Деловое общение

Прием "Зеркало отношения" - то, что изображено на лице человека, который ведёт переговоры: улыбка, мимика, гораздо в большей степени  соответствует его мыслям, нежели слова, которые он произносит. Говорят, что лицо - это зеркало души. Доброжелательная улыбка на лице воспринимается партнером  как сигнал "Я ваш друг". Друг - это тот, кто обеспечивает нашу защищенность. Каждый из нас нуждается  в защите, и удовлетворение потребности  в ней привлекает нас к тому, кто ее нам предлагает. При общении  с людьми необходимо иметь на лице доброе и приятное выражение, легкую улыбку.

Прием "Терпеливый слушатель" - терпеливо и внимательно выслушивая партнера по общению, обратившегося  к собеседнику, необходимо удовлетворить  одну из высших потребностей человека - потребность в самовыражении. В  ХХ веке никто не желает слушать, все  хотят только говорить. Если сделать  исключение из правила, то люди невольно потянутся к говорящему.

Прием "Личная жизнь" - большинство  людей имеют свои личные интересы, увлечения, склонности. Если с человеком  вести разговор в русле его  личных интересов, он начинает считать  вас чутким и внимательным человеком. Хороший руководитель должен знать  интересы и увлечения своих подчиненных  и время от времени говорить с  ними об этом.

Прием "Золотые слова" - способность и умение говорить людям комплименты, т.е. слова или  фразы, в которых содержится небольшое  преувеличение положительных качеств  человека. Противопоказаний к применению комплиментов практически нет. Любой  разговор, деловую встречу или  совещание можно и нужно начинать с комплиментов в адрес присутствующих. Готовясь к разговору с людьми, следует заранее приготовить  небольшой набор комплиментов для  разных случаев, ситуаций, людей [15, с. 65 - 87].

Таким образом, использовать приемы аттракции следует комплексно и постоянно. Важно знать, что  эффект от их применения наступает  не сразу, а через определенный промежуток времени. Применяя эти приемы, руководитель ясно понимает, на что он воздействует, что происходит с подчиненными и  чего он добивается.

 

2. Организация  и проведение деловых переговоров  на примере ООО «Дымовское колбасное производство»

ООО «Дымовское колбасное производство» — производитель высококачественных колбас и мясных деликатесов — основано в июле 2001 г. Компания «Дымов» выпускает продукцию под марками «Дымов», «Высокая кухня», «Пиколини». Наиболее крупными долями компании владеют основатель компании Вадим Дымов и Александр Труш.

Площади завода на данный момент составляют порядка 6 600 кв. м.

В 2006 году компания произвела 18 тыс. тонн продукции, что на 20% больше, чем в 2005 году.

Компания «Дымов» по темпам роста объемов производства более  чем в два раза опережает рост российского рынка колбасных  изделий, составивший в последнем  отчетном периоде 4,5%.

Отчет за первые 6 месяцев 2007 года. По итогам полугодия выручка  компании составила 1,6 млрд руб., продемонстрировав 25-процентный рост по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Основными факторами роста выручки стало увеличение объемов производства на 10% — до 9,3 тыс. тонн, а также повышение цен на колбасную продукцию.

Проектная мощность завода после  запуска третьей очереди производственных линий составила порядка 100 тонн готовой продукции в сутки. Предприятие  производит более 100 наименований мясных изделий - вареные, полукопченые, варено-копченые, а также сосиски и сардельки. Производство оснащено австрийским и немецким оборудованием. Сегодня на предприятии работают около 400 сотрудников, из которых выполнением управленческих функций занято 8 человек, среди них:

· Директор - Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции;

· Главный технолог - организует разработку и внедрение прогрессивных, экономически обоснованных, ресурсов- и природосберегающих технологических процессов и режимов производства выпускаемой предприятием продукции, выполнения работ (услуг), обеспечивающих повышение уровня технологической подготовки и технического перевооружения производства, сокращения расходов сырья, материалов, затрат труда, улучшение качества продукции, работ (услуг) и рост производительности труда;

· Заместитель по коммерческим вопросам - осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения сырья, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств;

· Главный инженер - определяет техническую политику и направления технического развития предприятия в условиях рыночной экономики, пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства, уровень специализации и диверсификации производства на перспективу. Обеспечивает необходимый уровень технической подготовки производств и его постоянный рост, повышение эффективности производства и производительности труда, сокращение издержек (материальных, финансовых и трудовых), рациональное использование производственных ресурсов, высокое качество и конкурентоспособность производимой продукции, работ или услуг, соответствие выпускаемых изделий действующим государственным стандартам, техническим условиям и требованиям технической эстетики, а также их надежность и долговечность;

· Заведующий склада готовой продукции отдела сбыта - руководит работой склада по приему, хранению и отпуску готовой продукции, по ее размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров;

· Главный энергетик - организует технически правильную эксплуатацию и своевременный ремонт энергетического и природоохранного оборудования и энергосистем, бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, газом, водой и другими видами энергии, контроль над рациональным расходованием энергетических ресурсов на предприятии, последовательное соблюдение режима экономии;

· Старший прораб;

· Главный бухгалтер - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

Норма управляемости для  специалистов на данном предприятии  составляет 5 человек, а для рабочих 11, что показывает соответствие нормативам.

