Эффиктивность кадровой службы при отборе и найме персонала в организации

Адаптация. При рассмотрении взаимосвязи процессов адаптации  и отбора и найма персонала  адаптация должна рассматриваться  как интегральный процесс, результатом  которого является комплексное воздействие на индивида. По большому счету, адаптация является прямым продолжением процесса подбора персонала. От того, насколько успешной она была, зависит, останется ли нанятый человек в компании. Очевидно, что если процесс адаптации в компании не налажен, это автоматически ведет к увеличению объема работы в области подбора персонала с целью замещения сотрудников, не сумевших адаптироваться, не прошедших испытательный срок. Таким образом, можно говорить о том, что текучесть персонала зависит, в том числе, от успешности процесса адаптации, поэтому при планировании затрат на процесс отбора и найма персонала, необходимо, в том числе, четко знать процент сотрудников, успешно проходящих адаптацию в компании.

Оценка персонала. Выделяют следующие виды оценки: оценка при завершении испытательного срока; периодическая оценка всех сотрудников компании; разовая оценка (обычно происходит в случаях слияний/поглощений компании).

Основная задача оценки при завершении испытательного срока  состоит в том, чтобы определить, соответствует ли принятый сотрудник требованиям, предъявляемым к персоналу компании, успешно ли он справляется с задачами должности. При этом косвенно происходит и оценка эффективности процессов отбора и найма персонала (насколько правильным был выбор кандидатов в процессе финального отбора) и адаптации (все ли было сделано для успешного вхождения сотрудника в компанию).

Периодическая оценка сотрудников  компании проводится обычно по окончанию  отчетного периода (полгода, год), при  этом оценивается выполнение сотрудником тех задач, которые были поставлены в прошедшем периоде, выявляются сильные и слабые стороны. После чего определяются так называемые «зоны роста», т.е. те области, в которых сотруднику требуется дополнительное обучение, а также происходит процесс постановки задач на следующий период [25]. В случае выявления серьезного несоответствия сотрудника занимаемой должности возможно понижение его в должности, либо увольнение. Очевидно, что подобные случаи приводят, в том числе, к увеличению объема работы специалистов по подбору персонала, поскольку возникает потребность в заполнении вакансии, открывшейся вследствие перевода/увольнения несоответствующего требованиям должности сотрудника. Аналогичная ситуация может возникнуть и в обратном случае, когда сотрудника, по результатам оценки, повышают в должности. Оценка при слияниях/поглощениях ставит своей целью определить состав персонала, который будет работать в объединенной компании, поскольку ряд функций, как правило, дублируются, и из сотрудников, выполняющих одинаковые функции, необходимо выбрать лучших.

Обучение и развитие персонала. Влияние данной функции на процесс отбора и найма персонала достаточно велико. С одной стороны, наличие обучения, как и в случае адаптационного периода, так и в дальнейшем, может быть серьезным фактором, формирующим привлекательность компании для потенциальных сотрудников. С другой стороны от того, каким образом организовано обучение и развитие сотрудников в компании, зависит и направленность процесса отбора и найма персонала. Если компания ориентирована на постоянный профессиональный рост сотрудников, предоставляет широкие возможности обучения, то закрытие возникающих вакансий чаще происходит путем продвижения внутренних сотрудников компании, а набор извне происходит в основном на начальные позиции. Если процессы обучения не налажены, процесс отбора и найма персонала вынужденно ориентирован на подбор уже сложившихся специалистов, привлечение сотрудников полностью соответствующих требованию вакантной должности. В первом случае отбор и найм персонала осуществляется быстрее и с меньшим количеством затрат, однако больше затраты на обучение персонала, более длительным является процесс вхождения в должность. Во втором случае процесс отбора и найма персонала более длителен и дорогостоящ, но ниже затраты на дополнительное обучение. Очевидно, что в зависимости от выбранного варианта используются различные методы подбора персонала.

