Лекция по "Основам менеджмента"

Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

2. Текущий контроль

Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально  одновременно с выполнением самой  работы. Скорее он базируется на измерении  фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратной связи. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

3. Заключительный контроль

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы  достичь требуемых целей и  решить возникающие проблемы прежде, чем это 'потребует слишком больших  затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

 

Вопр14 Понятие, сфера, функции коммуникации и информации в менеджменте.

 

Коммуникации в менеджменте — это акт общения, связь между двумя или больше индивидуумами (субъектами и/или объектами), основанный на взаимопонимании.

Коммуникации в менеджменте – это, прежде всего обмен информативными данными, сведениями и знаниями. Поэтому роль коммуникации в рациональной деятельности предприятия очень значительна.

Коммуникация в широком смысле – это процесс социального взаимодействия и обмена сообщениями (информацией) между двумя и более людьми. Коммуникации осуществляются в процессе общения как обмен специальными знаковыми образованиями (сообщениями) в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.

Коммуникации являются основным и  связующим процессом (функцией) в  осуществлении управленческой деятельности

Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации. Коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций. Эффективно работающие руководители хорошо представляют суть коммуникационного процесса, обладают  развитым умением устного и письменного  общения и понимают, как среда  влияет на обмен информацией. Менеджеры  добывают необходимую им информацию как внутри компании, так и во внешней среде, а затем преобразуют  ее и распределяют между теми, кто  испытывает потребность в ней

С позиции процессного подхода коммуникации (от латинского слова "делаю общим, связываю") – это передача информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение. Эффективная коммуникация важна для успеха в управлении, поскольку решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках разных событий, коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью.

В общем виде функции  коммуникаций включают :

• обеспечение информацией о развитии окружающей среды;
• создание основы для принятия решений;
• выдача сигналов об отклонении;
• формирование эффекта синергии;
• интеграция отдельных звеньев организации в открытую систему.

В менеджменте  выделяют две основные функции коммуникации: нформационную и личностную.

Первая осуществляет процесс движения информации по всему контуру управления, а также связывает организацию с внешней средой вторая – обеспечивает взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям

Слово “информация” в широком смысле означает опосредованное знание об  окружающей действительности. В этом смысле она используется информация в целях пополнения знаний, повышения квалификации, принятия решений.

Информация в  менеджменте – это сумма нужных, воспринятых и осознанных данных, сведений и знаний, необходимых для анализа конкретной ситуации, позволяющая комплексно оценить причины возникновения и развития этой ситуации. Информация позволяет выбрать оптимальное управленческое решение, исходя из конкретной ситуации, и осуществлять систематический контроль за его исполнением.

Информация необходима для успешного  проведения анализа, планирования, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений. Она выступает  неотъемлемым элементом эффективного управления организационно-экономическими процессами.

Суть управления в социальной системе, технике, в живом организме –  целенаправленная переработка информации. Сегодня информация рассматривается как один из важнейших ресурсов развития общества наряду с материальными, энергетическими и людскими ресурсами.

Управление любой социально-экономической  системой связано с информационными  процессами. Высокоэффективная управленческая деятельность может осуществляться не иначе, как на основе безупречного информационного материала, и собственно управленческий процесс завершается  выдачей новой информации.

Информация представляет собой  основу процесса управления, так как  именно информация содержит данные, сведения и знания, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческого  решения.

Информация служит исходным материалом для теоретической и практической деятельности человека, поэтому ее отсутствие не позволяет менеджеру  действовать осмысленно и аргументировано.

В процессе работы менеджер получает различную информацию. Это указания сверху, внутренняя информация фирмы  и информация, поступающая из окружающей среды.

Роль информации неодинакова для  разных этапов процесса управления. Так, при определении цели деятельности важны такие элементы, как полнота  информации, ее свежесть, полезность: чем  больше сведений использовано, тем  объективнее выбирается цель.

При анализе информации и разработке решений важную роль играет возможность  ее обработки (переработки), что определяется, прежде всего, потребностями и формой представления информации.

Информация как один их основных факторов осуществления управленческого  процесса обладает рядом особенностей:

Ø выступая на определенном этапе управления в качестве предмета труда, на последующем этапе она может выступать в качестве продукта труда (структурные подразделения являются как потребителями, так и источниками информации);

Ø информация может длительно и многократно применяться;

Ø при использовании информация не теряет своих потребительских свойств;

Ø информация может быть представлена в разнообразных формах;

Ø полезность информации определяется не только ценностью заложенных в ней сведений, но еще и умением получателя ею пользоваться;

Ø информация имеет свойство накапливаться;

Ø информация утрачивает свои потребительские свойства с появлением новых сведений, то есть морально устаревает в течение времени;

Ø информацию просто тиражировать и использовать одновременно в нескольких местах в разных, даже противоположных, целях;

Ø производство информации – сложный и трудоемкий процесс.

 

Вопр16 Организационное обеспечение информационного  менеджмента

 

Информационный  менеджмент – это процесс предоставления нужной информации в нужном виде и в нужное время.

Выделяют три  вида информационного менеджмента: 1. Управление организацией. 2. Управление внутренней документацией (информацией внутри организации). 3. Управление публикациями.

 

Информационный  менеджмент - это необходимое условие  интеграции современного человека в цивилизованное сообщество третьего тысячелетия, важнейшим аспектом которого являются знания в области информатики, компьютерных и информационных технологий.

Сфера информационного  менеджмента — совокупность всех необходимых для управления решений на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех её формах и состояниях, так и с предприятием в целом. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), так чтобы каждый менеджер получал только релевантную информацию, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т. д., преподаётся как инновационная специальность.