Социология управления

     Содержание.

     Введение

1. Понятие управленческой информации.
2. Роль информации в управленческой деятельности

Заключение

Список использованной литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие управленческой информации.

     Информация  представляет собой отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, может воспроизводиться, покупаться и продаваться.

     Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.

     Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, составляющей ее основу. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной, если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом».

Потребность в управленческой информации определяется:

1. содержанием и повторяемостью решаемых задач;
2. пониманием их людьми;
3. имеющимися у последних знаниями, опытом, образованием — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации. 
   Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:

• по носителям (электронные, вещественные и т.п.);

• по направлению движения (входящая и исходящая);
• по источнику (внешняя и внутренняя);
• по содержанию (экономическая, правовая, техническая и пр.);
• по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);
• по назначению (отчетная служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации; отчетная информация бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);
• по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);
• по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);
• по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного; промежуточная информация несет сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения; промежуточная и конечная информация является, таким образом, вторичной, производной);
• по степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи, например, указания, предписания, инструкции; желательная, без которой, однако, можно обойтись — об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т.п. );
• по полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);
• по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной, конкретной, уникальной проблемы);
• по характеру потребления (постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой);
• по степени надежности (достоверная и вероятностная информация; характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы, не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений);
• по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация); форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной.

     Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой  продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом, исходная версия, кочуя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.

     Поскольку большинство людей склонно считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководство  организаций на Западе часто применяют  их для распространяя сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону.

     Работники представляют ложную информацию также из желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки,  
застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей. Причинами этого могут быть: неразумные распоряжения и излишняя строгость руководства, его чрезмерное вмешательство в выполняемую работу, излишне жесткий контроль, стремление руководителей сваливать вину на подчиненных; отсутствие регламентов, критериев достоверной информации, неэффективность системы ее проверки и оценки.

     Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации.

     Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание  информацией означает обладание  реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

     Существует  прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 68 случаях из 100, а плохо информированные — только в 41.

2. Роль информации в управленческой деятельности.

     В современных условиях используемая надлежащим образом информация может стать решающим фактором успеха в бизнесе. Информация и основанная на ней координация всех направлений деятельности отдельных подразделений организации помогает связывать их воедино во имя общей цели, принимать рациональные и адекватные данной ситуации управленческие решения и обеспечивает включение организации в изменяющуюся внешнюю среду посредством коммуникаций. Потребность фирмы в информации определяется в тесной связи с принятой стратегией бизнеса. В этой стратегии информация должна быть таким же фактором, как финансы, интеллектуальный потенциал, инновации в исследованиях и разработках, специализация производства, качество продукции и т. д. А это значит, что информация интегрируется в стратегию бизнеса и превращается в вид производственных ресурсов. С развитием, стратегического управления и информационной экономики роль информации в современном обществе постоянно растёт: она становится не только базой для принятия решений в бизнесе, но и основным средством управленческого воздействия на работу персонала, мотивации деятельности людей.

     Однако информация является специфическим ресурсом организации, поскольку она, образуя кровеносную систему функционирования организации, непрерывно используется для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования всех других ресурсов. Например, в результате маркетинговых исследований, осуществляемых на базе информации, принимается решение о типах и марках выпускаемой продукции, для реализации которого используются материальные и энергетические ресурсы фирмы. В результате общения руководства предприятия с рабочими, с учётом высказанных ими замечаний, принимаются решения о совершенствовании технологий, экономии энергетических и сырьевых ресурсов и улучшении качества продукции. Используя информацию о скорости и объёме реализации продукции, руководство принимает решения о том, насколько успешно действует компания на пути достижения желаемых результатов и какие организационные и технологические изменения следует внести в производственную и сбытовую деятельность. Тем самым информация, будучи не расходуемым, а постоянно наращиваемым и приумножаемым ресурсом организации, превращается в неисчерпаемый стратегический ресурс экономического развития любой страны и выживания каждой отдельной организации.

     В результате постепенно в сознании людей происходит расширение представлений об информации как стратегическом ресурсе и о возможностях её использования не только как базы для принятия управленческих решений по изменению деятельности организаций и стратегий их поведения на рынке. Информация начинает практически осваиваться как средство воздействия на деятельность персонала внутри организации и его взаимодействия с персоналом других фирм и с потребителями, т. е. служить средством воздействия на повышение мотивированное деятельности и изменение поведения на рынке в благоприятном для фирмы направлении. 
Для обеспечения жизнедеятельности каждая организация должна осуществлять три основных процесса:

1. получение сырья или ресурсов из внешнего окружения;
2. изготовление продукта;
3. передача продукта во внешнюю среду.

Все три процесса являются жизненно важными для организации, и если хотя бы один из процессов прекращается, организация не может существовать. Информация играет важную роль в поддержании баланса между этими тремя процессами, а приведение в движение потенциала и мобилизация материально - технических и финансовых ресурсов организации осуществляется с помощью менеджмента и маркетинга как способов управления использованием информации, поскольку последняя является важным стратегическим ресурсом в осуществлении управления деятельностью всей организации.

     Известно, что положение управления внутри организации зависит от его рассмотрения с одной из трёх возможных точек зрения:

1. с точки зрения процессов, происходящих внутри организации;
2. с позиции процессов включения организации во внешнюю среду;
3. с точки зрения осуществления самой этой деятельности.

     Во внутриорганизационной жизни информационное управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения поставленных целей путём коммуникационных процессов внутри организации, а менеджмент и маркетинг формируют и изменяют, когда это необходимо, социальную и производственную структуру организации, регулируют внутрифирменные процессы (такие, как управление кадрами, управление технологиями, создание материально-технических и финансовых ресурсов организации, формирование организационной культуры и др.) и осуществляют управление функциональными процессами, протекающими в организации (планирование, организация и реорганизация деятельности, маркетинговый контроль для корректировки внутрифирменной деятельности).