика, рассматриваемая в  выпускной  работе, получила определенное освещение в научных трудах и методических пособиях по  основам  делопроизводства и документирования. Условно всю имеющуюся в настоящее время литературу можно разделить на две основные группы: теоретические исследования и  работы  практического плана.

Несмотря на то, что данная выпускная  работа  имеет прикладное значение, ряд теоретических работ имеет, безусловно, важное  значение, в первую очередь, с точки зрения постановки проблемы.

В этом смысле особый интерес представляют  работы  директора ВНИИДАД М.В.Ларина. Его исследования сочетают историчность подхода к проблемам документоведения и стремление придать  документационной  сфере новый импульс, связанный, прежде всего с использованием современных достижений в области менеджмента, информационных технологий и др. Наиболее фундаментальным трудом ученого является его монография « Управление  документацией в организациях»1. В книге рассматриваются вопросы теории и практики  управления  документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Автором подробно исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи  управления  документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к  управлению  документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.

Несмотря на научный характер издания,   книга  предназначена для ученых и специалистов в области  управления  документацией,   ее практическое значение для понимания  документационных  процессов в конкретной организации трудно переоценить. Она фактически ломает сложившиеся стереотипы части руководителей в отношении работы  с документами, в первую очередь «второстепенности» вопросов документирования деятельности организаций.

Отдельные аспекты проблем документоведения раскрываются М.В.Лариным в различных статьях и публикациях. В этой связи нельзя не упомянуть его работу «Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность»2, в которой дан развернутый анализ государственного влияния на сферу делопроизводства. Основные положения статьи перекликаются с указанной монографией автора. Однако в ней содержатся интересные подходы по законодательному закреплению норм ДОУ в соответствующем правовом акте. По мнению ученого «предлагаемый закон, определяющий основные требования к документам, системам документации и регулирующий правоотношения в сфере документообразования, документирования и документооборота, … должен преследовать основные цели:

1) определить  государственную политику в области документообразования, документирования и документооборота, направленную на их упрощение, унификацию и информатизацию;

2) обеспечить  повышение эффективности  работы  органов  управления  организаций  за счет достижения большей  оперативности документирования и обоснованности принятия управленческих решений;

3) обеспечить  сокращение числа форм, видов  и количества документов, объемов   работ  с документами и стоимости  сбора, хранения, распространения  и использования документированной  информации, повышение полезности документированной информации»3.

При этом М.В.Ларин  настаивает на том, что сегодня «нуждаются в урегулировании вопросы документирования деятельности всех без исключения организаций, участвующих в социально-экономической  и общественной жизни государства, и вопросы социальной защищенности граждан посредством обязательного документирования их трудовой деятельности работодателями»4.

Представляется, что такой подход действительно  позволит сделать закон базовым  в регламентации  основ   управления  документацией.

Эта же проблема получила развитие в статье того же автора «К вопросу о разработке концепции  федерального закона «О  документационном   обеспечении   управления »5. В  ней автор настаивает на том, что  «в условиях формирования правового государства и гражданского общества, развития системы государственного  управления, широкомасштабной информатизации государственного  управления  остро встает вопрос об упорядочении правовых норм в области документирования и  документационного   обеспечения  деятельности органов государственного  управления  и организаций различного типа»6. М.В.Ларин подробно останавливается на сфере применения будущего закона, предлагает его структуру. По его мнению «закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации документооборота»7. Вместе с тем, в данной публикации обойден вниманием социальный аспект  документационной  деятельности в стране. В социально ориентированном государстве он должен быть обязательно учтен в законотворческой деятельности.

Проблема разработки специального закона о ДОУ не раз  поднималась на страницах журнала «Делопроизводство»8.

В последние  годы вообще наблюдается тенденция  увеличения теоретических исследований в области  документационного   обеспечения   управления . Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем  работы  с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов.9

В целом они  также представляют большую ценность и могут рассматриваться как  добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Нельзя не упомянуть  и о повышенном интересе к проблемам  документирования со стороны архивоведов. Ими немало сделано для понимания  процессов формирования и развития систем документации, терминосистемы документоведения10.

В настоящее  время отмечается появление значительного  количества методических пособий и  руководств  для работников делопроизводства. Как правило, основное их содержание – интерпретация в доступном  для практической  работы  виде базовых нормативных правовых документов в области ДОУ в сочетании с накопленным опытом в данной сфере.

Они подробно раскрывают вопросы составления и оформления организационно- распорядительной, справочно-информационной, бухгалтерской, кадровой и др. документации11. Несмотря на то, что изложенные здесь материалы касаются требований  ГОСТа,  который в связи с принятием новых Правил делопроизводства не действует, их отличает высокая степень информативности, наглядности, что с практической точки зрения чрезвычайно важно для работников делопроизводственных служб. Представляют интерес они и с точки зрения методики организации  работы  по документированию. К тому же литературы, основанной на новых правилах документирования пока еще не появилось.

Вместе с  тем  в ряде  работ  содержатся ценные наблюдения и мысли относительно создания общеучрежденческих систем документирования, комплексного применения компьютерных технологий. В этом ряду следует выделить  работы  Т.В.Кузнецовой12.

Проблема изучения нового российского законодательства, затрагивающего  документационную  сферу, была поднята Т.В.Кузнецовой в статье «Отражение вопросов документирования в законодательных актах Российской Федерации»13. В ней автор подробно с позиции документоведения анализирует конституционные  основы  и систему законодательных и нормативных правовых актов, в которых нашли отражение вопросы документирования информации. Кроме того, Т.В.Кузнецовой затрагивается и проблема разработки в нашей стране закона о документации (о документе и документировании деятельности физических и юридических лиц), целью которого является установление правовой  основы  документирования действий и отношений физических и юридических лиц14.

Специальных исследований по документированию деятельности  образовательных   учреждений  не выявлено.

Целью выпускной работы является изучение и анализ документационного обеспечения МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная)ОШ» и разработка мер по его совершенствованию.