Напрямки організації управлінської праці на підприємстві

Професійний поділ пов'язаний з розподілом управлінських працівників відповідно до їхньої професійної підготовки.

Кваліфікаційний поділ передбачає розподіл робіт  за функціями управління і закріплення їх за управлінськими працівниками відповідно до їхньої кваліфікації, стажу роботи й особистих рис.

Посадовий поділ  передбачає розподіл управлінських  працівників у системі управління організацією відповідно до їхньої компетенції (компетенція — сукупність прав, обов'язків і відповідальності управлінського працівника за реалізацію конкретної функції управління).

Головну роль серед різних видів поділу управлінської  праці відіграє функціональний поділ, який історично зумовив появу  інших.

Поділ праці  ґрунтується на конкретизації й локалізації виконання окремих робіт і завдань управлінськими працівниками. Їх виконання вимагає співпраці – кооперації робіт, спільних зусиль усіх управлінців (керівників, фахівців, інших працівників) для досягнення цілей організації.

Кооперація – об’єднання різних видів праці для виконання спільних завдань.

 У менеджменті  застосовують паралельну й послідовну, постійну та епізодичну кооперацію  праці.

Паралельна  кооперація праці. Застосовують її за одночасного виконання двох або більше видів робіт, завершення яких обумовлене єдиним терміном.

Послідовна  кооперація праці. Передбачає початок  наступного виду робіт лише після завершення попереднього.

Постійна  кооперація праці. Використовують з метою об’єднання суміжних (взаємозалежних) відділів та виконавців.

Епізодична  кооперація праці. Виникає у разі виробничої необхідності або на підставі спеціального розпорядження лінійного керівника організації.

 Основою  кооперації праці в менеджменті  є чітко продумана технологія процесу управління – послідовність процедур виконання окремих видів робіт і їх сукупностей.

 

1.2. Сутність та етапи  організації праці в менеджменті.

Сутність  організації праці в менеджменті  полягає в раціональному поєднанні трудових зусиль керівників, спеціалістів, інших працівників управління задля досягнення цілей організації. Їх організована спільна праця є запорукою ефективності управлінських процесів, економії коштів на утримання управлінців, узгодженої діяльності управлінської і виробничої систем організації, що сприяє підвищенню продуктивності діяльності організації загалом.

Організація управлінської праці – порядок, правила службової поведінки працівників управління, спрямовані на виконання поточних і перспективних завдань керівниками, фахівцями та іншими працівниками відповідно до посадових інструкцій. 21, 447

Процес організації  праці в менеджменті утворюють  три послідовні етапи:

1. Прогноз  очікуваного результату на основі  аналізу об’єктивних факторів (підвищення  ступеня розмежування функцій між окремими працівниками, ланками та рівнями управління, деталізація прав і підвищення відповідальності посадових осіб, поглиблення професійного і кваліфікаційного поділу праці тощо).

2. Розроблення  регламенту службової поведінки  й нормативів на засоби праці (визначення кадрового складу із урахуванням усталеної практики поділу праці, закріпленого в посадових інструкціях і положеннях про структурні підрозділи; складання технологічних карт виконання управлінських робіт; забезпечення управлінської праці технічними засобами (персональні комп’ютери, засоби тиражування, копіювання та оброблення документів, засоби зберігання та переміщення документів, меблі і обладнання для службових приміщень)).

3. Виконання  завдання. Після затвердження плану  заходів і вироблення регламенту службової поведінки розпочинають виконання завдань із метою реалізації цілей організації.

Організація управлінської праці як системи  є результатом діяльності лінійного  керівника, невід’ємною складовою  менеджменту. У великих організаціях зі складною ієрархічною структурою управління доцільно створювати спеціальні підрозділи, основною функцією яких є постійне вдосконалення організації управлінської праці.

