Еволюція організації

5. Використання  системного підходу  в управлінні в умовах змін

 

     Становлення ринкових відносин в Україні потребує глибокого вивчення нових теоретичних  положень та розробки практичних підходів до управління діяльністю підприємств. Для ефективного управління підприємством необхідно використовувати такі методи: абстрактно-логічний, балансовий, кореляційний, моделювання та інші. Під час розробки організації управління підприємством широко використовують функціональний та системний підходи, які дають змогу обґрунтувати функції та структуру органів управління.

     Розвиток  будь-якої системи, багато в чому залежить від управління. Щоб управління було ефективним, воно повинне ґрунтуватися на наукових підходах: системному, логічному, комплексному, глобальному, інтеграційному, відтворювально-еволюційному, структурному, директивному, ситуаційному. Зупинимося детальніше на системному підході, що передбачає дотримання основних законів системи, а саме:

     1.  Композиції, тобто узгодження спільної і приватної мети.

     2.  Пропорційності, що визначає високу якість товару на всіх стадіях виробничого процесу. Внутрішня пропорційність повинна поєднуватись із зовнішньою пропорційністю, тобто відповідним рівнем розвитку елементів зовнішнього середовища.

     3.  Зважання на «вузьке місце», де особлива увага приділяється найбільш слабкому елементу системи.

     4.  Онтогенезу, що враховує послідовність стадій життєвого циклу підприємства (товару).

     5.  Інтеграції, що спрямовують систему на високий рівень організації і що дають змогу одержати синергетичний ефект.

     6.  Інформованості, що виділяє інформаційне забезпечення як головну умову конкурентоспроможності.

     7.   Стійкості, що висуває вимоги до побудови системи (статичний стан) і до її функціонування (динамічний стан). Необхідність звернення до системного підходу спричинена:

     1)   ускладненням внутрішньої структури об'єктів управління;

     2)   розширенням і розгалуженням зв'язків;

     3)   швидким і безперервним зростанням обсягу інформації;

     4)   нестабільністю навколишнього середовища;

     5)  посиленням конкурентної боротьби.

     Безперечною перевагою системного підходу є спрямування на слабо структуровані проблеми, пошук оптимального варіанта їх вирішення. Такі проблеми виникають на рівні складних систем.

     Прикладом складних систем є підприємство. Це система, що відрізняється наявністю численних різноманітних зв'язків, передусім інформаційних. Як і в будь-якій системі, тут існує ефект синергії: випуск продукції або надання послуги можливе тільки на рівні всього підприємства. До складу підприємства входить низка підсистем (служб, підрозділів), кількість і розмір яких залежить від його специфіки. Водночас підприємство є частиною більшої системи — галузі, економіки регіону, країни загалом.

     Елементи  системності містяться у всіх зазначених вище наукових підходах, визначаючи підприємство як систему або елемент глобальнішої системи (таблиця 7).

     Основні етапи системного управління підприємством:

     1.  Визначення місця підприємства в галузі і регіоні, місії підприємства.

     2.  Постановка мети.

     3.  Розчленовування системи на складові і детальне вивчення кожної підсистеми.

     4.  Виявлення факторів, що впливають на підсистеми і систему загалом, їх угрупування і ранжирування.

     5.  Пошук відхилень існуючого стану системи від заданого.

     6.  Визначення об'єктивних і суб'єктивних причин відхилень.

     7.  Встановлення основних способів, методів і засобів приведення системи в заданий стан.

     8.  Пошук власних ресурсів, необхідних для вирішення проблеми.

     9.  Придбання додаткових ресурсів.

     10.   Реалізація запланованих дій.

     11.   Контроль і аналіз результатів. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Таблиця 7 - Елементи системності в підходах до управління підприємством   
 

      

     В умовах зовнішнього середовища, що постійно змінюється, виживання підприємства багато в чому залежить від оперативності дій. У зв'язку з цим етапи 5–11 модифікуються відповідно до превентивного рішення проблем.

     Системний підхід можна застосовувати на різних рівнях — від якоїсь ділянки до всього підприємства. У кожному випадку об'єкт управління розглядається як цілісна система. Управління ним тим ефективніше, чим оптимальніше підібрані елементи системи і скоординовані дії. Вказане правило необхідно пам'ятати під час вибору ресурсів.

     Будь-яка  система існує лише тоді, коли діє. Причому однієї дії іноді недостатньо: система повинна постійно розвиватись. Імпульсом розвитку підприємства як економічної системи є конкуренція. М. Портер виділив п'ять факторів, які найсильніше впливають на конкуренцію в галузі:

     •   поточні конкуренти;

     •    потенційні конкуренти;

     •    продавці;

     •    споживачі;

     •    виробники товарів-замінників. Вказані конкурентні сили слід розглядати в комплексі, тобто необхідно:

     •     оцінити свої слабкі і сильні сторони порівняно з суперниками;

     •    визначити, які конкретні погрози можуть виникнути з боку конкурентних сил;

     •    виявити власні можливості в боротьбі з конкурентами.