Еще одним направлением кадровой работы, оказывающим самое  серьезное воздействие на процесс  отбора и найма персонала, является мотивация, также называемая «компенсации и льготы» (в данном случае слово мотивация используется именно в контексте теории управления персоналом, а не в психологическом смысле, где оно имеет несколько иное значение). Уровень заработной платы и состав компенсационного пакета является одним из наиболее важных критериев, по которым происходит как выбор соискателями будущего места работы, так и отбор компанией нового сотрудника. В случае если уровень оплаты труда, установленный в компании, существенно ниже рыночного, подбор квалифицированного персонала серьезно затрудняется. И наоборот, высокий уровень оплаты труда, большой компенсационный пакет, социальные льготы привлекают в компанию новых сотрудников, дают управляющим компании возможность широкого выбора и более тщательного отбора [19]. Таким образом, существует прямое влияние на формирование стратегии отбора и найма персонала в части определения источников привлечения кандидатов, используемых методов.

Кадровое администрирование. В мировой практике влияние данного направления работы с персоналом на отбора и найма персонала невелико, однако в России оно имеет свои особенности. Речь идет о существовании так называемых «серых» и «черных» схем работы, когда оформление трудовых отношений производится с нарушением трудового законодательства, заработная плата делится на официальную и «конвертную» часть. Выбор компании использовать в своей работе «серые» схемы или нет, оказывает серьезное влияние на возможность привлечения в компанию лучших сотрудников [17].

Для того чтобы процесс  отбора и найма персонала был  эффективным, требуется наличие  и четкое соблюдение технологии подбора. Прежде всего, необходимо разделение данного  процесса на этапы, каждый из которых  заканчивается конкретным результатом. Представляется необходимым наличие следующих этапов: планирование потребности в персонале; формирование описания (требований к должности) на вакантную позицию; выбор источников привлечения кандидатов; предварительный отсев поступивших резюме; проведение телефонных интервью; проведение собеседований с кандидатами; выбор «финального» кандидата; официальное оформление сотрудника в компанию [21].

Условно можно выделить несколько типов процесса отбора и найма персонала, от которых будет зависеть фактическое содержание вышеперечисленных этапов. Это массовый отбор, подбор персонала среднего и низшего звена, подбор высшего управленческого персонала.

Необходимо еще раз  отметить, что процесс отбора и найма персонала тесно связан с остальными функциями службы персонала, находится с ними во взаимозависимости. Причем эта взаимозависимость выражается в прямом и косвенном влиянии всех кадровых функций на формирование стратегии управления персоналом. При этом очень важным элементом успеха является наличие в компании четкой технологии отбора и найма персонала, ее неукоснительное соблюдение.

1.2. Сущность и содержание  технологии отбора и найма  персонала

Процессы отбора и  найма персонала в любой организации  опирается на законы и закономерности, изучаемые различными науками. Отбор  и найм персонала в организации подчиняется и законам и закономерностям, присушим только этому процессу [15, с. 77-89].

Используя результаты исследований, проведенных ведущими экономистами, а также опыт построения систем отбора и найма персоналом на ряде организаций, приведем основные закономерности, которые являются объективной основой предъявления требований к системе и технологии в отборе и найме персоналом организации [16].

Соответствие системы  по отбору и найму персоналом целям, особенностям, состоянию и тенденциям развития производственной системы. Суть ее заключается в соответствии системы работы отдела кадров требованиям производства.

Системность формирования системы отбора и найма персоналом требует учета всех возможных взаимосвязей внутри системы отдела кадров, между ее подсистемами и элементами, между системой отбора и найма персоналом и системой управления организации в целом, а также производственной системой и внешней средой [3, C. 46-55]. Важно установить, на каком уровне иерархии принимается решение. Чем выше уровень, на котором принимается решение по отбору и найму персоналом, и ниже ступень, для которой оно предназначено, тем выше уровень централизации в управлении персоналом, и наоборот [13, с. 134].

Пропорциональное сочетание  совокупности подсистем и элементов системы управления персоналом при отборе и найме. Совершенствование одной подсистемы или элемента системы отбора персонала может привести к изменению пропорций в целостной системе управления. Поэтому необходимо пропорционально совершенствовать все подсистемы и элементы системы подбора персонала.

Пропорциональность производства и управления. Пропорциональность во всех частях и на всех ступенях системы отбора и найма персонала, в том числе и системы управления персоналом, является необходимым условием высокоэффективной деятельности организации. Она означает также оптимальность соотношения численности работников системы управления персоналом и производственной системы подбора необходимых специалистов [26, с. 111].

