Анализ и разработка схемы принятия решений в организации

1.3. Схема процесса принятия управленческих решений

    Самая простая «идеальная» схема принятия решений (рис. 1) предполагает, что процесс представляет собой прямоточное движение от одного этапа к другому; после выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка решений,  из которых  выбирается лучшее. Количество разрабатываемых и рассматриваемых вариантов зависит от многих факторов и, прежде всего, от имеющихся в распоряжении разработчиков времени, ресурсов и информации. Главным ограничителем является время, в течение которого должно быть принято решение, поэтому параллельно с разработкой вариантов производится их оценка, а окончательное; решение принимается путем выбора лучшего из тех, которые были подготовлены и рассмотрены в запланированный период времени.

    Рисунок 1 - Схема процесса принятия решений

    В таблице 1 представлена более детальная структуризация процесса принятия решения, в которой наряду с выделением четырех этапов показан состав процедур, необходимых для реализации целевых установок 
каждого этапа.

    Цель  первого этапа — выявление и описание проблемы и проблемной ситуации; второго этапа - поиск возможных вариантов решений; на третьем этапе производится оценка альтернатив и выбор окончательного решения; наконец, на последнем этапе целью работ является организация, контроль и оценка результатов выполнения принятого решения.

    Обязательными элементами процесса являются наличие  поэтапного плана и методов решения, а также их информационное обеспечение. Работа по сбору, обработке и оценке информации проводится на всех этапах процесса принятия решений, но имеет особенности, отражающие специфику выполняемых действий и решаемых задач, а также стиля работы лица, принимающего решение. Наибольшую потребность в информации испытывают субъекты решений, которых в управленческих кругах называют максималистами, так как они собирают и анализируют максимум возможной и полезной информации. Этот подход оправдывает себя в том случае, когда решается очень сложная проблема и нет дефицита времени, отпущенного для ее решения. Наряду с этим субъекты решения нередко ограничиваются лишь таким количеством информации, которое достаточно, чтобы выбрать один— два удовлетворительных варианта решений, после чего поиск и анализ новой информации прекращается. Это дает неплохие результаты при решении сравнительно несложной проблемы, но в условиях жесткого лимита времени. 

    Таблица 1.

    Этапы и процедуры процесса принятия решений

    Необходимым элементом (и параметром) процесса принятия управленческих решений является оценка тех действий, которые предпринимаются на его различных этапах. На этапе постановки задачи принятие решений - это оценка границ, масштабов и уровня распространения проблемы и проблемной ситуации; на этапе решения — оценка различных вариантов, предлагаемых специалистами; на этапе принятия решения - оценка ожидаемых последствий его реализации. Для этой цели используются критерии.

    На  первом этапе в качестве критерия распознавания проблемы чаше всего используется целевая установка, по отклонению от которой судят о возникновении проблемы. Следовательно, руководители всех уровней должны иметь четко сформулированные цели и задачи своей деятельности, чему способствует применение системы управления по целям (или по результатам). В противном случае существование проблемы определяется чисто интуитивно или по мере поступления сигналов, что существенно усложняет последующий процесс принятия решений.

    Этап  формирования решений начинается со сбора и обработки информации, необходимой для выработки курса  действий. Как правило, при решении сложных проблем не удается ограничиться только той информацией, которую предоставляют действующие системы отчетности; поэтому требуется время и ресурсы для информационного обеспечения решения проблемы.

    На  этапе выработки курса действий, т.е. разработки вариантов решения проблем, применяются различные критерии, позволяющие из множества проектных предложений выбрать допустимые, а из них - наиболее полезные или предпочтительные для решения целей организации. От того, насколько обоснованно они выбраны, зависит качество управленческих решений, а оно, в свою очередь, предопределяет конкурентоспособность организации, быстроту ее адаптации к изменениям хозяйственной ситуации и в конечном счете - эффективность и прибыльность.

    Наиболее полно система критериев оценки решений разработана для структурированных проблем, позволяющих применять экономико-математические методы. С их помощью определяются лучшие решения, например, по таким параметрам, как сроки окупаемости капиталовложений, прирост доходов или прибыли, минимизация текущих издержек или максимизация производительности труда и т.п.. Нередко в качестве критерия выбора решения применяется фактор времени, особенно важный в условиях переходного периода, для которого, характерна неустойчивость состояния экономики и общества в целом. Задержка с принятием решения или выбор решения, которое связано с более длительным процессом реализации, могут существенно снизить ожидаемые результаты (из-за инфляции, изменения политики и прочих факторов внешней среды). Поэтому на этапе выработки курса действий менеджерам приходится анализировать большое количество вариантов решений, отличающихся различными комбинациями используемых ресурсов организации,

    В практике менеджмента часто возникает  необходимость решения слабо структурированных проблем,  не дающих возможности оценивать варианты с помощью математического аппарата. В этом случае для оценки решений может применяться система взвешенных критериев, а сам процесс оценки осуществляется в три этапа. На первом формируются самые важные 
критерии, необходимость выполнения которых не вызывает сомнений, Альтернативные варианты оценивают по этим критериям (которые в сущности являются критериями ограничения) и разделяют на группы: соответствующие требованиям, «соответствующие и «сомнительные». На втором анализируются варианты по остальным критериям.

