Совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением (на примере МКОУ «Тевризская

Документооборот включает в себя следующие потоки документации:

1) поступающая  (входящая);

2) отправляемая (исходящая);

3) внутренняя.

Доставка и  отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

В отношении  документов, поступающих в федеральный  орган исполнительной власти, проводятся:

1) первичная  обработка - включает проверку  правильности доставки документов  и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;

2) регистрация - осуществляется, как правило, в день поступления  документа;

3) рассмотрение (в том  числе предварительное) руководителем  федерального органа исполнительной власти;

4) передача документов  с указанием по исполнению  должностным лицам. Подлинник  документа направляется в структурное  подразделение федерального органа  исполнительной власти, ответственное  за исполнение документа. При  наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;

5) помещение  документов в дела после исполнения.

Создаваемые в федеральном  органе исполнительной власти документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства, где осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Регистрация документов производится в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Отправка документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган  исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в  процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Непосредственно формирование документального фонда  осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти (п. 27 Правил).

Работа с номенклатурой  дел федерального органа исполнительной власти включает в себя следующие стадии:

- составление такой номенклатуры  на основе номенклатур дел  структурных подразделений федерального  органа исполнительной власти. Наименования  подразделений являются наименованиями  разделов номенклатуры;

- согласование ее с  центральной экспертной комиссией  федерального органа исполнительной  власти, утверждение руководителем  этого органа не позднее конца  текущего года и введение в  действие с 1 января следующего  года;

- согласование один раз  в пять лет с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;

- согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти.

Формирование дел осуществляется в соответствии с их номенклатурой  с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 30 Правил).

Дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений. Срок пользования определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, после истечения этого срока дела подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

В исключительных случаях  и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти возможно изъятие документов из дел постоянного хранения. При этом в деле необходимо оставить копию документа, заверенную в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника (п. 33 Правил).

Порядок составления номенклатуры и описи дел, их формирования и  оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

В федеральных органах  исполнительной власти наряду с обычным  осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов такого органа используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых установлен Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007).

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении этих документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям данного органа, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Единицей учета  является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел этого органа. При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Состав документов образовательного учреждения

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как  правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих современным правилам делопроизводства, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Все документы, образующиеся в деятельности школы, можно систематизировать, разбив их на две большие группы:

1-я группа   

2-я группа 

 Организующие  деятельность учреждения  

 Управляющие  деятельностью учреждения 

Определяют  специфику ОУ  

Регламентируют  управленческую деятельность

Включают:

организационно-правовые документы (договор между ОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции); 

документы по личному  составу, регламентирующие

процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);

процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);

воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных  и призывников, журналы и учетная  документация установленных форм, согласованная  с требованиями Горвоенкомата);

финансово-бухгалтерскую  документацию имеет унифицированные  формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05; 

технико-технологическую  документацию:

документы, организующие хозяйственную деятельность ОУ;

документы, организующие медицинскую деятельность ОУ;

документы, организующие педагогическую деятельность ОУ  

Включают:

распорядительные  документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);

информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения об учащихся ОУ);

 документация  по работе с гражданами 

заявления о  зачислении ребенка в ОУ;

заявления от бывших работников ОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;

жалобы на деятельность ОУ.

Приказ –  правовой акт, издаваемый руководителем  для решения основных и оперативных  вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать  следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой  ситуации;

Полнота информации, необходимой для обоснования  принимаемых мер;

Краткость и  лаконичность;

Нейтральность и наличный характер изложения;

Безэмоциональная  оценка ситуации и фактов;

Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

Следование  нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа  состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший  основанием для подготовки приказа:

Распорядительная  часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)

к приказу от 11.02.2001 №2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем  углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение 

к приказу от 02.02.2001 №12

Страницы приказа  и приложений нумеруются как единый документ.

Приказ может  быть подписан:

руководителем;

лицом, исполняющим  обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;

заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю  директора издавать приказы).

Не разрешается  подписывать приказы с предлогом  «за», проставляя косую черту или  другие знаки перед наименованием  должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы. Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила  ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений  внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ  Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи  и дата ставятся работником собственноручно.