Организация поставок продукции предприятия на основе участия в тендерных торгах на примере ООО «БелКультПроект»

Для этого нужно предварительно «вырастить» сотрудников, которые  смогут успешно участвовать в  тендерах сами.  Для чего нужно:

1) выбрав достойных  (презентабельных, уверенных, умеющих  работать с документами и не допускающих досадных ошибок в мелочах) кандидатов, провести их несколько раз через процесс подготовки тендерного предложения и участия в тендере;

2) в стандарт предприятия  по подготовке конкурсных предложений  и участия в тендере необходимо  вписать процедуру контроля и проверки подготовленной документации;

3) если тендер предполагает  «живую» часть: презентации, комментарии,  переговоры, обсуждения, необходимо  четко очертить представителю  рамки полномочий: на сколько  можно снижать цену, изменять  условия и сроки оплаты.

На сегодняшний день основные рекомендации по совершенствованию политики сбыта продукции ООО «БелКультПроект» на тендерных торгах сводятся к следующему:

- повышение качества  процедуры подготовки конкурсных  предложений и предотвращение  составления их с ошибками;

- по возможности снижение  стоимости конкурсных предложений;

- сокращение сроков  поставки оборудования;

- установление более  продолжительного срока гарантийного  обслуживания.

Исходя из данного  заключения, мы можем разработать  ряд рекомендаций по повышению эффективности сбыта товара на торгах. 

Во-первых, необходимо рационализировать процедуру отбора тендеров для участия, чтобы не тратиться на участие в заведомо проигрышном тендере.

Во-вторых, подписаться  на платный доступ к информации о  закупках. Зачастую тендерными порталами информация собирается и присылается не со всех сайтов (как правило, только с официального сайта закупок). Тендеры недостаточно структурированы и закупки приходится сортировать. За счет широкого распространения информации среди участников, возникает большой ажиотаж на тендерах. Многие закупки, опубликованные не на официальном портале, вследствие непопадания в рассылки, наоборот страдают от недостатка предложений. Услуги специализированных компаний, оказывающих подбор торгов, позволяют добиться не только полноты информации о всех имеющихся закупках вне зависимости от того, на каких сайтах они располагаются, как они названы или скрыты под иными наименованиями, категориями, но и осуществлять подбор закупок, непосредственно необходимых клиенту, исключая лишнюю информацию.

Таким образом, компания сократит время на поиск тендеров, проведет более полный мониторинг закупок в стране, так как, информация об объявленных тендерах всегда актуальна из-за частоты мониторинга, становится известной компании сразу же после ее появления в сети Интернет.

Иными словами, только такой  способ подбора тендеров является наиболее эффективным и, на сегодняшний день, наиболее полным.

В-третьих, внедрение  электронной цифровой подписи. Чтобы  воспользоваться правом представления организаторам торгов конкурсных предложений в форме электронного документа, необходимо, как минимум, наличие у компании, полученной ей в соответствии с законодательством, электронной цифровой подписи.

Несмотря на пока еще  слабое развитие в Республике Беларусь документооборота с использованием электронной цифровой подписи, вышеуказанное предложение по рационализации сбытовой политики будет в ближайшем времени иметь существенное значение. Как известно в настоящее время готовятся изменения в Закон об электронном документе. Планируется, что их принятие повлечет значительное расширение использования субъектами хозяйствования средств электронного документооборота. Более того, владение компанией электронной подписи и возможностей электронного документооборота положительно влияет на ее имидж. ООО «БелКультПроект» занимается продвижением высоко технологичной продукции, поэтому внедрение в свою работу достижений научно-технического прогресса станет лишь дополнительным свидетельством того, что организация имеет высокий технический потенциал и обладает очень высокой квалификацией.

А так как высококвалифицированный  персонал и его творческий потенциал  является главной ценностью компании, руководство предприятия должно осуществлять регулярную деятельность по поддержанию заинтересованности работников в постоянном совершенствовании процессов системы менеджмента качества.

Следующим не менее важным правилом является трезвый расчет своих  финансовых возможностей. Некоторые  компании допускают грубейшую ошибку: они ищут контракт покрупнее, и в результате просто не рассчитывают своих финансовых возможностей. Без сомнений стоимость коммерческого предложения является определяющим фактором для его победы на торгах.

