Предметно ориентированные экономические информационные системы

      Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень - управленческий учет, который

      характеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетных  номенклатур. На этом уровне данные первичных  документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок.

      Эта информация передается на более высокий  третий уровень обработки данных - финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита. С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.

      АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

      АРМ внутреннего аудитора позволяет  отслеживать-изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование.

      В целом данные финансового учета  используются в планировании и прогнозировании  экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе  всей информации предприятия.

      В результате функционирования такой  БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности в условиях рынка.

БУИС  на предприятиях малого и среднего бизнеса 

      При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.

      Существует  несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

      При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини-бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.

      При втором подходе кроме финансового  учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

      Автоматизация финансового и управленческого  учета достигается при третьем  подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

      Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

      В отличие от крупных предприятий  на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового  учета, который по трудоемкости и  значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.

      Ведение же учета по отдельным участкам, например, таким, как учет труда и  заработной платы, учет готовой продукции  и ее реализации, учет основных средств  и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков). С использованием принципа конструирования создается единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности.

      Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управленческий учет, состоит из двух модулей (рис. 4).

      Рис. 4. Структура программного комплекса  автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях

      Модуль  управленческого учета позволяет  вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета  основных средств и нематериальных активов, учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и МБП, учета готовой продукции (товаров - для торговых предприятий), расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.

      Основными учетными регистрами данного модуля являются аналитические регистры по участкам учета - журнал учета первичных  документов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяйственных  операций.

      Модуль  финансового учета позволяет  вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).

      Связь между модулями осуществляется через Журнал хозяйственных операций.

      Рис. 5. Схема данных автоматизированного  ведения бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса 

      Работа  с программным комплексом (рис. 5) начинается с заполнения справочников. Это делается для настройки комплекса на ведение учета на конкретном предприятии.

      По  назначению все справочники разделены  на пять групп.

      Справочники общего назначения:

наименования  документов (SPRDOK);

предприятия (SPRPR);

услуги по счету - услуги связи, транспортные услуги и др. (SPRUS).  

      Справочники, связанные с учетными журналами  ТМЦ:

товарно-материальные ценности (SPRM);

единицы измерения (SPRED);

операции движения (SPROP).  

      Справочники, связанные с бухгалтерскими проводками:

план счетов бухгалтерского учета (SPRCH);

бухгалтерские проводки (SPRPROV);

группы проводок (SPRGR);

налоги (SPRNAL).  

      Справочники, связанные с аналитическим учетом:

объекты предприятия (SPROB);

подразделения (SPRPOD);

коды аналитического учета (SPRAN).  

      Справочники, связанные с курсами валют (SPRVAL).

      По  структуре построения справочники  делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (наименование документа, единицы измерения, услуги по счету, операции движения).

      Сложные справочники включают в себя два  и более уровней вложенности  данных. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместить на экране.

      Так, двухуровневый справочник План счетов бухгалтерского учета состоит из девяти разделов (в соответствии с  планом счетов). Каждый раздел содержит соответствующий счет. Количество записей в разделах - около 20. Их целиком можно вывести на экран.

      Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из которых содержит подразделы. Примером трехуровневого справочника  является справочник проводок, состоящий из уровней разделов счетов, счетов и проводок по каждому счету.

      Рис. 5. Продолжение 

      Исходная  информация вводится в базу из первичных  документов. Для автоматизации используются следующие стандартные первичные  документы по учету:

движения материальных ценностей (приходный ордер, приемный акт, накладная, акт на списание, требование, лимитная карта);

финансово-расчетных  операций (платежное поручение (ПП), платежное требование-поручение (ПТП), приходный и расходный кассовые ордера (ПКО и РКО) и др.);

основных средств (инвентарная карточка учета основных средств, акт приема-передачи, акт  на ликвидацию основных средств, накладная  на внутреннее перемещение);

труда и заработной платы (табель учета рабочего времени, наряд на сдельную работу, рапорт о выработке);  

готовой продукции (товаров) - акт, приходный ордер, приказ-накладная, приемо-сдаточная накладная, карточка складского учета, договор поставки и другие документы.  

      На  основании информации первичных  документов формируются файлы оперативной информации, в которые автоматически заносится информация соответствующих справочников.

      Такое использование справочников ускоряет ввод информации в базу данных, повышает ее точность и достоверность.

      Основным  файлом оперативной информации является Журнал первичных документов (GUPD). В него заносится информация первичных документов, по которым совершены хозяйственные операции. К учету принимаются документы, составленные по установленной форме и имеющие шесть основных реквизитов (наименование документа, номер документа, дата выписки документа, наименование предприятия, оформлявшего документ, сумма операций, дата совершения хозяйственной операции по документу).

      Если  указаны первые пять реквизитов документа, то документ считается зарегистрированным, но по нему нельзя оформлять проводки в Журнал учета хозяйственных операций (GUHO). Это можно сделать, когда будут заполнены все шесть перечисленных выше реквизитов документа. В этом случае документ имеет юридическую силу и может быть отражен в бухгалтерии предприятия. Таким образом, основой всех учетных процедур является первичный документ, а не проводка. Главным преимуществом такого подхода является большая естественность работы с исходной информацией. Пользователь заполняет лишь поля экранной формыТ соответствующие макету документа, а программа выполняет кон-тировку. Это упрощает процедуру ввода исходной информации, сокращает число ошибок за счет облегчения визуального контроля вводимых данных.

      Файл GUPD включает следующие реквизиты:

наименование документа;

предприятие;

дата операции;

сумма;

название группы проводок;

комментарии;

операция движения.  

      На  основании файла GUPD формируются  файлы оперативной информации по участкам учета - журналы учета товарно-материальных ценностей:

материалов (GUM);

МБП (GUMBP);

основных средств (GUOS);

готовой продукции (товаров) (GUTP);

хозяйственных операций (GUHO).  

      На  основе информации этих файлов ведутся  суммовой и количественный учет материальных ценностей по местам хранения (на складе) или по местам нахождения (в производстве), учет основных средств и нематериальных активов, учет готовой продукции (товаров) и ее реализации.