Коммуникационный процесс на предприятии

 

Доля кредиторської  заборгованості в формуванні оборотного капіталу складала:

• на початок року :

        134,2 :715,2*100% = 18,76%

• на кінець року :

         331,5:1025*100% = 32,3% 

Аналізуючи структуру  оборотного капіталу, бачимо, що матеріальні  оборотні кошти  склали на початок  року 93,64%, грошові кошти – 0,07%; розрахунки та інші активи – 5,59%. Таке співвідношення пояснюється високим рівнем матеріалоємності виробництва. На протязі року питома вага матеріальних оборотних коштів зменшилась на 11,84 відсоткових пункта та складала 81,8%. В цілому структура оборотних коштів декілька покращилась, оскільки питома вага матеріальних оборотних коштів зменшилась, а грошових коштів та дебіторської заборгованості збільшилась. Збільшення залишків готової продукції на 23,78% свідчить про погіршення її збуту.    

Важлива увага при  аналізі поточних активів має  приділятися дебіторській заборгованості. При наявності конкуренції та складності збуту підприємства продають її, використовуючи форми послідуючої оплати. Тому дебіторська заборгованість є важливою частиною оборотного капіталу. Якщо на початок року розрахунки з покупцями та замовниками складали 46,15% всієї дебіторської заборгованості, то на кінець року цей показник дорівнював 88,86% тобто він збільшився на 42,71%. Зміни , що відбулись в структурі дебіторської заборгованості, свідчать про погіршення розрахункової дисціплини в бік погіршення платоспроможності. Підприємство може скоротити відвантаження продукції, тоді рахунки дебіторів зменшаться. Наявність заборгованості дебіторів спричиняє фінансові труднощі, оскільки підприємство відчуває недолік фінансових ресурсів для придбання виробничих запасів, виплати заробітної плати та інше.

З точки зору фінансового  менеджменту можна сказати, що структура  фінансових ресурсів була задовільною (це пов’язано перевищенням власних  коштів у структурі пасивів), незважаючи на наявність дебіторської заборгованості, яка пов’язана із традиційними складнощами збуту продукції в нашій економіці.

 

2.3. Дослідження  комунікацій в системі управління  ПП «Час-Н»

У структурі діяльності компанії можна вичленувати різні  типи комунікацій, зокрема зовнішні і внутрішні. Зовнішні комунікації компанії спрямовані на:

– отримання якомога  повнішої і достовірнішої інформації про зовнішнє середовище через аналіз даних, опублікованих у засобах  масової інформації;

– повідомлення споживачам, партнерам, конкурентам про стан справ на фірмі та формування в них позитивного сприйняття її діяльності засобами public relations, цілеспрямованої реклами товарів.

 У сфері відносин  з громадськістю першорядна увага  приділяється створенню певного  образу, іміджу організації на  місцевому рівні. Організація повідомляє інформацію по фінансах і маркетингу, а також приводить відомості про своє розміщення, можливості кар'єри, пільги та ін. за допомогою  засобів паблік релейшнз. Метою такої діяльності є:

 – справляння впливу на людей, які формують ставлення споживачів до підприємства та його продукції;

 – надання корисних порад та демонстрування оптимальних варіантів використання товарів підприємства;

 – завоювання авторитету, запобігання появі підробок, ознайомлення з персоналом підприємства;

 – сприяння в розпізнаванні марки товару через проведення виставок, демонстрацій, лекцій, консультацій;

 – роз'яснення спеціальних  цін та умов продажу, різноманітності  асортименту товарів підприємства, соціальної ролі нового товару;

 – демонстрування суміжних (споріднених) товарів тощо.

Як уже вище зазначалося  головною метою ПП «Час-Н» є збільшення обсягів реалізації своєї продукції  шляхом безпосереднього спілкування  зі своїми клієнтами і споживачами. І тому зовнішній комунікаційний процес здійснюють торгові представники,  які навідуються до клієнтів, пропонуючи їм товар фірми.

Професійний торговий представник  ПП «Час-Н» знає:

1. Властивості і переваги пропонованого товару;

2. Особливості роботи  своїх клієнтів, їх цілі і потреби; 

3. Можливості своєї фірми, технологію її роботи, сервіс, що надається, політику по відношенню до своїх клієнтів і конкурентів;

4. Ринкову ситуацію, тенденції її розвитку.