    Одной из наиболее важных задач при формировании структуры управления является задача проектирования (оптимального распределения) управленческих решений по уровням системы управления. Важность и необходимость решения этой задачи продиктованы рядом обстоятельств.

    Во-первых, в условиях концентрации производства функции руководителя все больше сводятся к непосредственной организации принятия решений, которая рассматривается не только как акт, завершающий любую стадию управленческого воздействия, но и как процесс, требующий изучения ситуации в управляемой системе и разработку мер для ее целенаправленного изменения. В этом смысле принятие решений выступает уже как процесс труда, который нуждается в организации и четкой 
систематизации распределения решений в пределах каждого уровня.

    Во-вторых, решение — это основная форма управленческой деятельности, в которой выступает содержание труда руководителя. Следовательно, качество принятого решения в значительной степени влияет на эффективность и экономию труда в управлении.

    В-третьих, каждое подразделение должно выполнить свои определенные функции, а руководители этих подразделений — гибко и оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию с тем, чтобы не 
загружать верхние уровни руководства различного рода мелкими делами, отвлекающими их от решения стратегических задач.

    Перечисленные факторы подчеркивают необходимость  постановки задачи оптимального распределения  решений по уровням управления. Сущность этой задачи заключается в том, чтобы выбрать такое разделение управленческих решений, при котором в наибольшей степени достигается оперативность и гибкость управления, четкое разграничение функций и ответственности в действиях взаимосвязанных подразделений с целью исключения их дублирования, параллелизма. В связи с этим задача распределения управленческих решений по уровням является наиболее важной и ответственной в разработке обшей методики проектирования структуры управления. Постановка ее вытекает также из определения оптимальной структуры управления, которой мы руководствуемся в своих исследованиях, Кроме того, руководителю, стоящему во главе современного предприятия, успешно решать задачу комплексного управления достаточно сложно. Поэтому необходимо исследовать и выявить:

• решения, которые имеет право принимать только высший руководитель, начиная от постановки проблемы и заканчивая выработкой управляющего воздействия; 
• решения, для, реализации которых руководитель предоставляет часть полномочий своим подчиненным, оставляя за собой право координации и контроля за их действиями;
• решения, которые уполномочены принимать руководители более низших уровней. При этом необходимо учитывать еще два момента. Во-первых, принятие решений в системе управления рассматривается как иерархический процесс, который построен по принципу взаимоподчиненности. Во-вторых, существует круг решений, уровень принятия которых регламентирован вышестоящей организацией (как правило, это уровень директора). В связи с этим распределение управленческих решений начинается с самого высшего уровня. Необходимо также отметить, что данная задача решается для уровней, количество, которых регламентировано. Исходя из второй теоретической  предпосылки  считаем,  что  перечень управленческих решений, принимаемых в организации, а также группы решений по каждому уровню в матрично-штабной структуре являются величиной заданной.

      Итак, под оптимальным распределением управленческих решений будем понимать такое, при котором каждый руководитель принимает решения, соответствующие его компетенции. [2;125]

      На  основе представленных теоретических  данных, рассмотрим процесс принятия управленческих решений высшим руководством организации ООО «Миг-Телеком». 

2. Принятие управленческого решения предприятием ООО «Миг-Телеком» 
 

     2.1. Общая характеристика  ООО «Миг-Телеком»

     Началом создания сети «Миг-Телеком» является 1997 год. Первоначальная идея заключается  в создании в одном из московских районов такого редкого средства обмена информацией и общения  как компьютерная сеть, которая соединяла бы всех жителей района, коммуникабельные службы и предприятия и позволила бы всем жителям получить высокоскоростной доступ в Интернет. 5 мая 1998 г. Глава районной управы В.Т. Панкратов принял решение № 1/10-4-98 о создании для жителей района на базе информационно-аналитического центра ЦБС «Гагаринская» Интернет-клуба с одноименным названием. Этот день по праву можно считать днем рождения сети «GagarinClub» (сегодня «Миг-Телеком»).

     В 2000 году ООО «Миг-Телеком», сотрудники которой стояли у истоков Интернет-клуба «GagarinClub», взяла на себя труд создания на базе сети «Миг-Телеком» новый межрайонный компьютерной сети на основе волоконно-оптических технологий. Требования, которые при этом поставило руководство компании, были следующие: высокая скорость передачи данных, высокий уровень надежности, избыточное резервирование каналов, а также возможность масштабирования сети (улучшения ее характеристик в будущем), что соответствовало более высокому качественному уровню развития при высоком качестве обслуживания и поддержания сети. Штат высококлассных специалистов ООО «Миг-Телеком»  и большой опыт работы в этой и смежных областях позволял осуществить задуманный проект. Это проект был удостоен золотой медали мэрии Москвы и Государственного университета управления как лучшая инновационная программа года.

     К 2002 году благодаря усилиям руководства  и персонала, а также значительным инвестициям, более 90% коммуникаций района было заменено на волоконно-оптические, в домах установлено современное узловое оборудование, началось строительство высокотехнологического узла доступа в Интернет с организацией скоростных независимых каналов связи суммарной пропускной способности 255 Мбит/с. [13]