Еволюція поглядів на побудову системи управління промисловим підприємством

Тема 4. Інформаційне забезпечення організації управління промисловим підприємством.

1. Характеристика сучасної інформаційної системи підприємства.
2. Розвиток інформаційних мереж та формування нових принципів управління.
3. Місце та роль апарата управління в системі інформаційних зв’язків підприємства.
4. Організація документообігу на підприємстві.

 

1. Характеристика сучасної інформаційної системи підприємства.

Удосконалення інформаційної  системи організації взагалі  – важлива задача управління, якій притаманна самостійність, але яка  пов’язана з іншими аспектами  підвищення його якості. Серед типових  інформаційних проблем, що виникають  у великих організаційних системах як наслідок інформаційних перевантажень  можна назвати такі як дублювання підготовки однакових даних у  різних підрозділах для власних  потреб; відсутність єдності класифікацій, форм та процедур обробки інформації; неупорядкованість інформаційних потоків з точки зору розподілу інформації між різними ланками та рівнями управління; запізнення інформації; невідповідність руху даних циклам виробництва та управління; зайві обсяги інформації у центрах прийняття рішень і.т.ін. Виникнення подібних проблем може бути пов’язано і з неудосконалістю самої структури системи управління, і з недоліками методів і технології переробки даних.

При дослідженні  інформаційних проблем в процесах організації управління підприємством  слід враховувати наступні моменти:

1. Інформація – це один із ресурсів підприємства. З розвитком крупономасштабних систем управління особливої актуальності набуває економіка інформації, тобто зіставлення витрат на отримання будь-якої інформації з її реальною цінністю, що у підсумку визначається вдосконаленнями функціонування та розвитку об’єкта управління.
2. Інформація в організаціях відчуває значний вплив їх специфіки як соціальних систем.
3. Інформація має багатоцільовий характер та багатоаспектність процесів її підготовки та використання в організаціях. Вона може стосуватись майбутнього розвитку системи або обслуговувати поточні або оперативні процеси її функціонування. За характером зберігання інформація може бути фіксованою (що допускає її багатократне використання) і нефіксованою, що використовується тільки в момент її отримання. За ступенем готовності до використання в процесі прийняття рішень інформація може бути вихідною, проміжною, кінцевою, комплексною та частковою, яка використовується тільки в сукупності з іншою інформацією. За характером використання інформація може бути універсальною (корисною у всіх підрозділах підприємства), пооб’єктною (яка використовується в деяких підрозділах), функціональною (яка охоплює певне коло проблем). Вона також може різнитись відносно місткості та стабільності, відображати детерміновані властивості системи та її ймовірні становища. Можна також провести класифікацію інформації відносно джерел, форм, засобів, часових циклів її отримання, засобів передачі тощо. Різні підходи до розглядання інформації в основному залежать від того, які задачі поставлені по відношенню до організації системи управління.
4. Реалізація інформаційних процесів відбувається під сильним впливом їх соціально-психологічних властивостей. Підприємство свідомо або стихійно утворює свою “внутрішньоорганізаційну” мову – набір стійких уявлень щодо класифікації можливих проблем, їх стандартних рішень, критеріїв оцінки будь-яких дій, а також арсенал засвоєних методів та засобів вирішення проблем.

Сучасні підприємства застосовують інформаційні технології для удосконалення методів роботи. В результаті змінюється організаційна  структура підприємства, розробляються  нові організаційні взаємозв’язки, які раніше економічно були неможливими. Тому інформаційні технології є вельми перспективною та ефективною сферою для капіталовкладень. Принципова схема  побудови та взаємодії основних елементів  сучасної інформаційної системи  підприємства наведена на рис. 4.1

Для характеристики інформаційної системи розглянемо інформаційні потоки підприємства, її структуру та особливості побудування.