Задача торгових представників  – просування продукції фірми, в  тому числі безпосередньо в торгових місцях, в різних регіонах. Щоб успішно виконувати поставлені завдання торгові представники підприємства постійно знайомляться з найновішою літературою з менеджменту.

Успішність роботи торгового представника визначається багатьма чинниками. Для  зручності ми виділили три групи. Перша, це чинники, що визначаються особовими особливостями людини. Друга, це придбані їм знання і навички. Третя група, це чинники, не залежні від самого торгового представника, що є наслідком впливу зовнішнього середовища

Торгові представники кожного дня безпосередньо здійснюють процес комунікації. Сьогодні в ринкових умовах стає дедалі важче переманити клієнта на свою сторону, переконати в тому, що саме ваша продукція є найкращою. Формулюючи своє повідомлення клієнтові, торгові представники дотримуються певної структури [ додаток .Б].

Описуючи дану схему  слід зазначити, опис всіх переваг роботи з підприємством – є найменшою  частиною роботи торгового представника. Адже тут він повинен розкрити принципи діяльності їх компанії, про  саму продукцію, яким попитом вона користується та ін. Зате його головна місія починається тоді, коли він починає розуміти або бачить (через міміку, жести), сприйняття особою даної інформації. Оцінка сприйняття ситуації клієнтом, дає зрозуміти торговому представникові позитивне чи негативне ставлення до отриманої щойно інформації. Якщо клієнт налаштований не дуже позитивно на співпрацю – потрібно точно, вміло, ясно і коректно пояснити їхню вигоду від реалізації даної продукції ( наприклад, якщо клієнт говорить,  що в нього немає місця на полицях, запропонувати розставити продукцію самому; якщо ж говорить, що даний товар не буде мати збуту, пояснити який він чудовий і з яким успіхом продають його їх же конкуренти).

При цьому, як уже стало  зрозуміло канал передачі, який завжди використовують торгові агенти – це неформальні контакти. Тобто, клієнти отримують необхідну їм інформацію не через ЗМІ чи інші засоби передачі інформації. Це здійснюється безпосередньо під час неформальних розмов віч-на-віч та діалогів.

 Внутрішні комунікації на підприємстві виникають між рівнями, підрозділами та працівниками. Прикладами є вертикальні та горизонтальні комунікації, неформальні та формальні, а також комунікакації керівник-підлеглий  ПП «Час-Н».

Вертикальні комунікації  здійснюються від Ради директорів ПП «Час-Н» до начальників відділів і безпосередньо працівників і навпаки (Рис.2.2.1).

Схема «Вертикальні комунікації  на ПП «Час-Н»

 

Вертикальні комунікації

                    

              Висхідні                                                     Низхідні

Рис. 2.2.1. Схема вертикальних комунікацій  на ВПП «Час-Н»

Висхідні комунікації  даного підприємства мають форму  наказів, розпоряджень, службових записок, вказівок. Ось приклад одного із останніх наказів: «Якщо торгові  представники не виконають місячного плану квітня, 25% від їх зарплати буде відчислено». Аналіз показав, що вертикальні комунікації на підприємстві дають можливість:

– ознайомлення працівників  з цілями організації для усвідомлення ними важливості виконуваної роботи;

 –  викладення  конкретних інструкцій щодо виконання  робіт;

       –  забезпечення розуміння роботи  та її зв’язку з іншими завданнями  організації;

  – надання інформації  про процедури і методи виконання  роботи;

       –  забезпечення підлеглих інформацією  зворотного зв’язку про результати діяльності  організації.

Отже, комунікації зверху вниз допомагають пов’язувати різні  рівні організації, координувати їх діяльність. Поряд з тим ми виявили  деякі їх недоліки:

– створення передумов  для формування авторитарної системи;

– значне завантаження підлеглих;

– постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації [додаток.В ].

Низхідні комунікації мають велике значення на даному підприємстві. Адже тут вітається висунення нових ідей, пропозицій, здатних удосконалити діяльність компанії. Низхідні комунікації тут служать також засобом зворотного зв’язку між керівництвом та працівниками. Вони допомагають вищим ланкам управління проаналізувати виконання їхніх розпоряджень,  наслідки їх реалізації, виявити недоліки. Найчастіше вони мають форму звітів, які надсилаються на вищі рівні управління[ Дод.В.].

