Предметно ориентированные экономические информационные системы

      В режимах Регистрация ПП, Регистрация  ПТП, Регистрация РКО, Регистрация  ПКО, Регистрация счетов, Регистрация  накладных выполняется заполнение журналов регистрации соответствующих  первичных документов. В этих режимах  можно просмотреть любой журнал, а также документы, по которым не было проводок в Журнал хозяйственных операций. По желанию можно распечатать любой первичный документ на принтере. Кроме того, в режиме Регистрация счетов можно проконтролировать счета на оплату.

      Функция Справочники включает следующие режимы:

Предприятия;

Услуги по счету;

Наименование  документа;

Товарно-материальные ценности;

Единицы измерения;

Операции движения;

План счетов;

Бухгалтерские проводки;

Группы проводок;

Налоги;

Коды аналитического учета;  

Объекты предприятия;

Подразделения;

Курс валюты.  

      Данная  функция позволяет заполнить  любые справочники, задействованные  в программе, и тем самым настроить  программный комплекс на ведение  бухгалтерского учета на конкретном предприятии. Каждый режим соответствует  отдельному справочнику. Справочники можно заполнять, просматривать и выводить на печать.

      Функция Ведомости позволяет формировать  различные ведомости и отчеты. Она содержит следующие режимы:

Главная книга;

Сводная оборотная;

Сводная по счетам;

Сводная валютная;

Приведенная валютная;

Кассовая книга;

Ведомость-диаграмма;

Аналитическая.  

      Для формирования любой ведомости или  отчета следует выбрать соответствующий  режим и указать период, за который  необходимо сформировать отчетный документ.

      Функция Настройка предназначена для  индивидуальной настройки программного комплекса на учетную политику конкретного предприятия. Функция включает режимы:

Выбор работы (тип  предприятия, обучающий режим);

Звуковые сигналы (настройка звуковых сигналов или  речевых сообщений во время работы программы);

Принтер, формат листа (настройка на определенный тип  принтера и установка параметров печати);

Дата и время (настройка внутренних часов и  календаря компьютера);

Рабочий период (установка отчетного периода, за который формируются ведомости);

Проверки (настройка  различных проверок при работе программы, контроль наличия вводимых данных в  справочнике, антивирусная проверка и  др.);

Подтверждение (установка запросов для подтверждения, например, при удалении записи, группы записей, последней записи и др.);

Время сохранения экрана (установка времени, через  которое гаснет экран);

Порт модема (установка номера порта с модемом  для автодозвона из справочников предприятия);  

Прочие установки (установка формата чисел при  печати платежных документов; кодирование данных при окончании работы с программой; запрос периода при формировании ведомостей и др.).

Функция Сервис служит для облегчения работы пользователя с программным комплексом и включает основные режимы:

Общая информация (позволяет получить информацию о типе предприятия, с которым работает пользователь, о свободном месте на диске и в оперативной памяти, о рабочем периоде и др.);

Помощь (позволяет  пользователю получить конкретную справку  по возникшей в процессе работы проблеме);

Визитная карточка изготовителя (дает информацию о фирме-изготовителе: название, адрес, телефон, номер версии программы);

Восстановление  базы (служит для восстановления архива с дискеты на жесткий диск ЭВМ);

Проверка баз (позволяет проверить корректность файлов на жестком диске);

Формирование  первичных документов (формирует  Журнал первичных документов на основании  учетных журналов ТМЦ);

Закрытие учетного периода (позволяет автоматически  рассчитывать остатки по счетам при  переходе на следующий отчетный период);

Отмена закрытия периода (отменяет ранее выполненную  операцию по закрытию отчетного периода);

Просмотр файла (обеспечивает возможность просмотра  любого текстового файла);

Калькулятор (позволяет  вызвать встроенный калькулятор  для выполнения вычислений);

Изменение реквизита (дает возможность пользователю изменить или задать новые банковские реквизиты  предприятия и пароль);

Сохранение базы (позволяет сохранить данные учетных  журналов на архивной дискете);

Выход (обеспечивает завершение работы с программой).  

Банковские  информационные системы 

Особенности проектирования БИС 

      Интегрированная БИС представляет собой единый программно-технологический  комплекс, являющийся средством ускорения  освоения; возвратности и сбалансированности ресурсов, контролируемых по заданным условиям финансирования и кредитования. Интегрированная БИС охватывает совокупность банковских задач не фрагментарно, а комплексно, отражая всю сложность их взаимосвязей. Это не совокупность разрозненных хорошо автоматизированных задач, а такой комплекс программ, которому присущи

      свойства  сложной системы: сложность иерархической  структуры; эмерджентность; множественность  функциональных целей; динамичность в  работе при обеспечении управления процессами, носящими стохастический (вероятностный) характер; многофункциональность. Поэтому при разработке интегрированных БИС требуется проанализировать большое количество влияющих на их структуру и содержание факторов: общие характеристики банка, ближние и дальние цели и стратегические направления его развития; особенности сложившейся структуры управления; общие принципы построения банковской технологии; ожидаемая архитектура системы и состав функций, подлежащих автоматизации; объем входной и выходной информации, количество входных документов; требования к информационной безопасности. На основе такого анализа и вырабатываются далее основополагающие принципы будущей системы.