В цілому інформаційне поле підприємства можна розподілити  на власне та зовнішнє. Власне інформаційне поле поєднує інформацію, яка народжується в середині підприємства. До такої інформації слід віднести:

• дані бухгалтерського обліку та іншої обов’язкової звітності за поточний та попередній періоди;
• первинні документи бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку;
• накази та розпорядження керівників всіх ланок (письмові та усні);
• дані внутрішнього документообігу (паперового та електронного);
• результати власного аналізу фінансово-господарської діяльності;
• інші дані (наприклад, результати анкетування працівників підприємства).

Важливо відмітити, що якість власного інформаційного поля підприємства в основному залежить тільки від позицій самого підприємства ( у першу чергу, від керівництва). Чітка організаційна структура  управління, раціональний розподіл функціональних обов’язків серед персоналу, надійний та зручний облік на базі сучасних автоматизованих систем, продумана  схема документообігу сприяють покращенню та розвитку інформаційного поля, що, в  свою чергу, призводить до підвищення якості управлінських рішень.

Власне інформаційне поле формується за рахунок внутрішніх джерел інформації, які легко можна  перевірити на повноту та достовірність. Стосовно характеристик зовнішнього  поля це досить не гарантовано.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4.1. Сучасна  інформаційна система організації.

 

Кількість різновидів зовнішньої інформації вельми значне, тому слід обмежитись основними, серед яких можна зазначити наступні:

• закони, укази, накази та інші нормативні документи державного рівня;
• нормативні акти галузевого, регіонального та місцевого рівня;
• коментарі до вказаних вище нормативних актів (преса, інші ЗМІ, бази даних, Інтернет);
• дані стосовно стану галузі (ЗМІ, Інтернет, результати досліджень на замовлення);
• дані про стан світової економіки (ЗМІ, бази даних, Інтернет);
• реклама та інформація партнерів і конкурентів (пряма реклама, ЗМІ, виставки, семінари та конференції, презентації, Інтернет);
• інформація від клієнтів (зворотний зв’язок);
• висновки консультантів та експертів, результати зовнішніх (на замовлення) маркетингових досліджень та аудиторських перевірок.

В процесі формування зовнішнього інформаційного поля виникає  ряд основних проблем:

1. Частковість інформації, коли джерело надає лише частину інформації.
2. Недостовірність інформації (особливо яка надається деякими ЗМІ та Інтернет).
3. Протирічність інформації.
4. Перевантаження інформації. Інформація є надбірно подробною, і на виокремлення з неї того, що необхідно для бізнесу потрібні значні зусилля.
5. Різнорідність інформації. Інформація з джерел надходить у різних видах.

Виходячи з  характеристик складових інформаційного поля та проблем, які виникають в  процесі його формування, основною метою інформаційної-управлінської системи підприємства є упорядкування та зв’язок зовнішніх та власних потоків інформації для прийняття керівниками ефективних управлінських рішень.

Для забезпечення ефективного використання інформації необхідно враховувати ряд принципів, які гарантують результативність інформаційного забезпечення.

Принцип взаємодії. Даний принцип передбачає формування основних управлінських положень, які опосередковують ціль, зміст та форми ділового співробітництва на підприємстві.

Принцип законності. Передбачає  безумовне та точне виконання всіма посадовими особами та підрозділами діючого законодавства.

Принцип паритетності сторін та розподіл їх компетенції.

Принцип конфіденційності. Передбачає нерозголошення державної, службової та комерційної таємниці, інших відомостей, що охороняються законом, забезпечення повноти та достовірності даних.

Принцип компенсаційності. Оговорюється у окремих угодах або у відповідних нормативних актах.

Принцип інформаційної сумісності. Передбачає ефективну взаємодію між підрозділами за допомогою застосування інформаційних технологій.

Функціональна структура  інформаційної системи підприємства представлена на рис. 4.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.4.2. Внутрішні  складові інформаційної системи  промислового підприємства.

