Информатикадан отчет

 

 

                              -сурет. MS Access шақыру терезесі

 

 

                                 -сурет. MS Access басты терезесі

Басты терезе

4-суретте деректер  қоры ашылған кездегі MS Access  басты терезесі көрсетілген.  MS Access деректер қорындағы барлық  кестелерді, есеп берулерді, пішіндерді, сұраныстарды, қатынас құру беттерін, макростарды және модульдерді сақтайды. Сондықтан MS Access-ті бірінші рет іске қосқанда экранда деректер қорының терезесі және «Деректер қорының» саймандар тақтасы шығады. Экран бес аймақтан тұрады: тақырып, меню жолы, саймандар тақтасы, қалып-күй жолы және деректер қорының терезесі.

MS Access қосымшасы  бір уақытта тек бір ғана  деректер қорымен жұмыс істеуге  мүмкіндік береді (бірақ ол кез-келген  сыртқы көздерден деректер ала  алады). MS Access терезесінің ішінде қор, кесте, пішін, сұраныс, т.б. құратын объектілер терезелерінің шексіз саны ашық тұруы мүмкін.

Тақырып басты  терезесінің жоғарғы жағында  орналасқан және үш объектіден тұрады. Олар: бағдарламалар пиктограммасының көшірмесі, басты терезенің тақырыбы және осы терезені басқару пиктограммалары.

Меню жолы ағымдағы терезе менюін құрайды. Windows-те жұмыс  істейтін басқа да қосымшалар секілді, MS Access менюі істегелі жатқан жұмысыңызға  байланысты өзгеріп отырады. Сонымен, Windows басқа қосымшалары сияқты, бұл  менюлер айқын ретпен стандартқа сүйенеді. Егер Microsoft Office басқа бағдарламаларын қолданған болсаңыз, MS Access менюі сізге таныс.

MS Access-те саймандар  тақтасы көптеген әртүрлі батырмалар  жиынынан тұрады, олардың құрамы  нақты саймандар тақтасындағы  қызметіне байланысты. MS Access-ке бірінші рет кіргенде экранда «Деректер қоры» деп аталатын саймандар тақтасы бар болады. Батырмалардың көпшілігі көбінесе меню командаларын таңдау немесе пернелер комбинацияларын басу арқылы жүргізілетін операцияларды орындауға арналған. MS Access экранда саймандар тақтасын басқаруға, баптауға мүмкіндік береді.

Қалып-күй жолы басты менюдің төменгі жағында  орналасқан. Жолдың сол жағында кесте  немесе пішін өрістерінің сипаттамасы, жұмыс режимінің индикаторы және т.б. қажетті ақпараттар бейнеленуі мүмкін.

Деректер қорының  терезесі (4-сурет) оның жоғарғы жағында  орналасқан жеке саймандар тақтасынан және сол жағында объектілерді басқару  тақтасынан тұрады.

Объектілерді  басқару тақтасы (кестелер, сұраныстар, пішіндер, т.б.) айқын типтегі объектілерге қатынауды қамтамасыз етеді. Деректер қорының жұмыс аймағында сәйкес категорияны таңдау кезінде көрсетілген типтегі объектілер тізімі бейнеленеді. Тізімнің жоғарғы жағында кестелер, сұраныстар, пішіндер, есеп берулер және қатынау беттері үшін сәйкес конструктор немесе шебер көмегімен көрсетілген типтегі жаңа объекті құруға арналған құралдар бар.

Объектілер  бөлімінің жоғарғы жағында Открыть, Конструктор және Создать батырмалары  орналасқан. Открыть батырмасы таңдалынған  объектіні ашуға арналған. Бұл объекті кесте, сұраныс немесе пішін болуы мүмкін. Кестені ашқанда кесте терезесі ашылады және кесте деректерін көріп, оны түзетуіңізге болады. Сұраныстың ашылуы таңдалынған сұранысты орындауға және іріктеу нәтижесін көруге әкеледі. Таңдалынған пішін үшін Открыть батырмасын басқанда деректерді кестелер терезесінде емес, пішіндер терезесінде көріп, оны түзетесіз.

