Планирование и использование рабочего времени руководителя

ОГЛАВЛЕНИЕ   
 

Введение                                                                                                                 

1 ПЛАНИРОВАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ  

1.  Рабочее время и его структура                                                                             

1.2 Планирование рабочего времени руководителя

1.3 Организация рабочего дня руководителя 

2 ХАРАКТЕРИСТИКА ХОЗЯЙСТВА                                                                

2.1 Юридический статус                                                                                      

2.2 Земельные ресурсы                                                                                         

2.3 Материально – техническая база                                                                   

2.4 Специализация хозяйства                                                                               

2.5 Трудовые ресурсы 

 3 ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ                                                                                     

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИЛИОГРАФИЧЕСКИЙ  СПИСОК 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Управление появилось вместе  с людьми. Там где хотя бы  два человека объединялись в  стремлении достичь  какой-либо  общей цели, возникала задача координации их совместных действий, решение которой кто-то из них должен был брать на себя. В этих условиях он становился руководителем, управляющим, а другой - его подчиненным, исполнителем.

    На всех этапах становления  общества проблема управления стояла довольно острой и многие люди пытались решить ее, но их труды носили разрозненный характер и не составляли обобщенной теории.

    И только во второй половине  прошлого века после победы  промышленной революции на Западе  ситуация резко изменилась. Рыночные отношения овладели всеми сферами жизни общества. Как грибы после дождя росли крупные фирмы. Требовавшие большого числа руководителей высшего и среднего уровней, способных принимать грамотные рациональные решения, умевших работать с большими массами людей, которые были бы свободны в своих поступках. Поэтому  от  управляющих  требовался  высокий профессионализм, компетентность, умение соизмерять свою деятельность с существующими законами. В результате появляется группа людей, специально занимающихся управленческой деятельностью. Этим руководителям уже не нужно держать своих подчиненных в повиновении властной рукой. Главной задачей становится кропотливая организация, и каждодневное управление производством в целях обеспечения наибольшей прибыли  собственникам фирмы. Эти люди стали называться менеджерами.

    В настоящее время существует  некоторый минимум различных  характеристик для современного  менеджера. Что это за характеристики, и каким должен быть современный  менеджер, и пойдет речь в этой  работе. 
 
 
 

2. Рабочее время  и его структура

 

   Труд - это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в учение которого человек трудится, называется рабочим днём, или рабочим  временем.

   Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, то есть на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей.

   В зависимости от назначения рабочее  время делится на время работы и время перерывов. Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

   Рабочее время руководителя затрачивается  на выполнение определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности  и направленных на управление деятельностью  организации и людьми:

1. Составление  плана деятельности, куда входит  постановка задач на предстоящий  период работы и программирование  необходимых для их выполнения  мероприятий.

2. Организация  деятельности как в масштабе  всего предприятия, так и в  рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование  ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством  и обучение.

4. Руководство  персоналом, его мотивирование, информирование  и сотрудничество с ним.

5. Принятие  решений.

6. Контроль  за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование  деятельности организации в целом.

Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в  выполнении заданий, может в зависимости  от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому  встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому  целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени. 

1.2 Планирование рабочего времени руководителя 

      При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

      Любая цель имеет смысл только тогда, когда  установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

      Выполнение  определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому  после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени  потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

      Планирование  предполагает постепенное продвижение  вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные  мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

      Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

      Из  квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

      Исходя  из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

      -выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

      -определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

      -выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

      - определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

      Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и  дела, которые должны быть выполнены  в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой  последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

      План  работы руководителя на день представлен  в приложении 1.

Эффективно  управлять исполнительским и  творческим временем, реально и точно  его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

      Планирование  позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

      Практика  показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к  сокращению времени на решение непосредственно  управленческих проблем.

      Далее рассмотрим, как наиболее рационально организовать рабочий день с тем, чтобы максимально эффективно использовать свои возможности и временные ресурсы 

1.3 Организация рабочего дня руководителя 

      Разобрав  причины дефицита времени и инвентаризацию времени, можно поговорить и об основных организационных принципах распорядка дня. Самый главный принцип: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".

      Самое главное в работе - это найти  свой личный стиль, он будет самым  лучшим. А следующие правила и  принципы могут послужить импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций.

      Все организационные принципы можно  условно разделить на три группы:

Начало  дня:

1. Начинать  день с позитивным настроением  (для каждого дня нужно находить  какое-нибудь позитивное начало, т.к. тот настрой, с которым приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для будущих успехов и неудач).

2. Хорошо  позавтракать и без спешки - на  работу (старт с точностью до  наоборот очень легко может  испортить настроение на целый  день).

3. Начинать  работу нужно в одно и то  же время (человек - пленник  привычек, а таким образом можно  приступать к работе в определенное  время дня).

4. Перепроверка  плана дня (это нужно для  того, чтобы переоценить степень  важности и срочности, поставленных  накануне целей и задач, т.к. план на день должен быть реалистичным).

5. В  начале - ключевые задачи (начинать  нужно с дел, имеющих больший  приоритет).

6. Приступать  без "раскачки" (различные социальные  контакты, типа приветствий, обсуждения  последних новостей, нужно перенести на менее напряженное время).

7. Согласовывать  план дня с секретарем (т.к.  секретарь является важнейшим  партнером менеджера, (когда речь  идет о создании оптимальных  условий для деятельности), то  с ним нужно согласовать все  сроки, приоритеты, цели, и тогда он будет эффективнее работать и оградит от всех ненужных помех).

8. Утром  заниматься сложными и важными  делами (когда возникнут текущие  дела и разного рода отвлечения, уже не получится уделить достаточно  времени на важнейшие вопросы).

Основная часть дня:

1. Хорошая  подготовка к работе (ею можно  существенно рационализировать  и сэкономить общее рабочее  время).

2. Влиять  на фиксацию сроков (установленные  ранее сроки принимаются безоговорочно;  но нужно стараться, обговаривая  сроки, которые плохо укладываются в собственные планы, приспосабливать их к своим интересам, тем самым получая альтернативные варианты).