Организационные структуры управления

        - законодательными актами РФ;

        - Уставом предприятия;

        - Положением о функциональных службах предприятия;

        - приказами (указаниями) руководства предприятия;

        - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

        - настоящей должностной инструкцией.

                 1.5. На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1года или без стажа, но   при условии прохождения обучения на курсах секретарей.

              1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

              - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

        - организации работы с документами, составления документации;

        - организации управленческого труда;

        - применение средств вычислительной и организационной техники;

       - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

        - культуры труда и служебной этики;

        - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

              На секретаря возлагаются следующие функции:

                     2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

              2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

              2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

            2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

            2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

              Секретарь должен:

             3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

                      3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

              3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,  согласования,  утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

              3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.              

              3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

              3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7.           Вести прием посетителей.

              3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

        - оформление приказов по личному составу;

        - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

        - оформление трудовых книжек;

        - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

        - оформление командировочных документов;

        - оформление листов нетрудоспособности;

        - ведение табеля учета рабочего времени;

        - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

            3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.   

            3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

            3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

              3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

        Секретарь имеет право:

             4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы,

а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

              4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

              4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

              4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

                 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

                      4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

                     4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или «Конфиденциально».

              4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

             4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Секретарь несет ответственность за:

             5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

                 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

                 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф

"КТ" или "Конфиденциально".

                      5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Генеральный директор   ____________                       _______________________

                                                                              (подпись)                                                        (расшифровка подписи)                                                                                                                                           

Юрисконсульт                 ____________                       _______________________

                                                                            (подпись)                                                   (расшифровка подписи)             

"__"_________ 20_ г.

С инструкцией ознакомлен: ________________

Приложение № 2

Штатное расписание

Приложение № 3

Общегосударственные нормативы
санитарно-гигиенических условий труда служащих

Приложение № 4

Типовая инструкция о мерах пожарной безопасности для офисов

1. Общие положения.

1.1. Работники организации обязаны знать и соблюдать все требования настоящей инструкции.

1.2. Ответственность за обеспечение мер пожарной безопасности несёт руководитель или лицо, временно исполняющее его обязанности.
          1.3. Все сотрудники должны допускаться к работе только после прохождения противопожарного инструктажа, проводимого один раз в квартал.
          1.4 Лица виновные в нарушении правил пожарной безопасности в зависимости от характера нарушений и последствий несут ответственность в соответствии с действующим законодательством и правилами внутреннего распорядка.
                                    2. Содержание помещений и оборудования.

         2.1. К зданию должен быть обеспечен свободный подъезд. Коридоры, тамбуры, проходы к средствам тушения и электрическим приборам должны быть свободными.

2.2. Двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из помещения.

2.3. В помещении запрещается:

а) хранить огнеопасные или легковоспламеняющиеся вещества и жидкости;

б) производить электрогазосварочные и другие огневые работы;

в) оставлять без присмотра включенные нагревательные электроприборы.

              2.4. Не реже одного раза в месяц огнетушители, установленные в помещении должны подвергаться внешнему осмотру.

2.5. Рабочие места и оборудование должны ежедневно убираться от мусора и пыли.

2.6. Курение разрешается только в специально отведенных местах.

3. Электроустановки, электропроводки и освещение.

3.1 Электроустановки должны монтироваться и эксплуатироваться в соответствии с Правилами устройства электроустановок (ПУЭ) и Правилами техники безопасности (ПТБ).

3.2 Устройство и эксплуатация электросетей - времянок  не допускается.

3.3. При эксплуатации электросетей запрещается:

а)   пользоваться проводами с поврежденной изоляцией;

б) применять для защиты электросетей вместо автоматов защиты или калиброванных плавких предохранителей – жучки.

              3.4. . Во всех помещениях по окончании работ все электроустановки и электроприборы должны быть обесточены, за исключением дежурного освещения.
                                    4. Порядок действий при пожаре.