Коммуникационный процесс на предприятии

Основним завданням  процесу комунікації в організації  є забезпечення керівників та працівників  на всіх рівнях управління необхідною для прийняття і реалізації управлінських  рішень інформацією.

У своїй основі процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюгу «відправник – канал – одержувач», реальному або потенційному зв’язку у формі діалогу, а також впливу на керований об’єкт, який досягається в результаті обміну повідомлення [7].

В процесі обміну інформацією можна виділити вісім базових елементів.

1.Відправник – передавач,  що генерує ідеї або збирає  інформацію і передає її. Ним  може бути індивід або група  разом працюючих людей. Джерелом  також може бути громадянський  інститут або організація, хоча  і в цьому випадку джерелом повідомлення буде певна особа, на яку покладаються обов’язок по підготовці і передачі інформації.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходить декілька взаємопов’язаних етапів:

– зародження ідеї;

– кодування і вибір каналу;

 – передача;

– декодування.

Обмін інформації розпочинається із формування ідеї чи повідомлення ідеї чи відбору інформації. Відправник вирішує, яку значну ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну.

2. Кодування – це  процес перетворення ідей у  символи, зображення, рисунки, форми, звуки, мову. Тобто, перш ніж передавати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, і використавши для цього слова, інтонації, жести і надати ідеї гарну «упаковку». Таке кодування перетворює ідею у повідомлення.

Результативність кодування  залежить від:

– здібностей (хисту) відправника  відповідним чином кодувати інформацію, що призначена для обміну;

 – ставлення відправника  щодо інформації, яка кодується;

 – ступеня обізнаності  (глибини знань) відправника про інформацію, що кодується;

 – соціокультурного  середовища, в якому знаходиться  відправник.

3. Повідомлення – це  сукупність символів, власне інформація, що закодована за допомогою  символів і передається одержувачу. Саме заради цього і здійснюється  акт комунікації. Багато повідомлень передається у формі символів мови. Проте символи можуть бути і невербальними, наприклад, графічні зображення, жести, міміка та інші рухи тіла.

4. Канали передачі  – засоби, за допомогою яких  сигнал спрямовується від передавача  до приймача. Канали діляться на засоби масової інформації і між особові канали [4].

На вибір каналу передачі впливають такі фактори:

– тип символів, що використовуються для кодування інформації;

– характер повідомлення, що передається;

 – вагомість і  привабливість даного каналу для одержувача повідомлення;

– конкретні переваги або недоліки того чи іншого типу каналу.

Для підвищення ефективності комунікації рекомендується використовувати два або більше канали для передавання одного і того самого повідомлення.

5.Декодування – процес  за допомогою якого приймач  повідомлення переводить одержані  символи в конкретну інформацію  і інтерпретує її значення. Тобто  одержувач декодує повідомлення  шляхом перетворення символів  у значення. Якщо не потрібна  реакція на ідеї то процес обміну інформацією на цьому завершується. 

6. Приймач – цільова  аудиторія або особа, якій призначається  інформація яка її інтерпретує.

7. Відгук – сукупність  реакцій обмежувача повідомлення  після ознайомлення із його  змістом. Можна спостерігати три основні типи результатів комунікації: а) зміни в знаннях одержувача; б) зміна установок одержувача; в) зміни поведінки одержувача повідомлення.

8. Зворотній зв'язок  – частина відгуку одержувача, що поступає передавачу. Вона  розглядається як сигнал спрямований одержувачем інформації відправнику повідомлення, як підтвердження факту одержання повідомлення. Він характеризує ступінь розуміння або нерозуміння інформації, що міститься в ньому. При цьому одержувач:

– кодує інформацію про  те, як він сприйняв і зрозумів повідомлення;

– обирає відповідний  канал комунікації;

– передає це повідомлення відправнику.

Відправник, в свою чергу:

– декодує це повідомлення;

– порівнює інформацію відправника  з оригінальною концепцією комунікації  і визначає ступінь їх взаєморозуміння.

Безумовно, наявність  зворотного зв’язку збільшує тривалість комунікації, ускладнює процес, але  підвищує його ефективність, забезпечує впевненість у правильності інтерпретації  концепції комунікації.