Необходимое разнообразие системы отбора и найма персонала означает, что эта система должна иметь некоторую идентичность по отношению к производственной системе и обладать не меньшей сложностью, чем последняя. Простую систему отбора и найма персоналом невозможно создать для сложной системы производства.

Изменение состава и  содержания функций отбора и найма персонала предполагает, что с развитием организации возрастает роль одних функций по подбору специалистов и снижается роль других на разных ступенях подбора и изменяется их содержание.

Сущность закономерности минимизации  числа ступеней отбора и найма персонала состоит в том, что чем меньше уровней отбора имеет система подбора персонала, тем она эффективнее работает [4, с. 142].

Протекание процессов  отбора и найма персонала является результатом действия результирующей разноприложенных сил, каждая из которых подчиняется той или иной закономерности подбора кадров. Закономерности непосредственно взаимодействуют, влияя друг на друга своими свойствами, создавая интегрированную результирующую силу. Отсюда следует необходимость единства действий закономерностей по подбору персонала.

Необходимо различать  принципы отбора персонала и принципы построения системы подбора специалистов [29, с. 49].

Принципы отбора персонала  — правила, основные положения и нормы, которым должны следовать руководители и специалисты в процессе отбора и найма. Познавая принципы, люди познают закономерности. Отбора персонала отражает требования объективно действующих экономических законов и закономерностей, поэтому и сами являются объективными [20, с. 55].

Принципы отбора и  найма персонала — множество, но при всех условиях подбор осуществляется на основе следующих традиционно  утвердившихся в отечественных  организациях принципов: образования, демократичности, плановости, квалификации, опыта работы; коммуникации и расширенного кругозора; ответственности и самоконтроля исполнения решений и др. Ряд американских и японских корпораций широко используют и другие принципы отбора и найма персонала: пожизненного найма, контроля исполнения заданий, основанного на доверии; сочетания такого контроля с корпоративной культурой; консенсуальное принятие решений, т.е. обязательное одобрение принимаемых решений большинством работников [11, с. 08].

Принципы построения системы отбора и найма персонала - правила, основные положения и нормы, которым должны следовать сотрудник определенных подразделений организации. Принципы построения системы отбора и найма персонала представляет собой результат обобщения людьми объективно действующих экономических законов и закономерностей присущих черт, начал их действия. Принципы объективны, так как объективны экономические законы и закономерности [2, с. 47-48].

Принципы построения системы отбора и найма персонала  следует отличать от методов построения системы управления персоналом. Первые постоянны и носят обязательны характер, а совокупность методов может меняться в зависимое от изменения условий при сохранении принципов. Принцип позволяет формировать систему методов и каждый метод в отдельности. Но метод не имеет такого воздействия на принцип, так как последний объективен [10, с. 13-24].

Различают две группы принципов построения системы отбора и найма персонала: принципы, характеризующие требования к формированию системы отбора и найма персонала организации, и принципы, определяющие направления развития систем подбора специалистов (Приложение 2).

Все принципы построения системы отбора и найма персоналом реализуются во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий функционирования системы  подбора кадров необходимых в организации [9, с. 237].

Обобщение опыта отечественных  и зарубежных организаций позволяет  сформулировать главную цель системы  отбора и найма персоналом: обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие. В соответствии с этой целью формируется система отбора и найма персоналом организации. В основу ее построения закладывается не только закономерности и принципы, но и методы, разработанные наукой и апробированные практикой.

Методы отбора и найма персоналом компании представляют собой способы воздействия на коллективы и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в процессе производства [28, с. 443].

Условно все методы воздействия  во время подбора сотрудников  можно разделить на три группы: административные, экономические и социально-психологические. Условно потому, что все методы органично связаны между собой. Предпочтение в рыночных условиях отдается экономическим методам.

К административным (распорядительным) методам относятся: формирование организационных структур органов управления; утверждение административных норм и нормативов, распоряжений; подбор и расстановка кадров в соответствии с квалификацией сотрудника; разработка положений, должностных инструкций для потенциальный сотрудников. Эти методы отличает прямой характер воздействия — любой регламентирующий и административный акт подлежит безусловному исполнению.