Из-за ограниченности численности  персонала данного предприятия  наиболее подходящей является линейно-функциональная структура.

Компания «Дымов» применяет  цеховую организационную структуру (Приложение А). Цеховой подход обеспечивает более тесную связь производства с потребителями, существенно ускоряя  его реакцию на изменения, происходящие во внешней среде. Такая структура, характеризуется полной ответственностью руководителей отделений, за результаты деятельности возглавляемых ими подразделений.

При цеховой структуре  управления руководителю предприятия  подчиняются начальники цехов. Начальнику цеха подчиняются начальники участков. Старшему мастеру подчиняются мастера.

В данной структуре можно  выделить горизонтальные и вертикальные связи. В результате вертикального  разделения труда выделяются руководители разных уровней, таких как главный  энергетик, начальник СМ, старший механик по холодильному оборудованию и другие. Горизонтальное разделение труда предполагает связи между начальником цехов основного производства, начальником кормового производства, начальником электро цеха и др.

Цеховая структура управления данного предприятия обладает рядом  преимуществ:

Во-первых, она позволяет  значительно упростить организационно-производственную структуру хозяйства за счёт создания специализированных цехов. Руководство  цехами осуществляют наиболее квалифицированные  специалисты.

Во-вторых, есть возможность  поставить оплату труда руководителей  отраслей в зависимость от результатов  их производственной деятельности.

В-третьих, упрощается процесс  внутрихозяйственного планирования, учета, улучшается контроль за ходом производства.

Недостатком существующей структуры  является невысокая координационная  деятельность цехов, горизонтальные связи  ослаблены. Существует возможность  дублирования функций управления и  затруднено осуществление контроля сверху донизу.

Миссию данного предприятия  можно сформулировать следующим  образом: удовлетворение потребностей общества путём обеспечения потребителей высококачественной продукцией при  профессиональном и ответственном  отношении к работе сотрудников  предприятия.

В компании существуют хорошие  возможности для карьерного роста; уровень зарплаты средний. Ежегодно работники компании проходят аттестацию, с целью выяснения их профессиональной пригодности. Так же работников, которые  в период работы заочно обучаются, отпускают  на время сессии.

Ожидается, что во втором полугодии темпы роста производства только усилятся. Об этом свидетельствует  недавнее приобретение компанией имущественного комплекса ООО «Мясоперерабатывающий завод «КамПомос N 1». Сделка была заключена 2 августа нынешнего года, по словам представителей компании «Дымов», она направлена на укрепление позиций на рынке колбасных изделий и расширение географии продаж, что подразумевается стратегией предприятия. Сумма сделки составила 195,6 млн. руб. Переговоры проводились между руководителями обоих предприятий

Наиболее оптимальными днями  для переговоров являются вторник, среда, четверг, переговоры были назначена  на четверг. Наиболее благоприятное  время для проведения переговоров - через час после обеда, поэтому  время проведения было назначено  на 15 00.

Готовясь к переговорам, руководитель компании «Дымов»:

· разработал план и программу  переговоров;

· разрешал организационные  вопросы;

· оформил необходимые  материалы - документы;

Для проведения переговоров  руководителем было выбрано тихое, изолированное, комфортное помещение, в котором не было ничего лишнего. Обязательное требование - без телефона. Комнату красиво оформили, создали  положительный настрой, способствующий взаимопониманию. На столе было все, что могло понадобиться в ходе разговора (бумага для записей и ручка для каждого участника, вспомогательные информационные материалы в достаточном количестве экземпляров, вода, стаканы и т.д.)

Ход переговоров проводился по следующей схеме:

1) начало беседы;

2) обмен информацией и  аргументация;

3) принятие решений;

4) завершение переговоров.

Известно, что на психическое  состояние человека влияют окружение, любые объекты, попадающие в зону его внимания. Поэтому, устоявшаяся  традиция садиться напротив друг друга  за столом переговоров настраивает  на то, что руководители предприятий  являются противниками, но чтобы этого  избежать директор компании «Дымов»  сел рядом со своим оппонентом.

На первом этапе переговоров  в результате ознакомительной беседы был установлен предмет переговоров, руководитель внимательно слушал партнера, не перебивал его, задавал вопросы  оппоненту, на которые было приятно  отвечать, говорил о том, что больше интересовало партнера, и о том, что  он хорошо знает.

Выслушав партнера руководитель компании «Дымов» кратко передал суть высказывания собеседника, показав тем самым, что он понимает суть разговора.

Разговор включал факты, цифровые данные и необходимые подробности  об ассортименте компании «Дымов». Речь подкреплялась документами, которые  свидетельствовали о высоком  качестве предоставляемой продукции  компании.

На втором этапе переговоров  руководитель компании «Дымов» показал  собеседнику, что его интересы ему  известны, и он их учитывает, то есть были учтены цели участников переговорного  процесса.

Однако руководитель компании «Дымов» на данном этапе держался и говорил неуверенно, был немного  раздражен. Выслушав директора, партнер  стал интересоваться его идеями и  предложениями. Собравшись, руководитель компании «Дымов» вызвал интерес  и убедил оппонента, в целесообразности задуманного, выяснил и разграничил  его желания.