Неоспоримый факт, что  больше всего шансов на победу имеет претендент с наименьшей стоимостью предложения. Поэтому компании ООО «БелКультПроект» необходимо рассмотреть все возможные варианты по снижению стоимости своей продукции.

Одним из таких вариантов  может стать замена дорогостоящего, признанного во всем мире оборудования на менее известные аналоги, возможно менее качественные, но с более  низкой стоимостью. Недостатками такого пути могут стать большие затраты на гарантийное обслуживание оборудования, потеря репутации поставщика надежной продукции.

Вторым путем решения  проблемы высокой стоимости оборудования в предложении является рационализация расходов, влияющих на  нее и сокращение размера прибыли компании. Сокращения расходов можно добиться сократив затраты  на доставку и хранение товара.

Сокращение объема прибыли предприятия также является достаточно эффективным способом снижения стоимости.

С начала 2011 года в Республике Беларусь законодательством не регулируется размер оптовой надбавки на товары, реализуемые исследуемой компанией, так как они не входят в перечень социально-значимых товаров. Однако устанавливать оптовую надбавку на товар выше 25-30% не целесообразно, так как шансы победить на торгах резко снизятся из-за очень высокой стоимости предложения.

Еще одним способом снизить  стоимость товара можно назвать просьбу к поставщику оборудования о получении скидок на товар. Их можно получить при увеличении объемов закупок либо получив от него эксклюзивные дистрибьюторские права. У компании есть все шансы на получение таких прав, так как она обладает большим опытом в своей сфере деятельности и пользуется авторитетом даже среди своих конкурентов.

Так как ООО «БелКультПроект» является импортером, стоимость товаров в своих коммерческих предложениях оно рассчитывает с учетом риска увеличения курса валют. Данный способ расчета стоимости придает компании  уверенность в завтрашнем дне, но, к сожалению, существенно влияет на цену товара.

В связи с этим при  подсчете цен для конкурсного  предложения компании необходимо учитывать  сроки поставки товара. При относительно небольших сроках поставки в 10-15 календарных дней – рассчитывать цену, не закладывая в нее риск возможного повышения курсов валют. При сроках  поставки более длительных, чем указано выше, закладывать риск не более 25%. При этом в случае увеличения курса обмена валют, затраты на ее приобретение будут погашены из заложенной в калькуляцию стоимости прибыли. В случае победы на торгах, в договоре поставки с заказчиком необходимо обозначить условия отказа от выполнения обязательств по договору по причине роста курса обмена валют более чем на 25%.

Помимо стоимости конкурсного  предложения на его общую оценку влияют также и прочие факторы. В  совокупности данные факторы играют не меньшую роль, чем цена.

Первым из таких факторов является срок гарантийного обслуживания. Так как в методике определения победителя данный критерий определялся по формуле К*1, а предложения иных претендентов оцениваются по формуле К*0,5-1 балл за каждый шестимесячный срок снижения гарантии в сравнением с предложением максимального срока, мы можем рассчитать, что предложив бесплатное гарантийное обслуживание сроком в 36 месяцев, вместо предлагаемых 24, компания получит 20 баллов за данный критерий, в то время как конкуренты, согласившись обслуживать оборудование лишь 24 месяца, что полностью соответствует требованиям покупателя, получат лишь 8 баллов (20*0,5-2).

Условия оплаты также могут сыграть  решающую роль. Исходя из методики расчета  баллов за данный фактор, мы видим, что  указав в предложении более выгодные условия оплаты, чем указанные организатором торгов в задании на закупку, ООО «БелКультПроект» может получить 80 баллов, при том, что соперник получит лишь 40, предложивших именно условия, обозначенные в конкурсных документах.

Зачастую решающим фактором в определении  победителя в тендере является срок поставки.

При возможности сократить срок поставки исследуемая компания смогла бы получить 40 баллов, сравняв данный показатель с результатом конкурента, либо даже превысив его.

Просуммировав полученные результаты мы видим, что ООО «БелКультПроект», сделав более дорогое конкурсное предложение, получил в итоге 254 балла (20+74+40+20+80+20=254), а конкурент с более низкой ценой и полным соответствием требованиям условий торгов – лишь 208 (20+80+40+40+8+20=208).

