Коммуникационный менеджмент

 

   Анализируя  таблицу 2.1 можно сделать следующие  выводы:

   1. В ХРЦС отсутствует служба ПР, функции которого выполняют различные работники администрации ХРЦС, которые в этих вопросах не компетентны;

   2. Большинство из направлений деятельности  ПР не выполняется по различным причинам (нет персонала, который мог бы заняться организацией данных направлений, руководство ХРЦС не считает эти направления необходимыми).

   Таким образом, в ХРЦС необходимо создать  службу ПР, которая взяла бы на себя работу по всем направлениям деятельности ПР, освободив персонал ныне этим занимающийся. 

   2. Построение организационной структуры службы ПР в ХРЦС 

   Так как ХРЦС:

   - Мал по размерам;

      - Имеет много месторасположений, в каждом из которых немного занятых или потребителей и все заняты одним или сходными видами деятельности;

      - Сконцентрирован в одном регионе (ДВ);

      - Не имеет значимых культурных или технологических различий;

      - Преимущественно вовлечен в единственную отрасль (услуги связи).

   То  уместна централизованная система ПР, с приданием ПР-службе статуса самостоятельной функции с прямой подотчетностью начальнику ХРЦС.

   Ниже  представлена организационная структура  ХРЦС, в которой сделан акцент (развёртывание) на службу ПР.

   В обязанности специалиста по внешним  связям вменяется:

   1. Работа со СМИ;

      2. Отношения с потребителями;

      3. Отношения с партнёрами (поставщики средств производства);

      4. Отношения с местной общественностью;

      5. Отношения с государством и  местными органами управления;

      6. Создание и поддержка внешнего  имиджа предприятия.

   В обязанности  специалиста по внутренним связям включено:

   1.  Отношения с занятым персоналом;

   2. Управление кризисом;

   3. Создание и поддержание средств внутриорганизационных коммуникаций;

   4. Создание  и поддержка внутреннего имиджа  предприятия;

   5. Организация  специальных событий (конференций,  слётов и т.д.);

   6. Организация  корпоративных встреч сотрудников  предприятия. 
 

 

   

   

   Рис. 2.1 Организационная структура ХРЦС 

   3. Создание должностной инструкции для начальника отдела по связям с общественностью

   Должностная инструкция разрабатывается руководителем  отдела, сотрудниками отдела кадров или специалистом по работе с персоналом на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, кроме руководителей, деятельность которых регламентируется положением. При её разработке необходимо опираться на такие основополагающие документы, как классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика), Трудовой кодекс РФ, а также Положение организации и структурного подразделения.

   Основные  положения инструкции должны быть согласованы  с юрисконсультом, а затем она утверждается руководителем предприятия и при заключении трудового договора доводится до сведения сотрудника под расписку (он проставляет ознакомительную визу «С инструкцией ознакомлен», дату, подпись). Все изменения в должностной инструкции должны вноситься специальным приказом руководителя.

   Должностная инструкция оформляется на общем  бланке организации. Ее обязательные реквизиты: «наименование организации», «гриф утверждения», «наименование вида документа», «дата», «номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись».

   Ниже  представлена должностная инструкция начальника отдела по связям с общественностью. 
 
 
 
 
 
 

   4. Анализ целесообразности создания  отдела по связям с общественностью  в ХРЦС: 

   Таблица 2.2 Преимущества и недостатки использования  различных служб по связям с общественностью 

 
 
 
 
 

   Продолжение таблицы 2.2

   Таким образом, анализируя таблицу 2.2, сделаны  следующие выводы:

   1. Вновь создаваемый отдел по связям с общественность встречается со следующими препятствиями:

   - трудно и долговременно подобрать  сотрудников, обладающих необходимым  уровнем образования и опытом:

   - после подбора кадров необходимо  оборудовать рабочее место;

   2. Но при этом есть явные преимущества создания своего отдела по связям с общественностью:

   - работники отдела более осведомлены  о специфике работы предприятия,  а следовательно смогут предложить  эффективные средства ПР, в отличие  от сторонних консультантов;

   - отдел подчиняется непосредственно руководителю предприятия;

   - требуются меньшие затраты на  оплату труда работников отдела;

   - продолжительность существования  отдела будет определяться руководителем ХРЦС, а не сторонней организацией.

   3. Соответственно, выбор падает в  пользу создания собственного отдела по связям с общественностью в ХРЦС. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   5. Пресс-релиз  для ХРЦС 

   Пресс-релиз - это сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Например, о проведении учебных семинаров известной фирмой, об открытии нового зарубежного представительства компании, о предоставлении нового вида услуг.

   Существует  три наиболее распространенных предмета релиза:

      - Объявление (нового продукта или нового этапа/ события в развитии организации),

      - Управленческие изменения в организациях (смена лидеров),

      - Публичное выступление менеджера компании.

   Правила подготовки пресс-релиза, повышающие шансы  пресс-релиза быть размещенным в  прессе:

   1. Пресс-релиз лучше печатать на  бланке организации — с названием,  адресом.

   2. Необходим выигрышный броский  заголовок. Лучше оформить его  в организационном стиле (шрифт, цвет).

   Размещение  историй в прессе специалистом ПР предполагает учет следующих правил:

   1. Знание сроков.

     Есть сроки подготовки и сдачи  материала журналистами, сроки подписания в печать готового номера, чтобы тираж мог быть отпечатан и выведен на информационный рынок без опоздания. Поэтому публикация материала возможна лишь при выдержке сроков их преставления. Задержавшаяся новость — уже не новость.

   2. Пишите, а не звоните.

   Лучше слать письменную информацию — с курьером или по факсу, чем пытаться объяснить это по телефону.

   3. Адресуйте релиз конкретной персоне  или редактору. Газеты разделены  на тематические отделы (полосы, колонки): бизнес, политика, спорт, развлечения. Адресация релиза конкретной персоне или редактору конкретного отдела повышает вероятность для релиза быть прочитанным, в сравнении с общей адресацией просто «редактору». Специалист ПР должен знать специфику функций персонала газеты. Например, кто отвечает за общую политику газеты, кто за колонку редактора (включая секцию мнений читателей), кто за всё содержание новостей.

   4. Осуществляйте личные контакты. Знакомство с репортером не  обязательно означает немедленную  публикацию истории, но может  принести отдалённые результаты. Тот, кто знаком с редактором новостей местного еженедельника или редактора городских новостей ежедневной газеты имеет преимущество над коллегами, что не знакомы. Кроме того, после того, как репортер использовал вашу историю, необходимо поблагодарить его, особенно за аккуратность передачи информации.

   5. Не стоит протестовать и возмущаться,  если ваша история не принята  редактором. На каждый принятый релиз приходится дюжина не принятых. Слишком сильно протестующего специалиста по ПР редактор запомнит.

   6. Используйте эксклюзивы экономно. Назначение эксклюзивного интервью  одной газете означает, что всем  другим в нем отказывается. Это  вызывает отчуждение других газет.

   7. Звоните в газету редактору  сами, а не поручайте секретарю.  Редакторы и репортеры обычно не имеют ассистентов, и поручение секретарю связи с журналистом ухудшает контакт.

   Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:

1. в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
2. заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
3. более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
4. первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
5. объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
6. в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
7. пресс-релиз составляется на бланке организации;
8. в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.

   Приоритетным  способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу. При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.