«Есеп берулер» категориясынан таңдағанда Открыть  батырмасының аты Просмотр болып  өзгереді, бірақ қызметі өзгермейді таңдалынған есеп беру көру режимінде іске қосылады. Егер сіз «Макростар» категориясын таңдасаңыз, онда бұл батырманың аты қайта өзгергенін байқайсыз, енді ол Запуск деп өзгерді. Бұл батырманы басқанда таңдалынған макрос іске қосылуы мүмкін.

Конструктор батырмасы  таңдалынған объектіні толықтыру үшін, ал Создать батырмасы жаңа объект құруға арналған.

 

Менюге шолу

MS Access-пен өзара  әрекет ағымдағы менюден командаларды  таңдау арқылы жүзеге асырылады.  Командалардың көпшілігі иерархиялық  болып табылады. Осылай командалардың  бірін таңдау нәтижесінде экранда оның жандандырылған менюі шығады.

Windows-те жұмыс  істейтін басқа бағдарламаларға  ұқсас MS Access менюі нақты жағдайға  байланысты өзгеріп отырады. Әрбір  типтің терезесіне берілген типтің  объектісіне пайдаланылатын өзінің  командалар және функциялар жиыны сәйкес келеді. MS Access 2000-ның әдеттегі менюі автоматты түрде басталады және оның жиі пайдаланылатын командалары бар. Жұмыс кезінде айқын іс-әрекетті орындау үшін меню командаларын пайдаланасыз. Осы кезде MS Access 2000 меню мазмұны жиі қолданылатын командалар мен батырмалар бейнеленетіндей өзгереді.

Егер менюден  алдында пайдаланбаған команда  таңдалынса, ол орнатылған менюге қосылады. Егер команда жұмыстың бірнеше сеансы кезінде пайдаланылмай қалса, MS Access оны бапталған менюден жояды.

 

Меню командаларын таңдау

Меню жолынан  командаларды таңдау үшін келесі тәсілдердің  бірін пайдалануға болады:

Ең қарапайым  тәсілі тышқанды қолдану арқылы жүргізіледі. Командаларды орындау үшін тышқанның  меңзерін қажетті командаға апарып, тышқан батырмасын басыңыз.

Егер перне  тақтаны пайдаланғыңыз келсе, алдымен  меңзерді жол менюіне апарыңыз. Ол үшін F10 немесе Alt пернесін басыңыз. Сосын  сәулелі нұсқағышты қажетті командаға  апарып, Enter пернесін басыңыз.

Сәулелі нұсқағышты жылжыту үшін ← және → пернелерін қолданыңыз. ← пернесін басқанда, ағымдағының сол жағындағы командаға барасыз. Егер команда ең соңғы сол жағында болса, жүйелік менюге баруыңызға қажет, ← пернесін қайта басу оң жақтағы командаға апарады, яғни командаларды айналып шығасыз. → пернесінің қимылы да дәл осындай.

Командаларды  таңдаудың альтернативті тәсілі – пернетақта көмегімен Alt+ оның атының асты сызылған символын басыңыз. Бұл  тәсілмен таңдау кезінде командалар Enter пернесін баспай-ақ орындалады.

5-суретте Сервис  командасын таңдау нәтижесі көрсетілген. Бапталған менюдің командалары қанық түсте екенін ескеріңіз.

Жандандырылған  меню командаларының келесі деңгейдегі жандандырылған менюі бар болуы  мүмкін. Мұндай опциялар } символымен белгіленген. Сонымен қатар командалардың  бірқатарының  атынан соң көп нүкте (...) қойылған. Бұл команданы таңдау нәтижесінде MS Access операцияларды жалғастыру үшін диалог терезесін ашады, онда нақты параметрлердің маңызы көрсетілген. Оларды таңдау нәтижесінде қосымша символдары жоқ командалар ғана бірден орындалады.

Жандандырылған  менюден опцияларды таңдау прецедурасы  меню командаларын таңдаумен бірдей, тек ← және → пернелерінің орнына ↑ және ↓ пернелерін қолданамыз. Егер команданы атының бірінші әріпі  бойынша таңдасаңыз, онда Alt пернесін баспаймыз.

