Организация поставок продукции предприятия на основе участия в тендерных торгах на примере ООО «БелКультПроект»

Для хранения товаров организация  арендует склад площадью в 100 кв.м  недалеко от своего офиса.

Одним из основных преимуществ ООО  «БелКультПроект» является наличие  проектного отдела. Команда профессионалов  на протяжении всего времени существовании  компании  оказывает услуги по проектированию систем озвучивания и профессионального освещения на любых объектах для проведения культурно-зрелищных мероприятий. Заместитель директора по проектированию и главный инженер проектов занимаются поиском клиентов и отвечают за качество выполненных работ.

Заместитель директора по техническим  вопросам вместе со своими службами отвечает за выполнение монтажа, пусконаладочных работ и обучение специалистов заказчика эксплуатации оборудования.

Согласно данным бухгалтерии около 74% от общей прибыли ООО «БелКультПроект» приходится на прибыль от оптовой торговли. А в связи с тем, что основные клиенты компании - социальные, культурные, спортивные и иные объекты,  на которых необходимы профессиональные осветительные и звуковые системы - объекты регионального и республиканского значения, расходы которых финансируются исключительно из бюджетных средств, и которые обязаны проводить закупки на конкурсной основе, основная доля сбыта продукции приходится на сбыт на основе участия в тендерных торгах.

Исходя из вышесказанного, можно  сделать вывод, что победа в тендерах является одной из приоритетных задач компании, так как это единственный способ заключения крупных контрактов на поставку оборудования и на оказание услуг по проектированию.

К сожалению, у ООО «БелКультПроект» есть несколько сильных конкурентов  и компании не всегда удается лидировать. В связи с этим у организации существует потребность в постоянном мониторинге цен конкурентов, их технического потенциала, а также в постоянном анализе эффективности сбыта своей продукции на тендерных торгах и выявлении причин неудач.

 

 

2.2 Анализ участия предприятия  в тендерных торгах

 

 

Как стало ясно в процессе изучения законодательства о проведении торгов и выборе победителя на них, в тендере побеждает действительно сильнейший, но низкая цена - это не главный аргумент для победы. "Сильнейшим" в данном случае, подразумевается участник, который участвует и выигрывает тендер стратегически продуманно. Т.е. думает не только о себе, и о сегодняшней выгоде, но и о заказчике, и о последующем бюджетном периоде, и об обеспечении заказами своего предприятия в следующем году.

На рынке государственных тендеров Республики Беларусь существует два  пути к победе в торгах. Первый путь, всеми порицаемый, - это выиграть тендер с использованием договоренности с заказчиком. Данный путь неприемлем для исследуемой организации, так как он наказуем по закону. Второй путь, используемый большинством белорусских предприятий, - это выиграть тендер путем предложения заказчику более выгодных условий, грамотного оформления документов и отстаивания своих прав на победу.

Для осуществления цели успешного  участия в тендерных торгах, в  штате сотрудников ООО «БелКультПроект» есть специалист, отвечающий за поиск приглашений к участию в процедуре закупок оборудования, соответствующего профилю компании. Как правило, все объявления содержатся в сети интернет на официальном сайте Национального центра маркетинга и конъюнктуры цен в системе ИС "Тендеры" (www.icetrade.by) и в официальных печатных изданиях Министерства Экономики, Совета Министров Республики Беларусь, например, в газете «Республика», «Советская Беларусь», а также на официальных сайтах Минского областного и районного исполнительных комитетов. Поиск и подбор тендеров из данных источников производиться вручную, т.е. специалист должен просмотреть абсолютно все объявления о торгах и отобрать интересные для компании.  Данный специалист отвечает также за получение конкурсной документации от организатора торгов и запросы разъяснений по ним.

