Коммуникации в управлении

Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Создаваемая руководителем сеть состоит  из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между  заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными.

Сеть этих связей создает реальную структуру организации.

Задача формальной организационной  структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.

Существуют устоявшиеся образцы  коммуникационных сетей для групп  одной и той же численности.

Рисунок 2 – Типы коммуникационных сетей

В сетях типа “кружок” члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними.

В сетях типа “колесо” представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные  коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре “колеса”, имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы:

- он получает больше посланий,

- чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции,

- больше оказывает социальное влияние на других членов группы,

- обычно несет большую ответственность за передачу информации,

- от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Аналогичная картина наблюдается  в сетях типа “Y”. Такие сети называются централизованными и могут быть эффективными, если решаются простые  проблемы.

Другой тип властной иерархии представляют сети типа “цепочки”, в которых  появляются горизонтальные связи - элемент децентрализации.

”Всеканальные” сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания  отношений власти и контроля в  организации. Известно, что скрытие  или централизация информации поддерживает властные отношения.

Характер взаимозависимости работ  и людей в группе или организации  будет определять тип более эффективной  коммуникационной сети.

Простая взаимозависимость допускает  использование централизованных сетей.

Сложная взаимозависимость требует  “командного” подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная  сеть может и не решить простую  задачу.

Коммуникационный стиль - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими .

Существует много различных  стилей, используемых людьми в межличностной  коммуникации, так же как и много  подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно  ожидать от поведения, связанного с  определенным стилем.

За основу измерения межличностной  коммуникации можно взять такие  две переменные, как открытость по отношению к другим и адекватность обратной связи.

Первое измерение включает открытие или раскрытие себя для других и принятие ответной реакции от других, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и  наши действия.

Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими  своими мыслями и чувствами о  них.

Построив на этой основе матрицу, где  по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали второе, можно выделить пять стилей межличностной  коммуникации.

В первом квадранте будет находиться коммуникационный стиль индивидов, который может быть определен как открытие себя.

Этот стиль характеризуется:

- высокой степенью открытости себя другим,

- низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль.

Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себя, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение.

К сожалению, этот стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего  его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид  может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных  отношений между коммуницирующими сторонами.

Во втором квадранте коммуникационный стиль индивида определяется как  реализация себя и характеризуется  как максимальной открытостью, так  и максимальной обратной связью. В  идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в  статусе, и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

В третьем квадранте коммуникационный стиль характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем  открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как  бы изолирует себя, не давая другим познать его. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и  чувств к другим.

В четвертом квадранте коммуникационный стиль связан с защитой себя и, характеризуется низким уровнем  открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или  более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят  осуждать других. Они любят слушать  о себе, но не любят обсуждать  свои качества, особенно плохие, с другими.

В середине располагаются индивиды, “продающие” себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется “торговля за себя” и характеризуется  умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид  реализует себя, более желателен  и используется в большем количестве ситуаций.

 

4. Современные бизнес коммуникации

Гибкие средства электронных коммуникаций, которые бы оправдывали затраты  на их приобретение, сейчас нужны организациям больше, чем когда либо. Приведем примеры наиболее популярных инструментов,  доступных на сегодняшний день.

 

4.1 Microsoft Exchange Server

Краеугольный камень Объединенных коммуникаций Microsoft – это гибкая и надежная платформа для обмена сообщениями, которая помогает сократить затраты на 50-80%, повысить продуктивность пользователей с помощью повсеместного доступа к электронным коммуникациям и снизить риски с помощью средств контроля и защиты информации.

- Сокращение затрат на ИТ благодаря гибкости и надежности.

Необходимость оптимизации ИТ-инфраструктуры в соответствии с постоянно меняющимися  условиями бизнеса требует от вас гибкости, и поэтому так  важны инвестиции в решения, которые  дают вам и вашей организации  возможность выбора. Exchange Server обеспечивает гибкость развертывания с учетом ваших индивидуальных потребностей, а также простоту поддержки непрерывного доступа пользователей к электронной почте.

Гибкость и надежность были достигнуты благодаря инновациям в базовых  технологиях Exchange. Эти инновации проявляются в повышении производительности, масштабируемости и надежности при одновременном снижении совокупной стоимости владения на 50-80%.

Новая единая технология обеспечения  высокой доступности и аварийного восстановления позволяет добиться нового уровня надежности, при этом уменьшение затрат на обеспечение непрерывности  бизнеса может достигать 80%. Новые  возможности, такие, как репликация баз данных с переключением между  ними в группах доступности (Database Availability Groups, DAG) и доступ к почтовому ящику во время его переноса, позволяют вам легче и увереннее обеспечивать отказоустойчивость почтовых ящиков, применяя при этом знакомые средства управления Exchange.

