Коммуникационный процесс на предприятии

                                                                                              «нишпорки»;                                                                                                         

 

Рис. 1.1.1 Схема типізації  комунікації за Б. Гурне                                                                                           

За М.Месконом розрізняють  організаційні та міжособистісні (вербальні  і невербальні) комунікації. ( Рис. 1.1.2 ).

Схема «Типізація комунікації  за М. Месконом »

Рис. 1.1.2 Схема типізації  комунікації за М. Месконом                                                                                           

О.П.Єгоршин дає класифікацію факторів, які впливають на ефективність комунікацій, зокрема виділяє такі групи ознак: види комунікацій (вербальні: усні, письмові; і невербальні: рухи тіла, параметри мови), способи забезпечення, типи особистості (екстраверт та інтроверт), індикатор модальності (візуальна, аудиальна, кінестична), трансактний аналіз

( Рис. 1.1.3 ).

Схема «Типізація комунікації  за О. П. Єгоршин »

 

Комунікація

 

 

 

 

 

Рис. 1.1.3 Схема типізації  комунікації за О. П. Єгоршин                                                                                           

 

          А.В.Сокололов в залежності від  матеріально-технічних засобів, тобто від використання каналів, поділяє комунікацію на( Рис. 1.1.4 ):

Схема «Типізація комунікації  за А. В. Соколов »

 

Комунікація

 

 

     

 

 

 

Рис. 1.1.4 Схема типізації  комунікації за А. В. Соколов                                                                                           

В залежності від каналу передачі Соколов поділяє комунікації  на

( Рис. 1.1.5 ):

Схема «Типізація комунікації  за А. В. Соколов »

 

Комунікація

 

 

 

Рис. 1.1.5 Схема типізації  комунікації за А. В. Соколов                                                                                           

За сферою діяльності комунікації можуть бути розподілені, як невиробничі, ті що не стосуються процесу  виробництва (особисті, побутові), виробничі  та науково-дослідні, які включають в себе і аспекти освіти та підвищення кваліфікації[ 22].

   Комунікації поділяються  за характером учасників:

 – між двома  особами;

 – між особою  і групою;

• внутрішньогрупові.

 

Комунікації можуть бути одноканальні і багатоканальні. Кожна людина має різноманітні інтереси, які і визначають множинність його комунікацій. Але в певній діяльності інтереси людини можуть зводитися до одного типу зв'язків. Це буває при дуже вузькій спеціалізації діяльності або дуже обмежених повноваженнях. Це часто відображає і певний стиль управління: управління по обмеженому складу проблем або звуженому завданню.

Одноканальні комунікації часто виступають у вигляді явної і навмисно виділеної пріоритетності проблеми в комплексі дій менеджера. Він як би не звертає уваги на інші проблеми, все підпорядковувавши одній з них. В цьому випадку і всі його зв'язки зводяться до однієї, обмеженою даною проблемою. Навпаки, багатоканальні комунікації свідчать про широту підходу до проблематики управління, різноманітності вирішуваних проблем.

Крім того, характеристики одноканальних і багатоканальних комунікацій визначаються і системою інформаційного забезпечення управління. Безліч каналів надходження інформації, різноманітність інформації створюють багатоканальні комунікації.

Комунікації можуть бути стійкими і нестійкими. В одному випадку позитивне значення мають стійкі комунікації, в іншому - навпроти, нестійкі. Все залежить від того, як ті або інші комунікації визначають якість управлінського рішення, як вони впливають на процес розробки управлінських рішень. Звичайно, поняття стійкості комунікацій має умовний характер. Але кожен менеджер знає, які зв'язки йому заважають в роботі і які сприяють, які стійко заважають, а які можуть швидко безболісно зникнути.

За умовами виникнення і характером прояву в діяльності людини комунікації можуть бути ситуативними і постійними.