 

 

                          -суретте Сервис жандандырылған меню

 

Командаларды  таңдаудан бас тарту

Экранға шыққан жандандырылған менюдің опцияларын таңдаудан бас тарту үшін келесі тәсілдердің бірін таңдау керек:

Ecs пернесін  басып, алдыңғы деңгейдегі менюге  шығасыз. Бұл кезде жандандырылған менюде (немесе менюде) сәулелі нұсқауыш таңдауға себеп болған төменгі деңгейдегі жандандырылған менюді шақыру опциясында орналасады.

F10 пернесін  басыңыз, нәтижесінде барлық екпінді  жандандырылған менюлер экраннан  жойылады.

Алдыңғы деңгейдегі жандандырылған менюлердің бірінен кез-келген опцияларды тышқанмен басыңыз. Таңдалынған команда орындалады, ал барлық жандандырылған менюлер экраннан жойылады.

Меню жолынан  команданы тышқанмен басыңыз. Бұдан  барлық екпінді жандандырылған менюлер экраннан жойылады, ал таңдалынған команда орындалады.

Тышқанмен жұмыс  аймағының кез-келген бос жерін  басыңыз.

Файл менюі

Бұл менюдің  Создать және Открыть командалары  жаңа деректер қорын құруға немесе бар деректер қорын ашуға арналған. Сізге таныс баспа, алдын ала көру, терезелерді жабу командаларынан басқа, меню деректер экспорты мен импорты, сол сияқты сыртқы кестелермен (MS Access, dBASE, MS Visual FoxPro және т.б.) байланыс орнату командаларынан тұрады.

Менюдің төменгі  жағынан өзіңіз жұмыс істеген деректер қорларының аттары табылады. Егер деректер қорын ашқыңыз келсе, алдымен берілген тізімді қарап алыңыз. Егер ол тізімде бар болса, оны «Деректер қорының файлын  ашу» диалог терезесінен іздеудің қажеті жоқ. Деректер қорының атын меню пунктінен таңдайсыз немесе оның номерін тересіз, сосын деректер қоры ашылады. Файл менюінің төменгі жағында Выход командасы бар. Ол ағымдағы терезеден емес, MS Access-тен толық шығуды білдіреді. Егер жұмыс істеп отырған терезеңізді ғана жапқыңыз келсе, Закрыть командасын таңдаңыз.

Access бағдарламасының Файл мәзірінің ішіндегі бұйрықтар тізімі:

Құру командасы  ДҚ файлын бос күйінде немесе Access бағдарламасындағы дайын құрылымдарды (Адрестік кітап,кітапша, жеке мүлік,негізгі қорлар т.с.с) пайдаланатын шебер арқылы құруға мүмкіндік береді .

Ашу командасы ДҚ файлынашуға мүмкіндік береді.ДҚ-ын ашу терезесінің, Microsoft бағдарламалары үшін стандартты, файлды іздеу құралы бар. Жаңа файлды ашу алдында осыған дейін ашық тұрған ДҚ автоматты түрде жабылады.

Сыртқы берілгендер командасында екі  ішкі команда Импорт; Кестесімен байланыс. Бұл екі команда ДҚ-ның Кесте құру тақырыбында қарастырылған.

Жабу командасы ДҚ-мен жұмысты тоқтатады. Бұл команда қазіргі Windous 95 жүйелерінде қажет емес файлды автоматты түрде жабуға да болады, оның функциясы  Access-ті бастапқы қалыпқа келтіру үшін қолданғанда ғана пайдалы.

Сақтау  командасы ДҚ файлын сақтайды. Ол Access-тегі  деректерді автоматты түрде сақтау процедурасы болғандықтан қолданыла бермейді.

Сақтау/экспорт командасы Access кестелеріндегі деректерді Excel-дің жұмыс кітабы файлына көшіруге немесе олардың текстік құжаттар ретінде сақтауға мүмкіндік береді.

HTML форматында сақтау  командасы гипертекстік құжаттарды құру үшін Публикация шеберін іске қосады.

Беттер параметрлері командасы беттің параметрлерін орнату және принтерді таңдау үшін қолданады. Алдын ала көру командасы беттерді баспаға басу алдында көру үшін қажет. Бұл команданың әрекеті есеп жапсырмасындағы Көру батырмасы сияқты.

Баспаға басу командасы деректерді қағазға басумен қатар принтердің параметрлерін де анықтауға мүмкіндік береді.

