Организация поставок продукции предприятия на основе участия в тендерных торгах на примере ООО «БелКультПроект»

 

ГО = К х 0.                                                   (2.13)

 

Победителем является претендент, набравший наибольшее количество баллов. При равенстве баллов у двух или более претендентов победитель определяется исходя из уровня деловой репутации и степени технической и финансово-экономической состоятельности претендентов.

Исходя из представленной информации, рассчитаем количество баллов, которое набрало конкурсное предложение ООО «БелКультПроект».

1. Перечень оборудования, заявленный на конкурс, полностью соответствует проекту, так как в противном случае предложение было бы отклонено на этапе проверки соответствия заданию. Поэтому первый показатель рассчитываем следующим образом:

 

20*1 = 20;

 

2. Как стало известно  на вскрытии конкурсных предложений  и из уведомления от ГУ «Дворец  Республики», стоимость предложения  ООО «БелКультПроект» заняла  второе место, а стоимость предложения лидера составила  252 418 511 (двести пятьдесят два миллиона четыреста восемнадцать тысяч пятьсот одиннадцать) белорусских рублей, следовательно:

 

(252 418 511 / 271 516 122)*80 = 74;

 

3. Условия оплаты совпадают с требованиями заказчика:

 

40*1 = 40;

 

4. В предложение исследуемой  организации указан срок поставки 60 календарных дней, что превышает  срок, заявленный заказчиком на 15 календарных дней. Данный срок  можно оценить, как более длительный, чем у наилучшего претендента. Условно предположим, что победитель торгов заявил требуемый срок поставки. Оценим данный критерий следующим образом:

 

45/60*40=30;

 

5. Гарантийный срок  конкурсного предложения ООО  «БелКультПроект» составляет 24 месяца, что соответствует требованию  задания. Предположим, что гарантийный срок лидера торгов составляет столько же. Отсюда следует:

 

20*1 = 20;

 

6. Возможность обеспечить оперативный гарантийный и послегарантийный ремонт и обслуживание предлагаемых товаров является на данный момент одним из ключевых критериев для ООО «БелКультПроект». Наличие сервисного центра, специалистов, осуществляющих монтажные и пуско-наладочные работы, позволяет организации набрать дополнительные балы.

 

20*1 = 20;

 

Подсчитаем общую сумму  баллов:

 

20+74+40+30+20+20=184

 

Попытаемся дать оценку конкурсному предложению конкурента ООО «БелКультПроект» на данных тендерных торгах. Компании известна точная стоимость его конкурсного предложения. Также мы можем предположить, что все остальные показатели соответствуют требованиям конкурсных документов заказчика. Отсюда следует, что общий балл предложения соперника составляет:

 

20*1+(252 418 511 / 252 418 511)*80+40*1+45/45*40+20*1+20*1 =

20+80+40+40+20+20=220.

 

После оценки предложения  другой компании видно, что его общий  значительно выше балла предложения ООО «БелКультПроект».

Проанализировав расчет всех критериев, можем сделать вывод, что основным критерием, влияющим на победу, все-таки является стоимость  предложения. Однако все остальные  показатели также могут сыграть  решающую роль. Так, предложив более длительный срок гарантийного обслуживания либо сократив срок поставки можно компенсировать более высокую стоимость.

Исходя из проведенного анализа организационно-экономической характеристики компании, ее потенциальных возможностей, процедуры подготовки конкурсных предложений, а также степени важности всех критериев предложения, можно сделать выводы о преимуществах и недостатках ООО «БелКультПроект», влияющих на эффективность сбыта продукции на тендерных торгах.

К преимуществам можно  отнести высокую квалификацию сотрудников, высокое качество продукции, поставляемое исключительно от компаний-производителей, являющихся лидерами в своей отрасли и известных на весь мир, например Yamaha, Cort, Korg, Casio, Electro-Voice и многие другие, наличие собственного сертифицированного сервисного центра. На предприятии осуществляется процесс непрерывного повышения квалификации. В этот процесс вовлечены все категории работников, деятельность которых оказывает влияние на обеспечение качества оказания услуг. Это дает возможность компании предлагать достаточно длительный срок гарантийного обслуживания.

