Розробка системи менеджменту в МПП ТзОВ „Продекологія”

Структура управління операційною системою охоплює  всі можливі дії, процеси, прийоми, пов’язані з безпосереднім наданням послуг ремонту та виготовлення нових  меблів.

Основний  зміст операційного менеджменту  полягає у виконанні таких функцій:

• планування – конкретизація і забезпечення завдань, встановлених поточним планом (уточнення обсягу, переліку послуг, встановлення декадних графіків, виробничих програм);
• оперативний контроль зіставлення фактичних параметрів технології та послуг, даних про хід надання послуг та продаж з нормативними величинами;
• оперативний аналіз – своєчасна оцінка безперервного ходу виробництва, виявлення причин відхилень процесу виробництва від запланованих (надання послуг) .

    Для забезпечення організаційно-економічної  стійкості підприємства необхідно  комплексно розглянути всі підрозділи, які беруть участь у здійсненні логістичного циклу. 

5.1  Проектування функціональних  служб.

      Оцінюючи ступінь координації діяльності підрозділів у процесі управління матеріальними і інформаційними потоками підприємства у межах логістичної концепції можна виділити два напрями її вдосконалення:

       Перший – пов’язаний з посиленням  міри взаємодії між різними  функціональними дільницями завдяки поліпшенню планових і контрольних процедур, економічних механізмів.

       Другий – полягає в досягненні  необхідного рівня координації  через організаційну перебудову  в структурі управління або  підприємства в цілому.

Функціональне наповнення кожного підрозділу підприємства може стати таким, щоб можна було повною мірою забезпечити його діяльність усіма необхідними для нього функціями.

Так на вході заготівельного цеху формуються вказівки вищого керівництва, планово-економічного відділу. Зокрема, до даного лінійного підрозділу може надходити:

1. рішення вищого керівництва щодо збільшення обсягів заготівлі сировини;
2. проведення планових заходів по техніці безпеки;

Виходом є кількість сировини заготовленої для виробництва меблів.

Детальна організаційна структура заготівельного цеху зображена на рис. 5. 

 

Рис. 5. Організаційна структура заготівельного цеху МПП ТзОВ „Продекологія” 

    Для ефективного функціонування лінійного  підрозділу – заготівельний цех на МПП ТзОВ „Продекологія” слід:

- визначити  необхідну кількість робочих  місць на основі загальної  трудомісткості виконання робіт  у межах підрозділу за фіксований  проміжок часу;

- встановити  ефективний фонд робочого часу  одного працівника, з врахуванням нормованих перерв;

- розрахувати  необхідну кількість працівників  на кожній операції технологічного  процесу.

    Слід  вибрати ефективний спосіб розподілу  повноважень і відповідальності в межах однорідної функціональної діяльності. Зміст завдань, які доводиться вирішувати менеджеру, а отже, широта їх повноважень залежить від зовнішнього середовища. 

2. . Розробка посадових інструкцій службовців.

    Посадова  інструкція – це організаційно-розподільчий документ, що регламентує роботу виконавця  й визначає його компетенцію. Посадові інструкції розробляються по всіх управлінських посадах та спеціальностях. У розробці її використовують такі документи:

• положення про структурний підрозділ;
• кваліфікаційні характеристики;
• технологічні схеми виконання управлінських робіт;
• інформація, отримана під час аналізу змісту робіт.

Посадова  інструкція має такі розділи:

1. Загальні положення ;
2. Функції ;
3. Обов’язки ;
4. Права ;
5. Відповідальність.

       Інструкції переглядаються в  разі зміни функцій підрозділу  та зміни функцій працівника. Вони розробляються за участі виконавця й керівника підрозділу, із залученням працівників кадрової служби.

       Керівник підприємства діє на  основі статуту підприємства  та законодавчих актів. Керівники  підрозділів діють на основі  положення про підрозділи, тому  для них посадову інструкцію можна не розробляти. Затверджує посадову інструкцію керівник підприємства або його заступник.

     Опишемо посадову інструкцію головного бухгалтера. Основні відомості з неї:

1.Загальні  положення.

1.1.Здійснює  керівництво організацією обліку фінансово-господарської діяльності об’єднання на основі положення про головних бухгалтерів.

2.Обов’язки.

2.1.Організовувати  правильну постановку і достовірність  бухгалтерського обліку і звітності.

2.2.Здійснювати  контроль за економією і господарським  розрахунком.

2.3.Забезпечувати  правильну і раціональну організацію  обліку фінансово-господарської  діяльності товариства.

2.4.Забезпечувати  раціональну організацію бух.обліку  на основі максимальної централізації.

2.5.Організовувати  правильний і своєчасний облік засобів підприємства.

Встановлення  достовірно і вчасно розміри витрат виробництва і обліку. Виконання  кошторисних видатків.

2.6.Розробляти  інструкції, укази по організації  і веденню бух.обліку.

2.7.Контроль  за своєчасністю проведення інвентаризації.