     Дія тієї чи іншої сили специфічна для  кожної галузі. Проте основні заходи протидії універсальні. Проаналізуємо  їх для груп:

     I. Поточних конкурентів:

     1.  Підвищити якість продукції (послуг).

     2.  Знизити витрати і відповідно ціну.

     3.  Постійно модернізувати товар.

     II.  Потенційних конкурентів:

     1.  Визначити свою ринкову нішу.

     2.  Збільшити масштаб виробництва.

     3.   Об'єднатися з поточними конкурентами у формі синдикату, картеля тощо.

     III.   Продавців:

     1.  Не укладати контракт лише з одним постачальником.

     2.     Створити умови, вигідні для постачання товару.

     I V. Покупців:

     1.  Диференціювати свій товар.

     2.  Розширити список покупців.

     3.  Встановити систему знижок для постійних покупців.

     V. Виробників товарів-замінників:

     1. Виділити в рекламних оголошеннях  унікальні властивості товару.

     2.  Провести маркетингові дослідження і визначити споживчий сектор, що надає перевагу вашому товару.

     3.  Незважаючи на різноманітність запропонованих заходів, легко побачити, що всі вони засновані на інноваціях.

     Єдиним  способом розвитку систем є інноваційний. Різноманітні інновації не дають змоги суперникам виявити стратегію підприємства, зберігаючи і підвищуючи його конкурентоспроможність.

     Значення  системного підходу в управлінні

     Значення  системного підходу полягає в тому, що менеджери можуть простіше узгоджувати свою конкретну роботу з роботою організації в цілому,якщо вони розуміють систему і свою роль у ній. Це особливо важливо для генерального директора, тому що системний підхід стимулює його підтримувати необхідну рівновагу між потребами окремихпідрозділів і цілями всієї організації. Він змушує його думати про потоках інформації, що проходять через всю систему, а також акцентує увагу наважливості комунікацій. Системний підхід допомагає встановити причини прийняття неефективних рішень, він же надає засоби та технічні прийоми для поліпшення планування і контролю.

     Сучасний  керівник повинен володіти системним мисленням, тому що:

     . менеджер повинен сприймати, переробляти  і систематизувати величезний  обсяг інформації та знань,  які необхідні для прийняття  управлінських рішень;

     . керівнику необхідна системна  методологія, за допомогою якої  він міг би співвідносити одне напрямки діяльності своєї організації з іншим, не допускати квазіоптімізаціі управлінських рішень;

     . менеджер повинен бачити за  деревами ліс, за приватним  - спільне, піднятися над буденністю і усвідомлювати, яке місце його організація займає у зовнішньому середовищі, як вона взаємодіє з іншої, більшої системою, частиною якої є;

     . системний підхід в управлінні дозволяє керівнику більш продуктивно реалізовувати свої основні функції: прогнозування, планування, організацію, керівництво, контроль.

     Системне  мислення не тільки сприяло розвитку нових уявлень про організацію (зокрема, особлива увага приділялася інтегрованого характеру підприємства, а також першорядне значення і важливості систем інформації), а й забезпечило розробку корисних математичних засобів і прийомів, що значно полегшують прийняття управлінських рішень, використання більш досконалих систем плануванняі контролю. Таким чином, системний підхід дозволяє нам комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність і діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити характер проблем входу, процесу і виходу. Застосування системного підходу дозволяє найкращим чином організувати процес прийняття рішень на всіх рівнях в системі управління.

     Незважаючи  на всі позитивні результати, системне мислення все ще невиконав своє найважливіше призначення. Твердження, що воно дозволить застосовувати сучасний науковий метолом до управління, все ще не реалізовано.  
Це відбувається частково тому, що великомасштабні системи дуже складні.  
Нелегко усвідомити ті багато способів, за допомогою яких зовнішнє середовище впливає на внутрішню організацію. Взаємодія множини підсистем всередині підприємства не зовсім усвідомлюється. Межі систем встановлювати дуже важко, дуже широке визначення призведе до накопичення дорогих і непридатних даних, а занадто вузьке - до часткового вирішення проблем. Нелегко буде сформулювати питання, які постануть перед підприємством,визначити з точністю інформацію, необхідну в майбутньому. Навіть якщо сааме найкраще і саме логічне рішення буде знайдено, воно, можливо, буде не здійсненна. Проте системний підхід дає можливість глибше зрозуміти,як працює підприємство.