На протяжении многих лет ООО «БелКультПроект» работает в системе международного сертификата  качества ISO 9001, что также характеризует  организацию, как надежного поставщика.

Огромным преимуществом  является наличие в компании собственного проектного отдела, который разрабатывает  проектные решения для многочисленных концертных площадок Республики Беларусь, составляет проектно-сметную документацию, на основании которой заказчик составляет задание на закупку. Это позволяет ООО «БелКультПроект» еще на этапе проектирования указывать оборудование только тех брендов, на поставку которых оно уполномочено. Тем самым компания вынуждает конкурентов указывать в своих предложениях лишь аналоги, которые в большинстве случаев, как показывает практика, оказываются либо дороже, либо более низкого качества, либо не соответствуют проекту в полной мере.

Стремление компании реализовывать продукции только высокого качества от всемирно известных брендов также можно отнести и к недостаткам сбытовой политики компании. Стоимость данной продукции достаточно велика по отношению к товарам-аналогам других производителей.

Анализ конкурсного  предложения показал также, что  компания осуществляет доставку товара за достаточно долгий период, в то время как конкуренты делают это в гораздо более сжатые сроки. 

Еще одним существенным недостатком, влияющим на эффективность  сбыта продукции на основе тендерных  торгов, является ручной поиск и подбор тендеров, путем открытия по порядку всех тендерных сайтов и мониторинга информации на них. Это не позволяет добиться полноты информации о всех имеющихся закупках вне зависимости от того, на каких сайтах они располагаются, как они названы или скрыты под иными наименованиями, категориями.

Данный способ сопряжен с серьезными затратами времени, поскольку необходимо знание структур тендерных сайтов, а также навыки мониторинга тендеров на них. Его необходимо использовать тогда, когда интересуются закупками только одного заказчика, а не постоянно. Временные затраты на поиск тендера негативно сказывается на сроках подготовки конкурсного предложения компании и разработки стратегии для победы в торгах.

Исходя из проведенного исследования,  можно сделать  вывод, что в организации работы предприятия, и в ее сбытовой политике существуют как сильные, так и некоторые слабые стороны, которые негативно отражаются на уровне  оптовых продаж. Сбыт продукции ООО «БелКультПроект» на основе тендерных торгов недостаточно эффективен.

 

3. Рекомендации по повышению эффективности сбыта продукции ООО «БелКультПроект» на основе участия в тендерных торгах

 

Компания ООО "БелКультПроект" широко известна в области проектирования и продажи профессиональных систем озвучивания и освещения. Реализуемые ею бренды известны всему миру, однако безупречной репутации и большого опыта, как показало исследование, оказалось недостаточно для привлечения крупных покупателей, так как большинство из них все-таки ориентированы на низкие цены продукции, чем на ее высокое качество.

Также анализ процедуры  участия в торгах компанией ООО  «БелКультПроект» позволил прийти к  выводу, что, даже если конкурсное предложение полностью отвечает условиям тендера, то это еще не значит, что компания его выиграет, даже при условии более низкой цены. Поэтому, если внимательно разобраться в проблемах заказчика,  то можно дополнить свое предложение так, что он не сможет от него отказаться, даже если стоимость предложения будет несколько дороже.

Так в чем же заключается  секрет победы на тендерных торгах? Ответ на этот вопрос прячется за рядом причин, которые приводят либо к проигрышу, либо к выигрышу на подобных соревнованиях.

Обеспечение победы на торгах базируется на следующей формуле: победа в конкурентных торгах = Лучшее предложение + Качественные отношения с заказчиком,  где лучшее предложение подразумевает:

- информированность (подготовка  предложения должна начинаться  задолго до объявления процедуры);

- технология подготовки  предложения; 

- высокая оперативность  подготовки;

- полное соответствие предложения формальным требованиям;

- удобные формализованные  правила взаимодействия, принимаемые  всеми участниками процесса;

- мотивация сотрудников  на конечный результат;

- качественные договоры  с проектировщиками, поставщиками, субподрядчиками;

- долгосрочные партнерские отношения.