2.8.Забезпечувати своєчасне стягнення дебеторської та кредиторської заборгованості.

3.Права. 

Має право:

3.1.Давати  вказівки і розпорядження з  питань бух.обліку і звітності.

3.2.Підписувати  документи, що служать основою  для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей.

4.Відповідальність.

4.1.За  правильну організацію бух.обліку.

4.2.Своєчасне  виконання вказівок і розпоряджень  вищестоящих організацій.

4.3.Збереження  бухгалтерських документів.

6. Організація комунікаційного  процесу на МПП ТзОВ „Продекологія”

    Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома і більше людьми. Комунікації є процесами зв'язку працівників, підрозділів, організацій та ін.

    Комунікації виникають:

    • між організацією і зовнішнім  середовищем (обмін інформацією  зі споживачами йде через рекламу, з державою — через звіти; під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, відео стрічки та ін.);       

  • між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

  Носіями інформації є документи, графіки, магнітофонні стрічки, плакати, схеми. Документація – письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вони є. При організації діяльності слід розробити систему діловодства функціями якого є:

• попередній розгляд і облік документів;
• довідково-інформаційне обслуговування;
• контроль за виконанням;
• вдосконалення (раціоналізація) документообігу;
• експедиційна обробка та транспортування документів.

          Комунікаційний процес – обмін  інформацією між двома і більше людьми, працівниками з метою розв’язання проблеми. Складовими процесу комунікації є:

• відправник (джерело) – той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її;
• повідомлення – інформаційна ідея, яка за кодова з допомогою символів;
• канал – засіб передачі інформації;
• отримувач (споживач) – особа, для якої призначена інформація.

         Компонентами інформаційної системи  підприємства є банк і відповідні  бази даних, використовувана мова (сукупність знаків і класифікаторів), а також комплекс медалей і програм, що забезпечують роботу з даними.

         З позиції системного підходу  інформаційний менеджмент має  охоплювати планування, організацію,  координацію та контроль інформаційної  діяльності і процесів, а також  комунікації в середині підприємства з метою поліпшення його роботи. При цьому передбачається цілеспрямоване використання інформації як ресурсу.

    На  МПП ТзОВ „Продекологія” будуть застосовуватись як внутрішні так і зовнішні засоби зв'язку. Останні будуть здійснюватись за допомогою телефону (факсу) та через посильних. Внутрішні засоби зв'язку будуть реалізовуватись переважно по телефону, рідше через посильних. Промоделюємо для прикладу один із комунікаційних процесів, який буде застосовуватись на виробництві.

    За  допомогою зовнішніх засобів зв'язку на підприємство поступила інформація, щодо введення нових міжнародних стандартів стосовно виготовлення ряду виробів деревообробної промисловості.

    У зв'язку з цим начальник відділу  контролю готує документ про впровадження міжнародних стандартів і за згодою директора МПП ТзОВ „Продекологія” він займається впровадженням їх у виробництво. З цією метою він уточнює документ з заступником з виробництва, інженером з охорони праці та техніки безпеки і безпосередньо з своїм заступником. Останній в свою чергу веде переговори з начальником супутнього виробництва щодо дотримання введених стандартів та контролю якості виготовленої при цьому продукції. Після цього начальник відділу контролю доповідає керівнику підприємства про успішне чи неуспішне введення даних стандартів у виробництво.

    Застосування  методів і прийомів інформаційного менеджменту на підприємстві дає  змогу підвищити ефективність наявних  інформаційних систем, уникнути невиправданих  витрат і підвищити конкурентоспроможність.

 

7.   Розробка механізмів  прийняття управлінських  рішень  на МПП ТзОВ „Продекологія” 

   Управлінське  рішення – процес, який реалізується суб’єктом управління і визначає дії, спрямовані на вирішення поставленого завдання в наявній чи спроектованій ситуації. Будь-яке управлінське рішення має:

• Суб’єкт, тобто особу або орган, що приймають рішення;
• Об’єкт, тобто трудовий колектив або окремі працівники, які повинні виконувати це рішення;
• Предмет, тобто зміст рішення, в якому визначається що потрібно робити, як саме і що в результаті треба отримати.

За допомогою рішень на МПП ТзОВ „Продекологія”:

• встановлюються цілі діяльності;
• закріплюються люди за посадами і робочими місцями;
• визначаються функції, права й відповідальність працівників;
• встановлюються правила поводження на роботі;
• розробляється система заходів що до заохочення працівників і стягнення;
• розподіляються ресурси – матеріальні, трудові, фінансові;
• оцінюється якість послуг.

         Потреба у прийняті управлінського  рішення виникає у зв’язку  з обставинами зовнішніми (припис вищої організації, регулювання взаємовідносин з підприємствами) і внутрішніми (відхиленням від заданих параметрів, виникнення вузьких місць, виявлення резервів, заохочення працівників). Рішення мають відповідати вимогам: обґрунтованість, своєчасність, здійсненність, економічність, точність формулювань, ефективність.