      Проектирование  функциональной части ЭИС связано  с решением стратегического вопроса  о выборе критерия выделения ее подсистем - одной из проблем, которая существовала на протяжении всей истории автоматизации организационно-экономических объектов и осталась актуальной в настоящее время. Изучение структуры и функций любой системы основывается на ее анализе и дальнейшем синтезе. И если цель анализа -изучение закономерностей функционирования системы при существующей структуре, то задача синтеза - проектирование и подбор такой структуры, которая реализовывала бы заданные ей функции.

      Из  теории сложных систем известно, что  всякую сложную систему можно разложить на некоторые подсистемы с различной глубиной детализации.

      Традиционно под функциональной подсистемой  понимается некоторая часть общей  системы управления, выделенная в  соответствии с общностью функциональных признаков управления.

      Поскольку задачи управления, решаемые в банке, многоаспектны, при проектировании возникает проблема классификации признаков декомпозиции БИС. В качестве таких признаков можно выделить: функции, период и объект управления и др. функции управления из-за универсальности своего состава - один из наиболее распространенных признаков декомпозиции управленческих систем. Система управления банком, выполняя в целом функции, типичные для любых управленческих систем (планирование, учет и контроль, анализ и регулирование), обладает особенностями их распределения между элементами управленческой структуры. Эти функции неразрывно связаны между собой и всегда носят целевой характер.

      Учет  и контроль в банке представлены операционным и бухгалтерским учетом, которые тесно связаны между собой, поскольку аналитический уровень отражен в банковском учете лицевыми счетами, а каждый лицевой счет находится под определенным балансовым. В связи с тем, что каждый рабочий день заканчивается формированием баланса, проводки, изменяющие состояние лицевых счетов, немедленно отражаются на синтетических счетах и

      в балансе. Статистический учет позволяет  собрать сведения об изменении отдельных  показателей за длительный период.

      Анализ  представляет собой функцию управления, которая позволяет распознать сложившуюся экономическую ситуацию как внутри, так и вне банка. В крупных банках существуют два независимых отдела, один из которых обеспечивает анализ внутреннего состояния банка, а другой анализирует внешнюю среду.

      Планирование, основываясь на данных анализа, подготавливает возможные решения для выхода из сложившейся ситуации и достижения поставленных целей. При этом планирование внешних взаимодействий и планирование внутреннего состояния банка взаимосвязаны, хотя структурно они разделены и реализуются частично в процессе маркетинга (департамент маркетинга и развития банка), частично в отделе планирования (департамент экономического управления).

      В реальных условиях разработки интегрированных  БИС в качестве основного признака функция управления самостоятельно не используется, а лишь дополняет другие. Более распространенным признаком декомпозиции в российской практике является объект управления.

      Подготовленные  на этапе планирования решения реализуются  в рамках функции регулирования.

      В зависимости от уровня цели можно говорить о горизонтах управления. Существуют понятия стратегических и тактических целей. Оба эти понятия в известной мере условны, поскольку тактические цели, например, правления банка могут являться стратегическими для другого уровня управления, например кредитного отдела. Но тем не менее для банковской сферы можно разделить цели, а следовательно, и фазы управления по длительности периода управления на оперативные (один рабочий день), текущие (для России - месяц, квартал) и перспективные (для России - год). Таким образом, можно говорить об оперативном, текущем и статистическом учете, планировании и анализе. Однако следует отметить, что анализ не существует сам по себе и служит подготовительной фазой для планирования и информационно базируется на учетных данных, отражающих фактическое состояние системы.

      Объектом  управления в банке может служить  как деятельность подразделения  или одного сотрудника, так и отдельная  банковская операция, состоящая из ряда технологических этапов.

      Структура системы управления банком может быть организована разными способами, что зависит в значительной мере от размеров банка, числа видов оказываемых услуг, количества клиентов и операций, выполняемых банком.

      Наиболее  простая структура управления линейная, когда правлению банка непосредственно подчинены отделы. Это дает возможность обеспечить эффективное прямое управление банком и очевидную, ясную и обозримую структуру. При этом основная управленческая нагрузка предполагает разделение функций управления между правлением и руководителями подразделений.

      Более сложной является штабная организация, при которой правлению подчинены  департаменты, объединяющие отделы по принципу однотипности выполняемых  управленческих функций. Например, департамент  маркетинга, департамент валютных операций и др. Разделение управленческих функций между штабами происходит на верхнем уровне. При такой организации появляется возможность, с одной стороны, распределить управленческие проблемы между большим числом специалистов, с другой стороны, углубить специализацию сотрудников и , таким образом, повысить качество управления.

      Еще более сложной является линейно-штабная  управленческая структура, при которой  отделы, обеспечивающие выполнение депозитных, кредитных, инвестиционных и других операций, подчинены управлениям промежуточного уровня, обслуживающим различные группы юридических и физических лиц, которые сами могут устанавливать свои локальные цели, подчиненные, однако, глобальным управленческим целям банка. К последним могут относиться: получение максимального дохода при допустимом риске, повышение собственной ликвидности и др. В то же время при такой структуре могут сохраняться элементы управления, выделенные по принципу однотипности выполняемых управленческих функций. Такая система организации усложняет и удорожает управление, но повышает уровень его качества.