Ситуативні комунікації нерідко відображають виникнення конфліктів і тим самим вимагають додаткової уваги. Ці комунікації можуть бути руйнівними для організації. Ситуативні комунікації виникають і як результат діяльності менеджера. Адже конфлікт - не завжди негативне явище, в деяких обставинах він може бути і благом.

Комунікації можуть бути уявними і реальними. Як уявні комунікації виступають ті зв'язки, які існують по якихось встановлених організаційних положеннях, але не реалізуються в практичній діяльності, не роблять помітного впливу на взаємини службовців. У практиці управління часто доводиться спостерігати існування уявних комунікацій, які народжуються іноді у зв'язку з якимись амбіціями, іноді в процесі старіння організаційних положень, вчасно не переглянутих і не скоректованих з реальними потребами організації, іноді уявні комунікації виникають, як можливість перекласти відповідальність при виникненні критичної ситуації.

Проаналізувавши перелічені класифікації комунікацій, ми вирішили використовувати в подальшому типізацію  А. В. Соколова. Проте він не подає  визначення неформальних комунікацій, тому ми вирішили включити класифікацію Б. Гурне. Як зазначає вчений звичайні форми неформальних комунікацій в організаціях – це непідтверджені повідомлення і чутки, менеджмент "нишпорки" та несловесні комунікації.

1. Система непідтверджених повідомлень і чуток – це неформальна комунікативна система, яка може поширюватися по цілій організації [ 11 ].  Вона є у будь-якій організації, за винятком дуже малої. Єдиної думки щодо достовірності інформації цієї системи немає, проте дослідження щораз більше підтверджують її значну достовірність, особливо якщо інформація ґрунтується на фактах, а не на спекуляціях. Результати одного дослідження засвідчили, що непідтверджені повідомлення і чутки мають 75-95% достовірності. Саме цим дослідженням виявлено, що неформальні комунікації поширюються з двох головних причин:

– вони виникають під  час процесів злиття, придбання та поглинання організацій. Оскільки ці процеси можуть значно вплинути на людей в організаціях, то вони більше часу проводять за розмовами про це;

– щораз більше корпорацій переносять свої офіси з міста  до передмість. Тому працівники мають менше змоги спілкуватися з людьми поза організацією, а більше розмовляють один з одним.

2. Іншою популярною  формою неформальних комунікацій  є так званий менеджмент «нишпорки». Головна його ідея полягає в тому, що деякі менеджери завжди в курсі того, що відбувається, "нишпорячи" навколо і розмовляючи з людьми – підлеглими, постачальниками, клієнтами або іншими особами, які причетні до організації. Деякі менеджери, наприклад, часто відвідують кухню, складські приміщення та приміщення охорони кожного разу, коли роблять обхід своєї організації. Вони стверджують, що розмовляючи з працівниками, набираються нових ідей і краще "відчувають" роботу всієї компанії.

3. Спорідненою формою  комунікацій в організаціях, яка  не має назви, є неформальний  взаємообмін інформацією, який відбувається поза звичним робочим місцем. Працівники, які беруть участь у пікніку, грають у команді з бейсболу або їздять разом рибалити, звичайно, частину свого часу розмовляють про роботу. Наприклад, інженери однієї відомої компанії, часто після роботи збираються у когось із працівників вдома і розмовляють про новий урядовий контракт, який отримала компанія, погоду, свого боса, ціну на акції компанії, місцеву політику та інші проблеми. Такі неформальні зустрічі слугують важливій меті. Вони виявляють певну культуру і поліпшують розуміння того, як працює організація.

4. Несловесні комунікації  - це обмін інформацією без  слів або за допомогою слів  з підтекстом [16]. Вони є дуже впливовою, однак малозрозумілою формою комунікацій в організації, оскільки в них беруть участь вираз обличчя, рухи тіла, фізичні контакти та жести. Дослідженням виявлено, що 55% змісту повідомлення передає вираз обличчя та постава тіла, інші 38% залежать від інтонації, а слова самі по собі відображають лише 7% змісту повідомлення. Визначено три види несловесних комунікацій, які застосовують менеджери - уявлення, оточення та мова жестів.