Застосування  сучасних технологій на сьогоднішній день на даному підприємстві націлене на впровадження "безпаперових" методів  роботи. З розвитком сучасної технології і її впровадженням в роботу офісу ми не тільки зберігаємо інформацію в електронній або цифровій формі, але і зберігаємо паперові копії. Технологія поки що не досягла того рівня, якого  нам хотілося б. Ми вважаємо, що знаємо, чого хочемо, але технологія поки що не може повністю задовольнити наші потреби. Як зазначають працівники ПП «Час-Н» інформаційна технологія дозволяє досягти наступних цілей:

1. Скоротити  час отримання інформації (тобто  звести до мінімуму затримки  в отриманні інформації із-за  її можливої недоступності, через пошту, через відправлення інформації за неправильною адресою або просто унаслідок вихідного дня на фірмі).

2. Ліквідовувати  зайву роботу, що повторюється (непотрібні  завдання типу передруку, класифікація  і пошук документів).

3. Оптимізувати використання людських ресурсів (для завдань, що вимагають міркування, ініціативи, оцінки) [ 24].

Технічні засоби механізації  операцій та процедур управління на підприємстві поділяються на:

 – засоби виготовлення  документів (засоби комп’ютеризованого набору, диктофони);

 – засоби копіювання  та розмноження документів (копіювальна  техніка, комп’ютерні засоби  оброблення та зберігання інформації);

 – засоби оброблення  інформації (комп’ютерні системи  та спеціалізовані АСУ);

 – засоби зберігання, групування і пошуку документів (стелажі, каталоги, бази даних);

 – засоби обчислюваної  техніки (механічні та електронні  обчислювані машини)[ 24].

Інформаційна система  – організаційно впорядкована сукупність інформаційних ресурсів, інформаційних  технологій і засобів забезпечення інформаційних процесів.  Процеси в інформаційній системі  приводять інформацію, яку вводять для прийняття рішень . В процесі введення інформації збираються і фіксуються всі неперевірені дані  всередині цієї організації або в зовнішньому середовищі. В процесі обробки цей матеріал перетворюється в більш значущу форму.

Відділи ПП «Час-Н» обладнано сучасними комп’ютерами, на базі процесорів з тактовою частотою не нижче 1,7 ГГц. Загальна кількість комп’ютерів – 9 штук. Всі вони об’єднані в локальну мережу, що має вихід через спільний шлюз маршрутизатор до мережі Інтернет. Пропускна спроможність зовнішнього каналу мережі Інтернет складає 128 Кбіт/с. Крім того, підприємство обладнано двома лазерними принтерами та одним струменевим, сканером, копіювальним апаратом формату А3, А4. Кожне робоче місце телефонізовано, телефони об’єднані внутрішньою міні АТС. Також у відділах збуту та бухгалтерії наявні факси.

На підприємстві можна  виділити кілька інформаційних систем, що забезпечують працівників необхідною інформацією. В більшості інформаційне забезпечення здійснюється за допомогою мережі Інтернет та електронної пошти оскільки майже кожне робоче місце автоматизоване, і відповідно підключене до мережі Інтернет. Дякуючи цьому працівники завжди мають змогу отримувати і ознайомлюватися з найновішою інформацією необхідною для здійснення їхньої діяльності. Отримані за допомогою мережі Інтернет документи передаються на опрацювання безпосередньо працівникам.

Для забезпечення ефективної бухгалтерської діяльності, а також в інформаційному відділі використовується інформаційна система „1С: Бухгалтерія 7,7”. Ця програма дозволяє повністю автоматизувати бухгалтерський та податковий облік, оскільки програма дозволяє здійснювати облік банківських та касових операцій; розрахунки з підзвітними особами; облік необоротних активів; нарахування та виплата заробітної плати; розрахунки з бюджетом; облік балансової вартості основних засобів; ведення, зберігання та друк первинних документів, таких як, платіжні доручення, прибуткові та видаткові ордери, накладні, податкові накладні, авансові звіти, інші документи. Треба завважити, що за допомогою даної інформаційної системи можна отримати досить гнучкі можливості обліку, та формувати і друкувати різноманітні звіти, тобто це можуть бути звіти за будь-який інтервал часу, які можна деталізувати до рівня проводок, можна отримати синтетичний облік – оборотно-сольдову відомість, аналіз рахунку, головну книгу, зведені проводки, аналітичний облік – оборотно-сальдову відомість по рахунках, картки рахунків, обороти між субконто. Система також передбачає бухгалтерську, статистичну, податкову звітність та інші різноманітні звіти.