 

 У рамках  системи “оперативний облік” реалізуються наступні функції:

а) збут: ведення  угод на постачання продукції, формування наказів на відвантаження продукції, передача даних у контур фінансового  обліку, встановлення зв’язку з  таможеними деклараціями, друкування наказів та страхових квітанцій, формування звітності стосовно відвантаження продукції, ведення “кредитної лінії” клієнта;

б) склади сировини та матеріалів:  оформлення накладних  на внутрішнє переміщення, оформлення товарно-транспортних накладних, облік  МШП, формування даних для секторів розрахунків з постачальниками  та підрядниками, формування звітності  стосовно руху ТМЦ;

в) система обліку руху залізничного транспорту, облік  витрат та послуги залізниці, контроль очікуваних заліків та грошових коштів у дорозі, формування звітної документації та ін.

В підсистемі “  управління фінансами” реалізуються наступні види робіт:

а) дебітори/ кредитори: розрахунки з дебіторами за відвантажену продукцію, проведення операцій взаємозаліку, проведення вексельних операцій, облік  експортних контрактів, аналіз дебіторської та кредиторської заборгованості;

б) банківські операції: оформлення банківських документів, облік залишків коштів на рахунках, операції з продажу / купівлі валюти;

в) планування та фінансовий аналіз: складання зведеного  бюджету підприємства та контроль за його виконанням, деталізований аналіз фінансового стану підприємства, контроль обліку грошових коштів;

г) бухгалтерський облік: автоматичне формування проводок в головній книзі на основі первинних  документів, налаштування плану рахунків бухгалтерського обліку, формування всіх бухгалтерських проводок у системі, формування бухгалтерського балансу;

В підсистемі “виробництво” реалізуються наступні функції:

а) калькуляція  планової собівартості продукції, розрахунки потреб у напівфабрикатах та матеріалах, розрахунок виробничої собівартості, аналіз рентабельності;

б) аналіз виробничої собівартості, формування та аналіз кошторису  витрат на виробництво, аналіз витрат на 1 гривню продукції, порівняльний аналіз планової та фактичної собівартості;

в) склад готової  продукції: облік надходжень продукції  на склад, формування відомостей стосовно руху готової продукції.

В підсистемі “основні засоби” реалізуються наступні функції:

а) облік основних засобів, підготовка документації з  надходження, вибуття та переміщення  основних засобів, розрахунок амортизаційних відрахувань, облік руху основних засобів, аналіз вікової структури обладнання тощо;

б) реалізація та інше вибуття основних засобів, підготовка рахунків-фактур, облік виручки від  реалізації основних засобів, формування звітності.

 

2. Розвиток інформаційних мереж та формування нових принципів управління.

Сучасна база бізнес-процесів початку ХХ1 століття характеризується розробкою та широким застосуванням  комп’ютерних технологій.

За даними розрахунків  американського дослідника Дж.Б.Делонга, протягом життя одного покоління в 1970-1990 роках ціни на комп’ютери (та напівпровідники) знизились більш ніж у 10 разів, тобто щорічне зниження цін у середньому складало 30-40%. Такий темп падіння цін на комп’ютери значно перебільшує всі історичні прецеденти. Поряд з подешевшанням комп’ютерної техніки вона стає більш багатофункціональною, міцною та ефективною. Темпи розвитку сучасних електронних мереж (нових засобів зв’язку, обробки інформації та комунікації) продовжують зростати. Досить цікавими є результати останніх крупномаштабних досліджень: люди вважають, що вони сьогодні витрачають стільки ж часу на використання персональних комп’ютерів, стільки на телефонні розмови (8 годин 48 хв. на тиждень на персональні комп’ютери та 9 годин 30 хв на – на телефонні розмови).

Появлення мікрокомп’ютера  призвело до подальших змін технічного оснащення апарата управління та утворення його нового типу – електронного офісу.

Відмінною рисою  переходу до “електронного офісу є отримання можливості використовувати техніку для обробки змісту інформації. В цілому структура потоків інформації та механізмів її переробки та використання представлена на рис. 4.3

В “електронному  офісі техніка використовується у діяльності спеціалістів і керівників, а також секретаря та клерка. Однак, успіх мікрокопм’ютера в офісі залежить від його інтеграції з іншими частинами системи: дисплеями, друкуючими засобами та пристроями, засобами зберігання інформації та комунікацій, і головне, програмами, які ними управляють в процесі виконання функцій апарата управління.