Кожна організація  свою діяльність зорієнтовує на майбутнє, прагне досягти певного ідеального стану. Праця управлінців та інших працівників повинна бути мотивованою і визначатися спектром цілей, яких необхідно досягти. Деякі вчені розглядають комплекс дій на етапі визначення цілей і планування діяльності організації як єдину функцію менеджменту.

Більш детально етапи організації праці в менеджменті можна зобразити так:

1. Аналіз стану організації.

 

2. Визначення пріоритетів та загальних уявлень про цілі організації.

 

3. Формулювання напрямків діяльності.

4. Розроблення планів заходів для досягнення управлінських рішень.

 

5. Встановлення точок контролю та виміру процесу реалізації управлінських рішень.

 

6. Реалізація завдань.

Для прогнозування  результатів того чи іншого управлінського рішення потрібно проаналізувати стан організації на даний момент (враховуючи зміни в конкурентному середовищі на ринку, негативні наслідки розвитку негативних процесів у суспільстві, вихід неочікуваних законів та постанов тощо). На основі аналізу з’ясовують пріоритети, які враховують при формулюванні напрямків управлінської діяльності. Ці пріоритети зумовлюються потребами організації.

Після визначення комплексу цілей діяльності організації  постає потреба в упорядкованому плануванні – прийнятті рішень про те, що робити, як робити, хто і що повинен робити. Для ефективної діяльності кожна людина в організації повинна знати, чого від неї очікують. В етапах організації праці повинна враховуватися індивідуальна і спільна діяльність організації.

При розробленні  регламенту службової поведінки  та планів заходів для досягнення управлінських рішень можливі як авторитарні, так і демократичні підходи. За авторитарних цілі визначає вищий менеджмент. Він може використати і демократичний пошук напрямків діяльності, який хоч і триваліший у часі, однак має певні переваги, найсуттєвіші серед яких – мобілізація комунікативного і творчого потенціалу співробітників; виявлення «вузьких місць» у структурі організації; підвищення ступеня єдності цілей співробітників з цілями організації.

При втіленні в життя етапів організації праці  мають виконуватись такі завдання:

свідома організація  виробничо-господарської діяльності;

спонукання  працівників «заглядати у майбутнє», тобто прищеплення їм здатності  погоджувати щоденні дії з перспективою розвитку організації;

використання  плану як критерію для контролю фактичних параметрів;

організація щоденної особистої праці всіх працівників управління.

Необхідно також  відзначити, що для правильної, раціональної й ефективної організації праці дуже важливу роль відіграє особа менеджера (дивись рис. 1.1. ). Він повинен незалежно від організації, в якій він працює, відповідати визначеним кваліфікаційним вимогам і бути і керуючим, і лідером, і дипломатом, і просто людиною, що володіє  високими  знаннями  і здібностями, рівнем культури, чесністю, рішучістю характеру й у той же час розважливістю.

 

 

 

   Регламентування

службових      Делегування окремих

обов’язків       робіт

 

Планування

видів робіт 

і робочого часу

 

 

Рис. 1. 1. Організація праці менеджера.

 

1.3. Ефективність управлінської праці.

Раціональна організація праці в менеджменті  є запорукою її ефективності. Працювати  ефективно – означає досягати вищих результатів за менших витрат праці.

Ефективність  системи менеджменту — показник, що характеризується співвідношенням  витрат на здійснення управлінських функцій і результатів діяльності організації.

Отже, система  показників ефективності управління повинна  ґрунтуватися на зіставленні досягнутих організацією результатів у їх вартісному еквіваленті з величиною управлінських зусиль. Управлінські зусилля певною мірою можуть бути оцінені у кількісному вираженні через величину витрат на управління.

Чим меншими  є ці витрати з розрахунку на одиницю продукції, тим ефективнішою вважається система менеджменту організації (дивись додаток Г).

Але при цьому  процес слід розглядати у динаміці, зважаючи на те, що витрати стрибкоподібно зростають у разі придбання сучасних засобів опрацювання інформації. Якщо у наступному після цього періоді істотно зросли обсяги виробництва та продажу продукції, збільшилася маса прибутку, то ефективність управління підвищилась.