Тобто, процес комунікацій  розпочинається, коли одна особа (відправник) хоче передати факт, ідею, думку або іншу інформацію комусь іншому (одержувачу). Ця інформація має значення для відправника незалежно від того, чи вона проста і конкретна, чи складна й абстрактна. Наступна дія – це кодування інформації у форму, що відповідає ситуації. Кодування може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів або навіть художнього вираження і фізичних дій. Після того, як повідомлення закодовано, його передають відповідними засобами зв'язку. Звичайні засоби зв'язку в організаціях – це наради, електронна пошта, записки, листи, звіти та телефонні розмови. Далі відбувається розкодування у форму, яка має значення для одержувача. Як уже зазначено, значення цієї інформації може бути різним. У багатьох випадках воно є підставою для відповіді, і тоді утворюється цикл, оскільки нове повідомлення у такій же послідовності передається початковому відправникові [додаток А].

До інших аспектів, які можуть викликати проблеми в  комунікаціях, можна віднести незадовільний  склад і використання комітетів, робочих груп, кадрів, а також спосіб організації влади й розподілення задач. Зрештою, створювати проблеми при обміні інформацією можуть конфлікти між різними групами й відділами організації. Наприклад, якщо вони вважають, що дублюють один одного в деяких питаннях. Вочевидь, погано опрацьована інформаційна система може знижувати ефективність обміну інформацією й прийняття рішень у організації.[ 3].

 

1.2. Комунікаційний  процес в діяльності організації.

Щораз популярніші форми  комунікацій в організаціях ґрунтуються на електронних комунікаційних технологіях. Інформаційна технологія (IT) стосується ресурсів, які використовує організація для менеджменту інформації, що потрібна для досягнення її цілей [17].IT може використовувати комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування. Крім того, IT передбачає використання програмних засобів, які полегшують ефективне застосування системних ресурсів під час опрацювання інформації менеджерами. Як типові інформаційні системи в організаціях, так і персональні інформаційні технології змінили стиль комунікацій між менеджерами.

Організації можуть використовувати  різні види інформаційних систем. Ми розглянемо шість найпоширеніших видів — операційно-виконавчі  системи, базові інформаційні системи  менеджменту, системи підтримки рішень, адміністративні інформаційні системи, Інтернет  – мережі.

За допомогою операційно-виконавчої системи (ОВС) виконують рутинні  та поточні операції в системі  бізнесу. Загалом ця система потрібна, коли організація повинна опрацьовувати велику кількість однорідних операцій. Крім того, її використовують у разі виписування більшості рахунків споживачам, для банківських операцій, торговельної статистики. Прикладом ОВС є автоматичні сканери, які реєструють кожну продану одиницю з її ціною.

Іншою популярною формою інформаційного менеджменту є інформаційна система менеджменту (ІСМ). ІСМ збирає дані, організовує і систематизує їх у формі, зручній для менеджерів, а тоді забезпечує цих менеджерів інформацією, яка потрібна їм для роботи.

Система підтримки рішень (СПР) набуває останнім часом щораз більшої популярності. Вона може автоматично знайти, опрацювати та підсумувати інформацію, потрібну менеджерам для специфічних рішень. Крім того, СПР значно гнучкіша від традиційної ІСМ. Наприклад, менеджеру потрібно знати можливі наслідки підвищення цін на конкретний продукт, який продає фірма. Він за допомогою СПР може визначити потенційні наслідки підвищення цін на 5, 7 і 10%, оскільки ця система уже знає тенденцію зміни цін на продукцію, ціни конкурентів, їхні недавні зміни цін, вплив цін на обсяги продажу, сезонні коливання попиту і цін, інфляційні рівні та практично будь-яку іншу інформацію. СПР у цьому випадку обчислює за плановий продаж, частку на ринку, прибутки на кожен рівень потенційного підвищення цін і видає ці дані менеджеру.

Адміністративна інформаційна система (АІС) належить до нових форм інформаційних систем. Вона призначена для спеціальних потреб опрацювання інформації менеджерами вищого рівня. Оскільки багато менеджерів вищого рівня не мають належних комп'ютерних навиків, а потребують специфічної інформації, яка не завжди є легкодоступною у звичайних системах, вони неохоче користуються інформаційними системами організації. АІС же сконструйована так, що користуватися нею зручно і технічні знання для цього мати не обов'язково. Інформація, яку надають АІС, дає змогу менеджерам оминати деталі й одержувати відразу загальні дані та моделі, які вплинуть на ухвалення стратегічних рішень. АІС підсумовує інформацію для менеджерів, а також пристосовує її до специфічних потреб менеджера.