Резюмируя представленный выше расчет, компании ООО «БелКультПроект» можно дать совет делать ставку на такие критерии, как срок поставки, условия оплаты и срок гарантийного обслуживания.

 Как же сделать данные  факторы более выгодными для  покупателя без риска больших  потерь для компании?

Для сокращения сроков поставки товара необходимо принять ряд мер, таких  как:

- оптимизация работы отдела  логистики;

- ведение переговоров с поставщиками  о сокращении сроков изготовления  товаров;

- рационализация внешнеэкономической  деятельности компании.

Для этого необходимо изменить схемы поставок товара на более оптимальные, позволяющие контролировать цепочку поставки,  выявлять задержки на ранних этапах и управлять процессом доставки.

Следует не забывать, что  самая быстрая доставка будет  неудовлетворительной, если её стоимость неоправданно высока. Быстрая доставка груза, при которой товару наносится большой ущерб, также не является решением проблем. Необходимо выбрать такую систему транспортировки, которая обеспечивала бы быстрое обслуживание без нанесения грузу ущерба и вела к значительному снижению стоимости перевозки.

Затраты, связанные с  излишним передвижением и перемещением товаров, обусловленные их нерациональным расположением также значительно  влияют на конечную стоимость товара. Такие передвижения и перемещения не добавляют ценности конечному продукту и, следовательно, просто бесполезны. В связи с этим ООО «БелКультПроект» должно оптимизировать перемещение товаров со своего склада до складов покупателей. Также, так как организация не имеет своего собственного склада и вынуждена арендовать его, ей необходимо правильно рассчитать площадь, необходимую для хранения всей своего товара с целью исключения переплаты за неиспользуемые площади. 

Прежде всего, сотрудником отдела логистики необходимо во время каждой поставки определять точки (даты) контроля. Это, как правило, дата формирования заказа, дата получения подтверждения поставщика, срок готовности товара к отгрузке, дата отгрузки, дата прибытия груза на таможенный терминал, дата выпуска и прибытия на склад покупателя.

Для обеспечения грамотного процесса управления поставками необходимо оперативно получать информацию от участников логистического процесса.

Отчет о статусе заказов от поставщиков  позволит организации отслеживать  состояние заказов, выявлять задержки на ранних этапах, контролировать формирование поставок.

Все доставки ООО «БелКультПроект» должны содержать следующие стадии: формирование и обработка заказа → изготовление товара →комплектация  заказа, подготовка к отгрузке →  транспортировка → таможенное оформление → транспортировка до склада получателя.

Сократить срок поставки товаров можно  также, отправив груз отдельной срочной  партией вне графика отправок, например, самолетом или отдельным  грузовиком. Это решение, как правило, позволяет сократить срок поставки на несколько недель. Очевидно, что отправка груза срочной партией - это дополнительные транспортные расходы, которые будут включены в себестоимость. Однако согласно сделанным ранее выводам для ООО «БелКультПроенкт» данные условия могут оказаться вполне приемлемыми.

Для сокращения сроков поставки товаров  покупателю также необходимо сократить  сроки таможенного оформления. Для  этого необходимо со всей ответственностью подойти к поиску таможенного  декларанта. Для этого компания может взять его в штат сотрудников, либо воспользоваться таможенным агентством. При ответственной подготовке всех документов квалифицированными сотрудниками процедура таможенного оформления занимает всего лишь один - два дня.

Поставка товаров в  минимальные сроки также во многом зависит от сроков готовности товара у производителя. Для предотвращения случаев задержек поставок во внешнеэкономическом договоре необходимо оговорить сроки и условия поставки товара и ответственность за нарушение данных сроков.

Немаловажным фактором является и тот факт, как участник торгов реагирует на объявленную информацию, принятые решения. В любом случае, нужно узнать причины выбора, что было наиболее важным для организаторов тендера при принятии решения. Как в случае успеха, так и в случае неудачи, важно не забыть сделать выводы на будущее. Как в случае успеха, так и в случае неудачи, нужно поблагодарить организаторов и узнать о следующих возможностях сотрудничества. Если компания уверена в том, что ее условия были лучше, чем условия выигравшей компании, она может обсудить этот вопрос (конфиденциально) с вышестоящим руководством. В редких случаях это может все изменить. Необходимо всегда стараться оставлять «дверь открытой» для возможностей дальнейшего сотрудничества.