Цей показник може набувати різного змісту, залежно  від того, яка величина виступає у якості загального результату діяльності підприємства — обсяг виробництва, обсяг реалізації продукції чи сума прибутку.

До кількісних показників ефективності системи управління відносять і економію живої та уречевленої праці у ній, яка полягає у скороченні трудомісткості виконання управлінських операцій та процедур. Йдеться про зменшення кількості зайнятих в апараті управління. Тому ще одним поширеним показником ефективності системи менеджменту є відношення загального результату виробництва (обсягу реалізації продукції, суми валового прибутку) до кількості працівників апарату управління. Крім названих кількісних показників, які оцінюють здатність системи менеджменту забезпечувати кращий загальний результат діяльності організації, використовують й інші (дивись додаток Д).

Однак результативність та ефективність управління залежить від системності дій працівників  функціональних служб та підрозділів, від раціонального розподілу  між ними повноважень та обов'язків, від ступеня досконалості управлінських процедур тощо. З огляду на це для оцінювання діяльності працівників апарату управління використовують якісні показники, що характеризують специфіку управлінської праці.

Часто виникає  потреба не лише в оцінці ефективності всієї системи управління, але  і в оцінці результативності роботи окремих її працівників. Така оцінка дає змогу керівництву визначити їх внесок у загальні результати роботи підприємства і зробити відповідні зміни у системі мотивації їхньої праці. Оцінювання слід проводити з урахуванням зони відповідальності кожного менеджера щодо його посадових обов'язків.

Система оцінювання ефективності роботи менеджерів різних управлінських рівнів і функціональних сфер передбачає:

визначення  у контексті загальної стратегії  організації цілей окремих підрозділів і оформлення їх у вигляді системи планових показників, що мають числовий вимір і часові обмеження;

встановлення  експертним шляхом значущості кожного  показника у загальній їх кількості (сума вагомостей дорівнює 1);

визначення вищим керівником по завершенні планового періоду ступеня досягнення кожного показника конкретною структурною одиницею, якою керує менеджер, роботу котрого оцінюють; цей показник може вимірюватися за п'ятибальною шкалою.

загальна  максимальна кількість балів, яка  може бути набрана менеджером з урахуванням кількості оцінюваних сфер діяльності й найвищої оцінки результатів його роботи за п'ятибальною шкалою.

Обґрунтування ефективності реалізації управлінського рішення передбачає зіставлення  отриманих внаслідок реалізації рішення результатів із витратами, необхідними для його реалізації.

Загалом ефективність здійснення організаційних змін може оцінюватися за допомогою різних методик, які в основному ґрунтуються  на співвідношенні досягнутих економічних  результатів і витрат, що супроводжують ці зміни. Проте необхідно враховувати і соціальні результати, які відображають вплив організаційних змін на людську компоненту організації. Позитивні соціальні результати підвищують рівень задоволення потреб працівників, мотивуючи тим самим збільшення їх внеску в досягнення організаційних цілей.

На ефективність діяльності управлінських працівників, як і працівників будь-якої іншої  сфери діяльності, можна впливати. Оскільки ефективність діяльності організації  в цілому суттєво залежить від  ефективності управління, одним з головних завдань управляючої системи є визначення напрямків її підвищення. До них, зокрема, належать: просування по службі; забезпечення прийнятного рівня освіти; набуття практичного досвіду; підвищення кваліфікації працівників управління; провадження періодичної атестації.

Зрозуміло, підвищення ефективності управлінської праці  не обмежується тільки розглянутими напрямками (дивись рис. 1.2.). На неї впливають також удосконалення виробничої структури організації, раціональна організація виробництва і праці, у тому числі управлінського персоналу, оптимізація організаційної структури, форм і методів керування, комунікаційних процесів тощо.