Конкурсная документация со всеми разъяснениями передается техническим специалистам, которые, изучив задание на закупку, составляют спецификацию оборудования и материалов, которые отвечают всем требованиям заказчика. Данная спецификация отдается на проверку главному инженеру проектов. После устранения всех выявленных несоответствий, если такие встречались, спецификация передается в отдел логистики для определения возможных сроков поставки товара и расчета ее стоимости. Данная служба также передает техническому отделу сведения о гарантийном сроке, который предоставляют производители предлагаемого в конкурсном предложении товара. На основании этих данных заместитель директора по техническим вопросам принимает решение о том, какой гарантийный срок на товар указывать в конкурсном предложении.

Основываясь на данных отдела логистики и технической службы, заместитель директора по финансам и экономике вместе со своей службой рассчитывает цену товара с учетом всех накладных расходов (на доставку груза, его таможенную очистку и пр.) и желаемой прибыли и определяет условия оплаты. На основании принятых решений секретарь-референт заполняет формы документов, предоставленные организаторами торгов, и готовит пакет документов, подтверждающих высокие квалификационные данные компании.

ООО «БелКультПроект» обладает очень хорошей репутацией. А так как хорошие квалификационные данные компании могут помочь победить на торгах, общество ответственно относится к подготовке пакета документов. Как правило, к конкурсному предложению прикладываются письма-отзывы от клиентов компании, сертификаты о прохождении всевозможных тренингов сотрудников по эксплуатации заявленного в предложении оборудования, их дипломы, сертификат о внедрении в организации системы менеджмента качества ISO 9001, лицензии на некоторые виды деятельности, авторизованные письма, подтверждающие право на дистрибуцию продукции компаний-производителей на территории Республики Беларусь, дипломы за достижение в области качества и многое другое. Технический отдел готовит описание заявленной в предложении продукции, каталоги, буклеты и пр.

Готовый пакет документов доставляется организатору торгов в  место и время, указанное в конкурсных документах. Как правило, директор компании присутствует на вскрытии конкурсных предложений с целью получения информации о стоимости предложений конкурентов.

Описанная выше процедура  составления и подачи конкурсных предложений закреплена в стандарте  предприятия ООО «БелКультПроект» системы менеджмента качества и применяется постоянно.

К сожалению не всегда компании удается занимать первое место на торгах и реализовывать свою продукцию. Это свидетельствует о том, что  высокие квалификационные данные и безупречная репутация не всегда играют решающую роль в принятии заказчиком решения о победителе.

К сожалению не редко  в конкурсных предложениях исследуемой компании встречаются ошибки, которые приводят к их отклонению в конкурсах.

Для определения прочих важных составляющих победы ООО «БелКультПроект» на торгах  проанализируем одно из конкурсных предложений [Приложение А] для одного из самых активных заказчиков профессионального сценического оборудования ГУ «Дворец Республики». 

Также, внимательно изучив условия конкурсного задания  на закупку оборудования, и метод  определения победителя организатором  торгов, постараемся разобраться, в чем сильные и слабые стороны конкурсного предложения ООО «БелКультПроект». При этом примем во внимание тот факт, что согласно информации, содержащейся в письменном уведомлении от организатора торгов, конкурсное предложение компании оказалось вторым, так как его стоимость оказалась выше стоимости конкурентного предложения. Все остальные заявленные конкурентами критерии конкурсного предложения (срок поставки, гарантийный срок и пр.) согласно законодательным актам Республики Беларусь о поведении торгов остается неизвестным для сотрудников ООО «БелКультПроект».

Ниже представлена методика определения организатором торгов победителя конкурса [Таблица 1], составленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 

Таблица 1. Основные критерии оценки конкурсных предложений

 

Критерий	Весовой коэффициент
Степень соответствия предлагаемых товаров требованиям проектно-сметной  документации	20
Стоимость предложения	80
Условия оплаты	40
Срок поставки	40
Гарантийный срок	20
Возможность обеспечить оперативный гарантийный и послегарантийный ремонт и обслуживание предлагаемых товаров	20

 

1. Степень соответствия (СС) предлагаемых товаров требованиям проектной документации оценивается следующим образом:

а) полностью соответствующее проекту предложение оценивается по формуле

 

СС = К х 1,                                                        (2.1)

 

