Основи організаційної діяльності у виробничій сфері

3.2. Опис  методів підбору персоналу.

Практично усі  компанії мають потребу в підборі персоналу. Керівник успішної фірми ніколи не розповість про свій метод підбору кандидатів, оскільки кожен приходить до свого способу шляхом спроб та помилок. Тому підбір кадрів є найважливішою функцією процесу управління. Вибір технології та якісного інструментарію для забезпечення оперативного та ефективного підбору персоналу є головною проблемою кадрових спеціалістів. Актуальність питання, що розглядається, обумовлена необхідністю виявлення найефективнішого методу підбору співробітників для злагодженого функціонування всього підприємства. Метою даної статті є розгляд та обґрунтування основних методів підбору персоналу, які допоможуть у формуванні кваліфікованого складу працівників фірми. Підбір персоналу  – це процес залучення більш-менш придатних кваліфікованих працівників для подальшої їх оцінки та приймання на роботу. Проблемою підбору персоналу займалося багато закордонних та вітчизняних вчених, до числа яких належать Р. Дафт, Магура Г. І., Самигін С. І. та Кібанов А. Я. Існує ряд основних методів підбору персоналу, які використовуються найчастіше (рисунок).

Рис. Методи підбору персоналу

 

 

 

 

 

При підборі  персоналу необхідно враховувати  цілі та завдання підприємства. Важливо  провести аналіз ринку праці та врахувати  рівень конкурентоспроможності професійної  сфери.

Часто стимулюючим  фактором при підборі кандидатів є бюджет, який організація спроможна виділити на пошук фахівця. Тому важливо визначити кадрову стратегію компанії виходячи з її цілей і завдань. Крім того, перед прийняттям кадрових рішень слід провести аналіз ринку праці та врахувати рівень конкуренції у тій чи іншій професійній сфері.

Багато компаній шукають кандидатів на заміщення  вакансій у своєму ж колективі. В  даному випадку мова йде не про  первинні посади, а про вакантні місця керівників середнього та вищого рівнів. Вакансії з’являються як наслідок ротації персоналу або введення нових посад з розвитком компанії. В цих умовах керівництво звертає свою увагу на вже працюючих в організації співробітників. 50 % компаній використовують цей метод пошуку, адже він, як правило, не потребує значних фінансових витрат, сприяє укріпленню колективу компанії. Однак даний прийом обмежує вибір, не дає припливу нових сил.

Також найбільшою популярністю користується розміщення оголошення у засобах масової  інформації. Організації відзначають  відносну дешевизну даного методу пошуку кандидатів і досить швидкий відгук на оголошення, хоча такий метод має і недолік – безліч нерелевантних відгуків, тобто великий потік людей, які не відповідають висунутим вимогам, і пов’язані з цим суттєві витрати внутрішніх ресурсів організації.

Близько 88 % компаній користуються послугами агентств з підбору персоналу, хоча вважають цей метод досить дорогим і тривалим. При звертанні до агентств успіх підбору залежить від того, наскільки чітко сформовані вимоги до кандидатів, наскільки правильно їх розуміє менеджер агентства, що працює з компанією-замовником, від його оперативності у роботі. Від якості виконання замовлення агентством залежить термін підбору необхідного спеціаліста.

Безперечною перевагою  даного методу є той факт, що на співбесіду приходять люди, які пройшли попередній відбір. Більшість підприємств вважають за краще працювати з уже перевіреними партнерами-агентствами, послугами яких вже довелося неодноразово користуватися. Такі агентства добре уявляють собі ситуацію на ринку праці, специфіку бізнесу компанії, її структуру і стратегію.

За допомогою Internet-ресурсів ведуть пошук кандидатів близько 50 % організацій. Цей метод  маловитратний, однак вимагає певних витрат часу і знання принципів електронного рекрутингу. Найбільш ефективним може бути пошук у найпоширеніших соціальних мережах. Деякі організації мають свої сайти, де розміщують потрібні вакансії. Однак доступ до Інтернету є не у кожного громадянина, що веде пошук роботи.