Формальні комунікації  А. В. Соколов поділяє на документальні  та усні комунікації і відповідно кожен з цих різновидів має  свої переваги та недоліки.

1. Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов тощо. Дослідженнями виявлено, що більшість менеджерів витрачають на розмови з людьми 50-90% свого часу. Головна перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотний зв'язок та взаємний обмін у формі словесних запитань або усних домовленостей, виразу обличчя та жестів. Усні комунікації прості (все, що потрібно зробити відправнику – це розмовляти), проте в деяких ситуаціях бажана ретельна підготовка до розмови. Усні комунікації також мають вади. Вони можуть бути недостовірними, якщо співбесідник добирав неправильних слів для вираження суті або пропускає важливі деталі чи якісь перешкоди переривають процес, або ж слухач (одержувач) забуває частину чи все повідомлення. У двосторонньому обговоренні не вистачає часу на виважені відповіді або ознайомлення з багатьма новими фактами. Крім того, хоча більшість менеджерів комунікабельні, і для них не становить труднощів говорити з людьми особисто або у невеликих групах, проте небагато з них у захопленні від промов перед більшою аудиторією. Перевагою таких комунікацій є економія часу, швидке порозуміння, яке забезпечується інтонацією, гучністю голосу, його емоційними забарвленням.

Інтонація служить індикатором  психологічного стану того, хто говорить. Якщо вона повчальна, то в співрозмовника виникає внутрішній протест щодо неї; якщо довірлива – співрозмовник  відчуває власну винятковість, що налаштовує його на сприйняття інформації та довіру до неї.

Гучність голосу впливає  на увагу слухача. Зокрема, особливий  наголос на певному слові означає  важливість його для осмислення подальшої  інформації.

Емоційне забарвлення  голосу свідчить про обурення чи невдоволення людини тим, що відбувається. До цього засобу нерідко вдаються керівники, вказуючи підлеглим на допущені ними помилки.

2. Документальні комунікації – це записки, листи, звіти, записи тощо. За їхньою допомогою можна вирішити багато проблем, пов'язаних з усними комунікаціями. Проте письмові комунікації не такі поширені, як може виглядати. Група менеджерів під час опитування зазначила, що лише 13% пошти, яку вони отримують, відразу їм потрібна. Понад 80% менеджерів, яких опитували в іншому дослідженні, уважають, що письмові комунікації, які вони отримували, мали посередній або низький рівень. Одна з найбільших вад письмових комунікацій та, що вони затримують зворотний зв'язок та взаємообмін. Коли один менеджер надсилає іншому листа, то цього листа треба написати або продиктувати, надрукувати, відправити, отримати, розкрити і прочитати. Якщо ж у листі буде незрозуміла інформація, то можна витратити кілька днів, щоб з'ясувати її й уточнити. Телефонна ж розмова дає змогу вирішити усю справу за кілька хвилин. Письмові комунікації, які часто не забезпечують зворотного зв'язку та взаємообміну, ще й складніші від усних і потребують більше часу. Звичайно, письмові комунікації мають і деякі переваги. Вони досить достовірні: постійно реєструють взаємні стосунки. Відправник може витратити час для збирання й опрацювання інформації. Одержувач має змогу уважно прочитати, а потім використати її знову в разі потреби. З огляду на це письмові комунікації прийнятніші, коли йдеться про важливі деталі. Їм також надають перевагу, коли одній або двом сторонам потрібні письмові матеріали як свідчення того, що насправді відбувалося.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між  двома або більшою кількістю  людей [14]. Основні функції комунікаційного  процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного її елемента. Основна мета комунікативного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності її передачі. Тому попередньо треба мати уявлення про стадії процесу комунікації.