Качественные отношения  с заказчиком - это

- доверие заказчика,  аванс доверия; 

- положительный референс;

- знание проблем заказчика  и способов их решение;

- уверенность заказчика,  опыт успешного исполнения обязательств;

- графики выполнения работ и поставок реалистичны;

- собственный персонал  мотивирован на достижение результата;

- ресурсов достаточно;

- поставщики и подрядчики  надежны;

- ключевые менеджеры  заказчика публично положительно  характеризуют исполнителя.

Улучшение показателей работы сотрудников ООО «БелкультПроект» с покупателями – процедура комплексная и требующая достаточно длительных временных затрат. Поскольку в каждом конкретном случае есть свои особенности, какого-то единого «рецепта» не существует. Длительность цикла подготовки конкурсных предложений, необходимость ориентирования продаж на компании определенного типа, возможность или невозможность предложить более выгодные условия покупателю – все эти и многие другие факторы необходимо учитывать.

Сформулируем общие принципы. Так как основные клиенты ООО «БелКультПроект» закупают продукцию исключительно на торгах, для компании очень важно знать те свои сильные стороны, на которые нужно делать ставку и те слабые стороны, которые надо совершенствовать.

В ходе исследования нам удалось определить основные преимущества и недостатки  сбытовой политики продукции компании на тендерных торгах. Это позволит нам дать исследуемой компании рекомендации  по повышению эффективности сбыта товара на торгах.

Прежде всего, организация должна понимать, что не в каждом тендере стоит принимать участие. Перед тем, как сказать: «Да, мы играем эту игру», стоит тщательно взвесить все и подумать, что даст ей участие в этом конкретном тендере. Нет сомнений в том, что компания хочет получить прибыль, но это не всегда решающий фактор. Ведь проиграть битву (например, предложить оборудование высокого качества по более высокой цене), не значит проиграть всю войну (если на ряду с ценой, предложены более продолжительный гарантийный срок, бесплатные услуги шеф- монтажа и пусконаладочных работ, то велика вероятность того, что заказчик в дальнейшем обратится к услугам организации без всяких тендеров).

Есть и обратные ситуации, когда заказчик изначально проводит тендер с целью закупить оборудование по более низким ценам, пусть даже и худшего качества, а значит принимать в нем участие только портить репутацию.

Но, в любом случае, прежде чем участвовать в тендерах, нужно проанализировать, есть ли возможность  и необходимость загружать таким  заказом простаивающее оборудование и людей. Также должно быть свободное время у сотрудников, занимающихся продажами. Участие в тендере не должно отвлекать время от обычных продаж.

В тендерах нужно либо участвовать, либо не участвовать. Если в них участвовать редко, на каждое предложение будет уходить много времени, а отдачи может не быть. Если участвовать постоянно и по возможности стандартизировать тендерные предложения и подготовку к ним, на это будет уходить меньше времени, количество сможет перейти в качество, появятся победы (участие в тендерах тоже имеет свою «воронку продаж»).

Научиться участвовать  в тендерах лучше  на небольших  неважных для компании клиентах и  объемах заказов, на несущественных тендерах.

Для победы на тендерных  торгах компании обязательно нужно  выяснить, кто из ее конкурентов также собирается принять участие в них. Зная конкурента, его стратегии и бренды, которые он обычно предлагает на рынке, ООО «БелКультПроект» может скорректировать свое предложение.  Так, например, если конкурент обычно предлагает товар по более низкой цене, можно предложить товар подороже, но лучшего качества, что позволит установить более длительный срок гарантийного обслуживания.

Исследуемая компания должна четко осознавать свои задачи при участии в тендере:

- чтобы компанию заметили;

- познакомиться с лицами, принимающими участие;

- определить, в чем  компания конкурентоспособна, а  над чем надо работать ( в т.ч.  собрать информацию о реальных  ценах на рынке);

-определить прочие  потребности компании (чем компания  еще может быть полезна заказчику покупателю);

- победить в тендере;

- загрузить оборудование/сотрудников,  получив дополнительную прибыль.

Важным нюансом является то, что цена предложения может быть низкой, предложение отвечать всем условиям и даже больше, но, например, документы на участие в тендере составлены неграмотно или во время сбора всего пакета документов, сотрудниками была забыта какая-либо бумага, которая всего лишь формальность, но формальность необходимая. Поэтому компетентность всех участвующих лиц, их вовлеченность в процесс – один из факторов успеха.