Не менше 40 % фірм, що ведуть пошук кандидатів на заміщення вакантної посади, керуються рекомендаціями співробітників підприємства. Даний метод не потребує фінансових витрат, забезпечує високий ступінь сумісності прийнятого персоналу з компанією за рахунок існуючих контактів з уже працюючими спеціалістами. Однак рядові співробітники, що рекомендують кандидата, не є професіоналами в підборі персоналу, можуть не знати посадових обов’язків по вакансії, що не дозволяє підібрати персонал високого професійного рівня. В основі підбору по знайомству є не професіоналізм найманого персоналу, а особиста вигода.

Крім цього, 33 % організацій звертаються за рекомендаціями до колег, партнерів та знайомих, 28 % вдаються до допомоги наявної в компанії бази даних кандидатів.

Для залучення  нових кандидатів 17 % підприємств  беруть участь у ярмарках вакансій, проводять презентації для студентів старших курсів. При серйозній підготовці подібних ярмарок можливо привернути увагу багатьох потенційних робітників. По-перше, провести презентацію власної компанії для зацікавлених у роботі людей; по-друге, звернутися до широкого кола слухачів, по-третє, провести попередні переговори з кандидатами.

Пошук у навчальних закладах дає можливість притоку  нових креативних сучасних ідей, однак  потребує більшого часу на входження  спеціаліста на посаду при недостатності професійного досвіду. Більшість організацій готові зрощувати для себе кадри з числа молодих спеціалістів, що поступово пізнають етапи виробництва.

Усі вищевикладені  методи дають роботодавцю можливість залучити найбільшу кількість релевантних кандидатів і забезпечують їм максимальний вибір, що дозволяє закрити вакантні місця.

3.3. Складання  штатного розпису ( з розрахунком  фонду заробітної плати) та  розробка посадових інструкцій

Штатний розпис слугує підставою при прийнятті  рішень власником підприємства стосовно кадрових питань, зокрема щодо прийняття громадян на роботу, визначення посадового окладу, тарифної ставки працівника. У рубриці «Практика кадровика» наведено порядок розроблення та складання штатного розпису, внесення до нього змін, зразки формулювань наказів та штатний розпис підприємства, перелік нормативно-правових актів для визначення необхідної чисельності працівників.

Штатний розпис є внутрішнім (локальним) нормативно-правовим документом підприємства, установи, організації (далі — підприємство), який у зведеному вигляді:

• фіксує розподіл праці між працівниками;
• закріплює структурний та чисельний склад працівників і місячний фонд заробітної плати;
• конкретизує перелік посад і професій;
• встановлює розмір основної заробітної плати щодо конкретної посади, професії, а також розмір надбавок (доплат), якщо це передбачено положенням про оплату праці.

Саме на підставі штатного розпису, як і Правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій, власник або  уповноважений ним орган приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо прийняття громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, визначення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). А кадрова служба — здійснює добір персоналу, оформляє відповідні кадрові документи, у т. ч. накази про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, встановлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції щодо його поліпшення, в установленому порядку готує облікову та інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

Складання штатного розпису

Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України штатний розпис на підприємстві розробляється самостійно (зараз порядок і норми щодо складання штатного розпису законодавчо не врегульовано; їх прийнято лише для бюджетних установ та організацій).

Таким чином, під  час складання штатного розпису  можна використовувати рекомендації, подані в цій статті (базуються  вони на досвіді і практиці великих  і малих підприємств різних форм власності), і роз’яснення, вміщені  в листі Міністерства праці та соціальної політики України від 20 січня 2005 року № 18-23.

Штатний розпис, як правило, складають у цілому по підприємству і затверджують на кожний календарний рік до його початку.

Розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі затверджених структури підприємства і чисельності його працівників, положення про оплату праці (як правило, є додатком до колективного договору) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Закону України «Про оплату праці» вiд 24 березня 1995 року № 108/95-ВР, Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, Національного класифікатора України «Класифікатор професій» ДК 003:2005 (далі — КП), випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Розробляє штатний  розпис, як правило, відділ організації праці та заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу не створено, розроблення цього локального нормативного акта може покладатися на інший структурний підрозділ (наприклад, кадрову службу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого спеціаліста в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Штатний розпис складається у довільній формі (оскільки вона не регламентується жодним нормативним документом) і оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4. Він містить такі складові: гриф затвердження, заголовок, текст. Штатний розпис мого підприємства матиме такий вигляд:

 

ТОВ «Пласт груп»                                          Затверджую

Штат у кількості 19 штатних одиниць

З місячним фондом заробітної плати  68 000 грн.