Более широкий выбор вариантов  хранения данных позволяет приспособить инфраструктуру Exchange к специфическим требованиям бизнеса и ИТ, сократив при этом суммарные расходы на хранение данных на 50-70%. Поддерживаются самые разнообразные устройства хранения данных, от традиционных систем с подключением к сетям хранения данных (Storage Area Network, SAN) до недорогих систем хранения прямого подключения (Direct Attached Storage, DAS). Увеличенный размер почтовых ящиков избавляет пользователей от необходимости постоянно архивировать или удалять сообщения с тем, чтобы не превысить квоту на объем хранимой информации.

Новшества в средствах администрирования  Exchange 2010 помогут сократить эксплуатационные расходы на 15-20% за счет снижения нагрузки на ИТ-персонал. Новая модель управления доступом на основе ролей, режим самообслуживания и веб-панель управления Exchange позволяют делегировать несложные рутинные задачи пользователям, не требуя для этого предоставлять им полные административные права или повышать нагрузку на службу поддержки.

- Обеспечение повсеместного доступа к электронным коммуникациям

Успех вашей организации зависит  от технологических решений, которые  делают работу пользователей более  продуктивной. С помощью Exchange вы можете предоставить вашим пользователям экономичный и безопасный доступ ко всем средствам взаимодействия — электронной почте, голосовой почте, мгновенным сообщениям и многому другому – практически с любого ПК, веб-браузера или мобильного устройства, тем самым помогая повысить производительность труда.

Благодаря Exchange пользователи смогут повысить свою продуктивность и упростить взаимодействие между собой и с бизнес-партнерами с помощью следующих возможностей:

Экономящие время средства управления почтовым ящиком, которые помогают вашим пользователям сортировать  и приоритизировать сообщения, которые те получают ежедневно. Exchange включает в себя представление в виде бесед, которое автоматически группирует сообщения в цепочки независимо от того, в каких папках почтового ящика те находятся, а также подсказки MailTips, которые заблаговременно сообщают пользователям про обстоятельства, которые могут привести к бесполезной или ошибочной отправке сообщений. Новая встроенная поддержка мгновенных сообщений и SMS-сообщений в Outlook Web App предоставляет вашим пользователям весь набор средств взаимодействия везде, где есть доступ к веб-клиенту.

Голосовая почта нового поколения на базе Exchange 2, которая позволит вашим пользователям создавать персональные голосовые меню и правила обработки звонков, тем самым обеспечивая приоритизацию и маршрутизацию вызовов. Замена вашей устаревшей системы на голосовую почту Exchange с ее улучшенными возможностями позволит сократить ваши расходы на 50%.

Самый удобный пользовательский интерфейс  в Outlook на ПК, Outlook Web App в веб-браузере и Exchange ActiveSync, стандарт де-факто для мобильных устройств. Благодаря встроенным в Exchange ActiveSync возможностям вы сможете сократить расходы на безопасный мобильный обмен сообщениями на практически любых смартфонах, включая iPhone, Windows Mobile или Blackberry.

- Снижение рисков с помощью средств контроля и защиты информации

Все больше приложений и устройств  получают доступ к вашей инфраструктуре электронной почты, поэтому сейчас как никогда важно при выборе решения предусмотреть защиту критически важной информации, передаваемой по электронной почте. Exchange Server включает в себя встроенные средства контроля, защиты информации и соблюдения нормативов, которые позволяют вам упростить и автоматизировать этот процесс.

Microsoft выделяет преимущества использования Exchange:

1. Снижение расходов

Exchange Server помогает снизить расходы благодаря встроенным средствам резервного копирования, архивации, мобильного доступа и голосовой почты, что позволяет обойтись без использования сторонних продуктов.

2. Простота обеспечения высокой доступности и аварийного восстановления

Exchange Server упрощает поддержку высокой доступности и аварийного восстановления, что позволяет достичь нового уровня надежности и снизить сложность обеспечения непрерывности бизнеса.

3. Простота администрирования и меньшая зависимость от службы поддержки

Exchange Server включает в себя новые возможности самообслуживания, призванные помочь пользователям в выполнении их обычных задач без обращения в службу поддержки.

4. Удобный доступ к сообщениям

Exchange Server предоставляет пользователю универсальный почтовый ящик, обеспечивающий работу с сообщениями любых типов.

5. Разгрузка почтового ящика и повышение продуктивности пользователей

Exchange Server содержит новые средства повышения производительности труда, которые помогают пользователям упорядочивать и приоритизировать сообщения в их почтовых ящиках.