Подбор и расстановка руководителей и специалистов предприятия

     В данной организации, для работы используется программа Excel.

     Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровой службе. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровый службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно – распорядительные.

     Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). В состав кадровой документации входят следующие документы: 

Таблица 9 - Состав кадровой документации ООО «Ювинал»

 

     В отделе кадров ведется следующая номенклатура дел:

     Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).

     Штатное расписание предприятия.

     Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.

     Приказы по основной деятельности (копии).

     Приказы о командировании, кратковременных замещения должности.

     План работы отдела кадров и отчетов его выполнении.

     Протоколы оперативных совещаний.

     Материалы профессиональной учебы.

     Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.

     График отпусков сотрудников, предприятия.

     Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.

     Картотека трудовых книжек.

     Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество Направления воздействия управления. Правовое обеспечение носит централизованный и локальный характер. К централизованным нормам можно отнести Трудовой кодекс РФ, Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации», Федеральный закон «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и др.

     Информационные потоки в логистических системах имеют некоторые специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Логистические информационные потоки имеют характеристики:

     неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);

     множественность подразделений – поставщиков информации;

     множественность подразделений – потребителей информации;

     сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

     множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

     многовариантность оптимизации информационных потоков.

     Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на:

     – распорядительные (приказы, распоряжения);

     – организационные (инструкции, протоколы, положения);

     – аналитические (обзоры, сводки, докладные записки);

     – справочные (справки), научные (статьи, рефераты);

     – технические (документации по технике безопасности).

     Передача и прием информационных потоков осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные. Носитель информации – это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.

     Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся:

• цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);
• алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);
• символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);
• предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

     Оптимизационный характер ряда задач построения систем документооборота вытекает из основных технологических требований к документообороту. 

Таблица 10 - Требования, предъявляемые к документообороту в ООО «Ювинал»

 

     Автоматизированная информационная система электронного документооборота предназначена для организации движения документов между подразделениями предприятия (организации), группами пользователей или пользователями.

     Система реализует следующие функции:

• создание документов;
• регистрация входящих документов;
• рассмотрение документа и вынесение резолюции;
• просмотр документов;
• редактирование документов;
• ведение информации по версиям документа;
• поиск документов по различным критериям;
• организация контроля доступа к документам;
• ведение системы словарей, справочников, классификаторов.

     Информационная система реализована на основе технологии клиент-сервер и представляет собой сервер баз данных и несколько клиентских приложений. Каждый пользователь системы имеет несколько папок с документами («Входящие», «Исходящие» и «На исполнении»), с которыми он работает.

     Пользователь может создавать, просматривать, редактировать документ (при этом создаётся новая версия документа, старая версия документа при этом не теряется) и выносить резолюцию по документу. Схема информационных потоков, это способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Составляется в соответствии с разделом «Информационные взаимосвязи» Положения о подразделении. Показывает наименование документов, информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность. 

2.7 Анализ системы подбора персонала

 

     Основная цель управления персоналом – обеспечить эффективную организацию людских ресурсов в пределах организации и формирование личности, обладающей высокой ответственностью, коллективной психологией, высокой квалификацией.

     Основной задачей отдела кадров является обеспечение потребности ООО «Ювинал» в кадрах, повышения квалификации персонала, постоянная работа с сотрудниками предприятия для создания коллектива, способного решать все задачи для достижения целей организации.

     Основными функциями, выполняемыми кадровой службой ООО «Ювинал» является:

     1. Прогнозирование текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее обеспечения, заключение договоров с учебными заведениями на подготовку специалистов.

     2. Планирование и регулирование движения и профессионально-квалифицированного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения.

     3. Планирование и обеспечение непрерывной подготовки и переподготовки кадров с учетом потребностей производства.

     4. Изучение причин текучести, динамики изменений трудового коллектива.

     5. Использования всех форм материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом

     6. Работа по изучению деловых и личных качеств работников.

     Подбор персонала на ООО «Ювинал» сводится к созданию необходимого резерва кандидатов а все должности и специальности.

     Необходимый объем работы по набору определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней.

     Проблема найма персонала наиболее актуальна для ООО «Ювинал». Перед тем как начать процесс набора, четко определяются будущие обязанности работника. В противном случае есть риск нанять работника, личные и профессиональные качества которого не совсем или совсем не соответствуют требуемым. Менеджер по персоналу детально изучает, какие функции работнику придется исполнять, какое образование нужно для этого иметь, какие навыки. Важными также являются и психологические характеристики потенциального работника.

     Набор кадров организация ведет как из внешних так и внутренних источников. Данная организация предпочитает проводит отбор в основном внутри организации, так как это повышает эффективность и производительность труда работающего персонала.

     Если предприятие решает прибегнуть к набору из вне, в этом случае публикуется объявление в СМИ.

     Отбор персонала – это серия мероприятий и действий, осуществляемых предприятием или организацией для выявления из списка заявителей лица или лиц, наилучшим образом подходящих для вакантного места работы. 

     Система подбора персонала в ООО «Ювинал» имеет множество недостатков:

     Отдел кадров в данной организации состоит из начальника управления кадрами и трудовыми отношениями и менеджера по персоналу. Вся текущая работа, связанная с управлением персоналом полностью лежит на менеджере по персоналу. Начальник управления кадрами занимается общими вопросами и осуществляет связи с другими отделами. Между тем, согласно общепринятым нормам, на каждые 75 человек в организации должен приходиться один менеджер по управлению персоналом. Численность персонала ООО «Ювинал» в 2009 году составляет 254 человека. Исходя из этой численности, отдел кадров должен состоять из 254/75=3 человека.