( Шістдесят вісім тисяч гривень, 00  копійок)

Генеральний директор

____________ Андрущенко А. А.

« _____»______________2013р.

Штатний розпис

Вводиться в  дію з ________________2013р., наказ №____від____________2013р.

 

 

№ п/п	Назва структурного підрозділу	Посада	Код класифікатора  професій	Кількість штатних  одиниць	Посадові оклади (грн.)	Надбавка (грн.)	Місячний фонд заробітнох плати (грн.)
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Дирекція	Директор	1210.1	1	6 000	2 000	8 000
2	Бухгалтерія	Головний бухгалтер	1231.0	1	4 000	1 000	5 000
		Бухгалтер	2411.2	1	2 700	300	3 000
3	Відділ збуту	Начальник відділу	1233.0	1	3 500	1 500	5 000
		Спеціаліст	1475.4	3	2 000	1 000	9 000
4	Виробничий  відділ	Начальник відділу	1222.2	1	4 000	1 000	5 000
		Слюсар-ремонтник	7233.0	2	2 500	500	6 000
		Відкатник-вакуумник	8159.0	4	2500	500	12 000
		Апаратник вакуум-приймачів	8159.0	2	2500	500	6000
5	Господарський відділ	Начальник відділу	1231.0	1	3 000	1 000	4 000
		Прибиральник	9132.0	1	1 500	500	2 000
		Водій	8322.2	1	2 500	500	3 000
		Усього		19			68 000

 

Погоджено:

Головний Бухгалтер      ____________________ Петрова С.С.

 

 

 

 

 

3.4. Побудова  організаційної структури підприємства

Організаційна структура – це склад і підпорядкованість  взаємопов’язаних ланок управління.

Функціональна структура відображає поділ управлінських функцій між керівництвом і окремими підрозділами.

Рольова структура  характеризує колектив за участю у  творчому процесі на виробництві, комунікаційними  ролями і поведінкою.

Соціальна структура  характеризує трудовий колектив за соціальними  показниками (стать, вік, професія, кваліфікація, національність і освіта ).

Штатна структура  визначає склад підрозділів і  перелік посад, розміри посадових  окладів і фонд заробітної плати.

Ланка управління – самостійна частина організаційної структури на певному ступені (рівні), яка складається з апарату управління та виробничих підрозділів.

Ступінь (рівень) управління – поєднання ланок  управління, однаково віддалених від  верхньої ланки (вершини) організаційної структури.

Апарат (орган) управління – колектив працівників  системи управління, наділений правами  координації діяльності підрозділів, який має приміщення, технічні засоби, штатний розклад, положення про  структурні підрозділи і посадові інструкції.

Структурний підрозділ  – самостійна частина ланки управління (відділ, служба, дільниця), яка виконує  певні завдання управління на основі положення про структурний підрозділ. Розрізняють функціональний і виробничий підрозділ.

Функціональний  структурний підрозділ є самостійною частиною апарату управління, який реалізує завдання певної функції управління (наприклад, підготовка виробництва, бухгалтерський облік, економічне планування). Кінцевий результат – управлінське рішення.

Виробничий  структурний підрозділ є самостійною частиною ланки управління, яка виконує завдання оперативного управління виробництвом і забезпечує випуск продукції в матеріальній формі (житлові будинки, конструкції, перевезені вантажі, вироби).

У теорії управління розрізняють декілька видів організаційних структур управління: лінійна, функціональна, лінійно-функціональна, матрична.

Лінійна структура  реалізує принципи одноосібності і  централізму. Передбачає виконання одним керівником всіх функцій на кожному рівні управління з повним підпорядкуванням йому на правах єдиноначальності всіх нижчестоящих підрозділів. У свою чергу вони підпорядковуються тільки одному вищестоящому керівникові. Цей вид структури характерний для нижчих рівнів управління: начальник дільниці – ст. майстер – майстер.