Багато великих організацій  сьогодні також створюють Інтернет – мережі – комунікаційні мережі, подібні до Інтернету, однак які  діють у межах однієї організації. Такі системи дають змогу кожній бізнесовій структурі або відділу всередині організації накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для працівників цих структур або відділів. Окремі функціональні групи можуть використовувати Інтернет для комунікацій.

Природа комунікацій  в організаціях докорінно змінюється, головне, внаслідок нових технологій персональних електронних комунікацій та майбутніх очікувань більших змін. Електронні друкарські машинки та фотокопіювальні машини були першими досягненнями у цій галузі. Наприклад, фотокопіювальна машина давала змогу менеджеру роздавати надрукований звіт багатьом особам за дуже короткий час. Персональні комп'ютери прискорили процес. Системи електронної пошти, Інтернет та корпоративні Інтернети удосконалять комунікаційні технології в наступні роки. Тепер можна проводити конференції, під час яких менеджери перебувають на своїх робочих місцях (в офісах різних міст) і спілкуються за допомогою телевізійних моніторів. Дуже детальну інформацію можна легко отримати з великих електронних баз даних. Електронна технологія дала поштовх новій версії старої організації роботи. Телеробота (telecommuting) – так називають надомну роботу. У цьому випадку люди працюють вдома і періодично передають результати своєї праці компанії засобами комп'ютерного зв'язку (через модем). Наприклад, можна консультуватися з клієнтами по телефону, надсилати їм звіти за допомогою свого модему або Federal Express. Мобільні телефони та факс полегшують комунікації між менеджерами. Багато з них тепер користуються мобільними телефонами в дорозі та носять їх з собою навіть на обід. Факс дає змогу людям надсилати документи з текстом і графіками та отримувати зворотний зв'язок[14 ].

Отже, останні досягнення в галузі інформаційних технологій можуть сприяти покращенню обміну інформації в організаціях. Персональний комп`ютер уже зробив великий вплив на інформацію, яку керівники, допоміжний персонал і працівники розсилають і отримують. Електронна пошта дає працівникам можливість направляти письмові повідомлення будь-якій особі в організації. Це має зменшити традиційно невичерпний потік телефонних розмов. Крім того електронна пошта — ефективний засіб зв`язку між людьми, що вони знаходяться в різних приміщеннях, різних містах і навіть різних штатах і країнах. Суттєвою відмінністю на користь електронної пошти є можливість відправляти одне повідомлення великій кількості одержувачів. Також на багатьох підприємствах дозволяють працівникам користуватися Інтернет-пейджером ICQ як відносно дешевого й миттєвого засобу зв`язку. А в ході відеоконференцій люди, що знаходяться в різних місцях і навіть у різних країнах, обговорюють різноманітні проблеми й при цьому бачать одне одного в обличчя.

 

РОЗДІЛ 2

АНАЛИЗ ПП «Час-Н» ЯК СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ

 

2.1. Кількісна  та якісна оцінка елементів  системи управління  ПП «Час-Н»

ПП «Час-Н» засноване в 1994 році як цех сімферопольского заводу “Фіолент”. В 1995 році завод був підпорядкований міністерству верстатобудування та інструментальної промисловості СРСР. З цього часу завод налагодив масовий випуск різців токарних напайних, збірних, фрез кінцевих, наборів слюсарно – монтажних інструментів.

Акціонування підприємства почалось в 1995 році. На 1 листопада 1996 року на аукціонах продано 43% акцій. Статутний  фонд становить 56442 гривень. Чисельність  робітників становить 245 чол.

Метою діяльності ПП «Час-Н» є отримання прибутку за рахунок наукової, виробничої та підприємницької діяльності.

Предметом діяльності є :

• виробництво слюсарно – монтажних, металорізальних інструментів для машинобудівних підприємств, підприємств різноманітних галузей народного господарства, майстерень ремонтного профілю, сільскогосподарських підприємств, підприємств “Агротехсервісу”, транспорту, а також власників легкових автомобілей;
• реалізація на основі отриманого прибутку соціальних і економічних потреб працівників, створення безпечних умов праці;
• збереження на договірній основі мобілізаційних потужностей;
• виробництво та реалізація товарів народного споживання;
• надання послуг іншим юридичним особам та населенню;
• зовнішньоекономічна діяльність;
• комерційна, посередницька, торгова та інші види господарської діяльності, не заборонені чинним законодавством.