где К– весовой коэффициент;

б) предложение товаров, требующих корректировки тендерного задания, в случае, если подобная корректировка может быть проведена без нарушения сроков закупки, не влекущая необходимости закупки дополнительного оборудования и (или) материалов, не влекущее ухудшение характеристик закупаемого товара в совокупности в сравнении с требованиями задания на закупку, рассматривается как соответствующее требованиям закупки наполовину и оценивается по формуле 

 

СС = К х 0,5,                                                 (2.2)

 

в) предложение товаров, требующих корректировки задания на закупку, в случае, если подобная корректировка не может быть проведена без нарушения сроков завершения процедуры закупки, либо влекущая необходимость закупки дополнительного оборудования и (или) материалов, либо влекущее ухудшение характеристик закупаемого товара в совокупности в сравнении с требованиями конкурсного задания, рассматривается как не соответствующее условиям закупки и оценивается по формуле

 

СС = К х 0.                                                     (2.3)

 

2. Стоимость предложения (СП) оценивается следующим образом: минимальная предложенная стоимость делится на стоимость претендента и результат умножается на весовой коэффициент, выражается формулой

 

СП = Ц_мин. / Ц_предл. х К,                                  (2.4)

 

где Ц_мин. - минимальная предложенная стоимость, Ц_предл. - стоимость, предложенная претендентом, К – весовой коэффициент;

3. Условия оплаты (УО) оцениваются следующим образом:

а) при полном согласии с условиями оплаты, указанными в конкурсной документации условия оплаты оцениваются по формуле

 

УО = К х 1,                                                  (2.5)

 

где К – весовой коэффициент;

б) при указании других условий, не являющихся более выгодными, чем указанные в условии конкурсной документации условия оплаты оцениваются по формуле

 

УО = К х 0,                                                     (2.6)

 

в) при указании других условий, являющихся более выгодными, чем указанные в условии конкурсной документации условия оплаты оцениваются по формуле

 

УО = К х 2,                                                      (2.6)

 

4. Срок поставки (СП) оценивается следующим образом:

а) предложение претендентов соответствующее срокам поставки, указанным в конкурсной документации и являющееся наилучшим оценивается по формуле

 

СП = К х 1,                                                        (2.7)

 

где К– весовой коэффициент;

б) предложения претендентов, предусматривающие сроки поставки более длительные, чем у наилучшего оцениваются по формуле

 

СП = Т_мин. / Т_предл. х К,                                            (2.8)

 

 где Т_мин. - наименьший срок поставки,   Т_предл   - срок поставки, предложенный претендентом,  К– весовой коэффициент;

в) при предлагаемом сроке поставки, превышающем максимальный, установленный конкурсной документацией, либо при невозможности на основании конкурсного предложения определить однозначный срок поставки оценка производится по формуле

 

СП = К х 0.                                                    (2.9)

 

5. Гарантийный срок (ГС) на предлагаемые товары оценивается следующим образом:

а) предложение претендента, предложившего максимальный гарантийный срок, оценивается по формуле

 

ГС = К х 1,                                                       (2.10)

 

где К– весовой коэффициент.

б)  предложения иных претендентов оцениваются по формуле

 

ГС = К х 0,5 – 1,                                               (2.11)

 

где 1балл присуждается за каждый шестимесячный срок снижения гарантии в сравнением с предложением максимального срока.

6. Оценка предложений  по критерию  «Возможность обеспечить гарантийный и послегарантийный ремонт и обслуживание предлагаемых товаров» (ГО) в случае документального подтверждения наличия собственных сервисных центров по ремонту и обслуживанию предлагаемых товаров, либо долгосрочных договорных обязательств с уполномоченными сервисными центрами по ремонту и обслуживанию производится по формуле

 

ГО = К х 1,                                                   (2.12)

 

где К - весовой коэффициент.

 В случае если документального подтверждения о возможности обеспечения гарантийного и послегарантийного ремонта и обслуживание предлагаемых товаров не будет представлено, оценка таких предложений производится по формуле