Жіберу командасы Access  обьектісін электрондық почта арқылы жіберу үшін қажет.

ДҚ қасиеттері командасы Қасиеттер терезесін ашады. Мұнда бірнеше жапсырмалар орналасқан. Олардың әрқайсысын аша отырып ондағы сервистік мүмкіндіктерді пайдалануға болады. Мысалы файлды іздеу кезінде осы терезедегі файл қасиеттерін қолданған пайдалы. Жоғарыда аталған командалармен қатар Файл мәзірінің соңында соңғы ашылған бірнеше файлдар тізімі де көрініп тұрады.Олардың сұхбаттық терезені қолданбай-ақ тез арада ашуға болады.

Түзету  менюі

Деректер қорының  терезесінде Правка менюі Windows-те жұмыс  істеген басқа қосымшалардан  белгілі Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить, Переименовать командаларынан тұрады. Создать ярлык командасы таңдалынған объектіге жарлық құруға арналған. Басқа режимдерде жұмыс істегенде, бұл менюде екпінді объектілерді түзету үшін жаңа командалар пайда болады. Мысалы, менюде кестелер терезесінде жаңа жазбаны қосу және ағымдағыны жою командалары қосылады. Түзету менюіндегі командалар тізімі мыналар:

Жарлық жасау командасы ДҚ-ның кесте, сұраныс, форма сияқты обьектілер үшін жарлық жасауға қолданылады. Ол Windows –тың жұмыс столында орналасу мүмкін.  Яғни, жарлық Access–ті жүктеу, керекті ДҚ-ын ашу және қажетті обьектіге кіру сияқты әрекеттер жиынтығын тышқан батырмасын шерту арқылы орындауға мүмкіндік жасайды.

Жою командасы белгіленген обьектіні жояды, ал Атын өзгерту командасы обьектінің атын редакциялауға мүмкіндік жасайды. Егерде Access -те кесте, сұраныс немесе форма обьектілері ашылған болса, онда Түзету мәзірінің түрі, басқаша көрсетілгендей болады. Мұндағы арнайы кірістіру командасы өзімен аттас терезені ашады. Ол терезеде басқа бағдарламада обьектінің кестесіне кірістіру әрекеттері анықталады. Деректерді кестеге кірістіру өрісінің типіне байланысты болғандықтан, текстік және OLE типтеріндегі өрістерге кірістіру алгаритімдері әр түрлі. Обьектіні текстік типтегі өріске кірістіру алгаритмі:

1. Word құжатындағы  текст мазмұнын алмасу буферіне  жіберу.

2. Кестеде обьект  кірістіретін текстік типті өріс  ұяшығын белгілеу.

3. Түзету мәзірінде  Арнайы кірістіру командасын  беру.

4. Арнайы кірістіру  терезесінде TEXT параметрін таңдап, Ok батырмасын шерту.

Осы қадамдар орындалғаннан  кейін буфердегі обьект кесте  өрісінде берілген ұяшыққа ендіріледі. Обьектіні OLE  типіндегі өріске кірістіру алгаритімі:

1. Обьектіні  таңдап алмасу буферіне жіберу.

2. Кестеде обьект  кірістірілетін OLE типті ұяшығын  белгілеу.

3. Түзету мәзірінде  Арнайы кірістіру командасын  беру

4. Егер обьект құжаты Word құжаты болса, онда аталған редактормен параметрді таңдап, OK батырмасын шерту.

5. Егер обьекте  сурет болса, онда Picture параметрін  таңдап, батырмасын  шерту.

Бұл алгаритмдерде  Арнайы кірістіру терезесіндегі  Кірістіру және Байланыстыру қосқыштары туралы ештеңе айтылмаған, өйткені терезе ашылған кезде Кірістіру қосқышы автоматты түрде белгіленіп тұрады. Ал, байланыстыру қосқышы Word құжатындағы  OLE обьектіні кірістіру кезінде ғана іске қосылуы мүмкін. Оны белгілі бағдарламалар арасында байланыс орнатады. Ол байланысты OLE/DDE байланыстары командасының терезесінде бақылап және байланысқан бағдарламаға ауыса отырып, кірістірілген обьектіні түрлендіруге болады. Сонда өз редакторында түрленген обьект кесте ұяшығында да автоматты түрде өзгереді.