Основные роли и функции менеджера

[6 c.38]

     Эти и другие факторы предопределяют  требования к специальным знаниям  и умениям (и даже искусству), которые необходимы менеджерам:

     • Они должны уметь обосновывать и принимать решения в ситуациях, для которых характерны высокая динамичность и неопределенность.

     • Они должны знать все, что связано с внешней средой организации и происходящими в ней изменениями.

     • Они должны иметь четкое представление о том, как развивается отрасль, в которой работает предприятие. Уметь своевременно воспринимать информацию о характере проводимых в отрасли исследований, о нововведениях в области техники и технологии; знать законы и принципы рыночной конкуренции, динамики спроса и предложения на продукцию и услуги отрасли.

     • Менеджеры должны владеть знаниями принципов построения процессов управления, а также способов и приемов, с помощью которых решаются проблемы.

     • Им необходимы знания и умения по управлению всеми видами ресурсов организации, а также умения по их эффективному распределению и использованию.

     • Они должны владеть методами планирования и прогнозирования работы организации и постоянно совершенствовать свое умение в использовании современной информационной технологии и средств коммуникации.

     • Управляя другими людьми, менеджеры должны знать, как наилучшим образом использовать собственное время и время, имеющееся в распоряжении организации, для получения наивысшего результата,

     Вторая группа требований к профессиональной компетенции менеджеров связана с их способностью работать с людьми и управлять самими собой. [1c.54] В процессе выполнения своих функций менеджеры взаимодействуют с широким кругом лиц — коллегами, подчиненными, руководителями, высшими администраторами, поставщиками и другими людьми и организациями, прямо или косвенно связанными с деятельностью данного предприятия. Чтобы работать с людьми, столь резко различающимися по своему статусу и интересам, менеджеры должны иметь специфические личностные качества, которые усиливают доверие и уважение со стороны тех, с кем они вступают в контакт. Это, прежде всего:

     • честность в отношениях с людьми и доверие к партнерам;

     • умение четко выражать свои мысли и убеждать;

     • уважительное и заботливое отношение к людям вне зависимости от их положения в организационной иерархии. [8 c.398]

     1.2.Функции менеджера. Их характеристика

"Управлять  - значит прогнозировать  и планировать,  организовывать, руководить  командой, координировать  и контролировать". Анри Файоль" 

Существует  применимый к любой организации  процесс управления, заключающийся  в реализации функций, которые должен выполнять всякий руководитель. В  настоящее время в управленческой литературе существует тенденция рассматривать  управление как реализацию функций.  
• УПРАВЛЕНИЕ - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.  
 
Питер Ф. Друкер предлагает иное определение: "Управление - это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу". Чем больше имеется высокообразованных людей, тем в большей мере зависят они от организации». 
 
В современном понимании менеджер - это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность и наделенный полномочиями в области принятия решения по конкретным видам деятельности фирмы, функционирующей в рыночных условиях.

Термин "менеджер" имеет довольно широкое распространение и употребляется применительно: 
• К организатору конкретных видов работ в рамках отдельных подразделений или программно-целевых групп; 
• К руководителю предприятия в целом или его подразделений (управлений, отделений, отделов); 
• К руководителю по отношению к подчиненным; 
• К администратору любого уровня управления, организующего работу в соответствии с современными методами.  
Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля. 
Таким образом, планирование, организация, мотивация и контроль представляют собой четыре основные функции менеджера.

 
ПЛАНИРОВАНИЕ. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей функция планирования отвечает на три следующие основные вопроса: 
1. Где мы находимся в настоящее время? 
2. Куда хотим двигаться? 
3. Как мы собираемся сделать это? 
Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации.

Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

   Планирование в организации не представляет собой отдельного одноразового события, так как оно должно осуществляться непрерывно при постоянной  неопределенности будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью. 

Обычно  выделяют восемь этапов в процессе планирования. 

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваша фирма) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.  

Этап 2. Подбор, анализ и  оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим?  

Этап 3. Составление перечня  необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей? 

Этап 4. Составление программы  работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой? 

Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?  

Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1. 

Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы? 

Этап 8. Контроль за выполнением  плана, внесение необходимых  изменений в случае необходимости. [4 c.245]

На  ряду с планирование выделяют и такую  функцию как прогнозирование. 
Прогнозирование - это взгляд в будущее, оценка возможных путей развития, последствий тех или иных решений.

Иногда  прогноз основан на хорошо изученных  закономерностях и осуществляется наверняка. Однако встающие перед менеджером проблемы прогнозирования обычно не позволяют дать однозначный обоснованный прогноз.

 Возможны неопределенности  связанные  с ближайшим окружением фирмы, менеджер которой занимается прогнозированием: 
- неопределенности, связанные с деятельностью участников экономической жизни (прежде всего партнеров и конкурентов нашей фирмы), в частности, с их деловой активностью, финансовым положением, соблюдением обязательств, 
- неопределенности, связанные с социальными и административными факторами в конкретных регионах, в которых наша фирма имеет деловые интересы. 

Большое значение имеют и неопределенности на уровне страны: 
- неопределенность будущей рыночной ситуации в стране, в том числе отсутствие достоверной информации о будущих действиях поставщиков в связи с меняющимися предпочтениями потребителей, 
- неопределенности, связанные с колебаниями цен , нормы процента, валютных курсов и других макроэкономических показателей, 
- неопределенности, порожденные нестабильностью законодательства и текущей экономической политики (т.е. с деятельностью руководства страны, министерств и ведомств), связанные с политической ситуацией. [10 c.12] 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ. Организовывать - значит создавать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать,  чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей.  

Делегирование полномочий (делократия). В некоторых организациях сотрудники по всем вопросам обращаются к начальнику, и только он принимает решения. При этом начальник демонстрирует свою власть и получает удовлетворение от чувства собственной незаменимости, а подчиненные перекладывают часть своей работы и полностью свою ответственность на плечи начальника. Однако эффективность такой организации труда невелика. Начальник задыхается среди мелочей и не может найти время для той работы, которую только он может выполнить, а сотрудники наполовину бездельничают, ожидая визита к начальству.    Более рациональна система "делегирования полномочий", при которой процесс принятия решений распределен по всей иерархической структуре управления. Задачи, стоящие перед организацией, разбиваются на более мелкие задачи, за решение которых отвечают те или иные подразделения и отдельные сотрудники. При этом каждый из них: 
- "знает свой маневр", т.е. четко знает, за выполнение какой работы отвечает; 
- знает, какими ресурсами может распоряжаться самостоятельно, в каких случаях имеет право обращаться за помощью к руководству; 
- знает, что результат его работы оценивается по тому, как он делает свое дело, и имеет представление о величине и способе вознаграждения за труд. 

Таким образом, происходит "распределение  полномочий" между менеджерами  различных уровней. 

Команда - основа успеха. Команда - это те, с кем менеджер работает ежедневно. Высокий профессионализм и ответственность членов команды, слаженность их работы, взаимная поддержка обеспечивают успех. И наоборот, плохой подбор команды может сделать беспомощным даже самого сильного менеджера.  

Создание  команды - одно из самых важных дел менеджера. Можно сказать, что команда - его основной инструмент работы. Недаром, меняя место службы, менеджер часто "перетаскивает" за собой и свою команду. Большое значение имеет психологическая совместимость членов команды. В ней не должно быть случайных людей. Возникновение ссор и раздоров в команде сильно снижает ее эффективность. 

   Менеджер должен заботиться о  членах своей команды, помогать  им в различных ситуациях, поддерживать  положительную мотивацию по отношению  к команде, применяя как моральные,  так и материальные стимулы.  Команда должна быть дружной.  Однако при этом полезно поддерживать  некоторую дистанцию между членами  команды, чтобы дружеские связи  не мешали деловым отношениям.

МОТИВАЦИЯ. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. Раньше считалось, что мотивирование - это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

МОТИВАЦИЯ  - процесс стимулирования исполнителя или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации.

Первоначальные  концепции мотивации