Предметно ориентированные экономические информационные системы

      В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична, т. е. следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать

      возможные убытки. Это обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и  в определении величины прибыли.

      В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум сведений, которые необходимы пользователю.

      При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

      Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок  ответственности на различных уровнях  управления.

      Принцип системного подхода предполагает в  процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение.

      Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается с помощью различных способов, например дублирования структурных  элементов системы или их избыточности.

      Принцип непрерывного развития системы требует  возможности ее расширения без существенных организационных изменений.

      Принцип экономичности заключается в  том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.

      Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, при условии подготовленности их к работе в этой системе.

      Для БУИС свойственны и специфические черты. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

      Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы  управления. Однако только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить  обратную связь. БУИС - единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

      Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки  учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета).

      При этом БУИС могут использовать помимо традиционных форм учета еще и  новую автоматизированную форму  учета, которая полностью отвечает

      основным  требованиям применения вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

БУИС  для крупных предприятий 

      Проблема  автоматизации бухгалтерского учета  на крупных предприятиях остается одной  из актуальных и сложных в современных  условиях. Это связано прежде всего  с необходимостью сбора и переработки значительных объемов информации и своевременной выдачи результатов для их анализа и принятия управленческих решений.

      В эпоху больших вычислительных машин  были созданы первые БУИС для крупных  промышленных предприятий. Это позволило  централизовать обработку учетной информации. Экономические перемены в России, а также появление ПЭВМ привели к почти полному исчезновению разработок такого класса. Широкое распространение получила децентрализованная обработка учетной информации. Использование ПЭВМ приблизило источник информации к пользователю этой информации - бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры, отделы предприятий по подготовке информации и др.), а также привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМБ). Появилась возможность автоматизации всех процедур по обработке учетной информации непосредственно на рабочем месте.

      В настоящее время для новых  потребителей БУИС - менеджеров крупных  предприятий в условиях рынка  важны не только автоматизация учетных  задач, но и возможность повышения эффективности управления предприятием, сохранение финансового равновесия, получение стабильной прибыли. В этой связи БУИС крупного предприятия должна обеспечивать:

автоматизированное  решение всего комплекса задач  бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также внутреннего аудита;

получение оперативной, постоянно меняющейся информации о  текущем состоянии дел на предприятии. Такой режим важен, например, для  крупных промышленных предприятий, стремящихся более эффективно использовать свои ресурсы; для крупных торговых домов, которые могут терпеть убытки в случае, если информация о движении и наличии товаров и иных средств не обновляется в течение короткого времени, а также для других предприятий, где происходит постоянное движение больших объемов средств. Основной акцент при этом должен быть сделан на получении оперативных аналитических отчетов и сводок по использованию вложенных финансовых ресурсов;

возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов. Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест  
 

с возможностью осуществлять обмен данными для  оперативного управления из центра.  

      БУИС  крупного предприятия, отвечающую данным требованиям, целесообразно создавать  на основе комплекса АРМ учетных  работников, действующих в сети с  централизованным управлением.

      Изучение  и обобщение зарубежной и отечественной  теории и практики показали, что  на крупных предприятиях бухгалтерский  учет организуется по двухуровневой  системе управления - управленческий и финансовый учет. При этом информация ориентирована исключительно на пользователя.

      Управленческий  учет оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям.

      Сметы, нормативы, калькуляции, оптимальные соотношения затрат и результатов - объекты управленческого учета. Его аналитические данные используются для управления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

      Информация  управленческого учета имеет  четко выраженную внутреннюю направленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управления и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной.

      Финансовый  учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние предприятия.

      Информация  финансового учета широко используется внешними потребителями - инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики предприятия, экономического анализа информации.

      Финансовый  учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом - аудитором.

      Финансовый  и управленческий учет - это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том  же массиве первичных данных и  первичной документации. Нецелесообразно  собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно. Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена информацией.

      Первичный учет представляет собой систему  сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. Информация первичного учета обеспечивает обратную связь в БУИС, а значит, и для управленческого, и финансового учета, а также

      для всех других подсистем, использующих первичную  информацию при подготовке и принятии управленческих решений.

      В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный  учет следует также выделить в  отдельную подсистему.

      На  крупном предприятии обработка  учетной информации с помощью  БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих  первичному, управленческому и финансовому учету (рис. 3). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и .аналитиков, взаимодействующие между собой.

      Применение  АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

      Рис. 3. Схема взаимосвязи и распределения  АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

      АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с  первичным учетом (материалов, готовой  продукции (ГП), табельным учетом), или  с определенным объектом бухгалтерского учета, где 

      осуществляются  непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету материальных ценностей (МЦ), основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

      При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям :

располагать своим  набором хозяйственных операций и проводок;

иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;

иметь свои, присущие только ему, первичные документы  и отчетные формы.  

      Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности  учетной политики.

      Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, для которой характерна возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации (НСИ).

      В зависимости от используемых средств  организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться по каналам связи при наличии сети, а также посредством электронного обмена-данными через шлюзы модемной связи.

      При таком способе обработки учетных  данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связаны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой через модемы. АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимодействуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень предусматривает переработку исходной информации, получение результирующих данных и в автоматизированном режиме передачу их на более высокий уровень.

      На  первом уровне (первичный учет) с  помощью АРМ работников, ведущих  первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная  обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.