Отчет по практике в контрольно-счетной палате

Рисунок 3. Автоматизированная система «Документооборот и делопроизводство»

 

Автоматизированная система  «Документооборот и делопроизводство»  функционально обеспечивает:

• Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов
• Автоматический контроль исполнения документов и поручений
• Автоматическую рассылку документов исполнителям и контроль за их прохождением (ход исполнения документов от регистрации, резолюции, исполнения до помещения их в дело)
• Формирование отчетов
• Поиск документов по заданным критериям
• Ведение справочников
• Управление доступом

В структуру системы  входит набор информационных баз  данных в следующем составе:

• «Письма КСП»
• «Внутренние документы»
• «Поручения КСП»
• «План контрольных мероприятий»
• «Справочник КСП»

В базу данных «Письма  КСП» помещаются все входящие и исходящие  документы Палаты. Эти документы связываются ссылками, обозначающими тип документа – корневой, ответный, что позволяет строить «дерево писем».

В базе данных «Внутренние  документы» размещаются приказы  и распоряжения руководства Палаты, докладные и служебные записки, протоколы совещаний, соглашения и договоры (рисунок 4).

 

Рисунок 4. База данных «Внутренние  документы»

 

В базе данных «Поручения КСП» размещаются все поручения  руководства.

В базе данных «План контрольных  мероприятий» хранится информация по планам контрольных мероприятий и исполнению плна на текущий и предыдущие годы.

В базе данных «Справочник  КСП» размещается справочная информация о сотрудниках Палаты, о рабочих  группах, о структурных подразделениях, об адресах организаций, о номенклатуре дел и др.

Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы, имеющие отношение к конкретному контрольному мероприятию, связываются с соответствующим пунктом плана контрольных мероприятий на текущий год. В результате к карточке соответствующего пункту плана присоединяются ссылки на все документы, имеющие отношение к контрольному мероприятию, что позволяет автоматически подобрать документы для формирования дела по контрольному мероприятию для сдачи в архив, а также быстро просмотреть необходимые документы.

 

Рисунок 5. Информационная система «Контроль»

В автоматизированной системе  «Документооборот и делопроизводство»  внедрена технология поточного сканирования документов, которая обеспечивает доступ к электронным образцам документов и поддерживает технологии электронного документооборота.

По уровню доступа  к информации и выполняемым функциям в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» рабочие  места подразделяются на места «Руководителя», «Контролера», «Регистратора», «Экспедитора», «Начальника структурного подразделения», «Делопроизводителя структурного подразделения».

«Руководитель» курирует процесс  исполнения входящей и исходящей  корреспонденции, внутренних документов, поручений руководства.

«Контролер» регистрирует поручения руководства, контролирует процесс исполнения документов (контроль по ответственным исполнителям, контроль по срокам исполнения), входящей и исходящей корреспонденции, поручений руководства, формирует выходные документы, формирует поисковые запросы в заданном диапазоне, напоминает исполнителям о сроках исполнения документов.

«Регистратор» вводит и  оегистрирует входящую, исходящую корреспонденцию  и внутренние документы (приказы, распоряжения,докладные  записки), присваивает регистрационные  номера на все виды документов, сканирует и присоединяет электронные образцы документов, вводит первую и дополнительную резолюции,корректирует их или добавляет, устанавливает автоматическую связь (ссылки) с документами из других баз данных, рассылает документы по исполнителям, вводит сроки исполнения документов согласно резолюциям, завершает исполнение документов и помещает их в дело, формирует и печатает выходные документы.

«Экспедитор» просматривает  документы, предназначенные для  отправкифельдсвязью, контролирует и  корректирует адреса на документах, предназначенных для отправки фельдсвязью, вводит дату и номердля формирования реестров, формирует реестры для отправки фельдсвязью в Правительство Москвы и в другие ведомства.

«Начальник структурного подразделения» накладывает дополнительные резолюции в инспекции, назначает исполнителей в инспекции, контролирует процесс исполнения документов и поручений руководства внутри инспекции (по ответственным исполнителям, по срокам исполнения).

«Делопроизводитель структурного подразделения» вводит информацию о ходе исполнения документов в структурном подразделении, присоединяет электронные образцы документов, усатанавливает автоматическую связь (ссылки) с документами из других баз данных, отправляет документы исполнителям, формирует выходные дкументы, завершает исполнение документов, регистрирует исходящие документы, приказы, распоряжения и докладные записки с присвоением внутреннего номера инспекции по каждому виду документов, присоединяет электронные образцы документов.

Выходные данные представлены в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» представлениями с информацией, соответствующей сделанному выбору, а также отчетными формами. Эти документы можно просматривать на экране или выдавать на печать. Пользователь может также редактировать документы, отмеченные в перечне вида, а также ввести новые документы, если ему предоставлены соответствующие полномочия.

Выходные формы представлены журналами выдачи и отправки документов, получения документов в инспекциях, ежедневной сводкой о зарегистрированных документах, различными справками по общему количеству документов в базах данных с разбивкой по видам документов, по исполнителям, реестрами документов для отправки фельдсвязью в Правительство Москвы и другим адресатам.

Автоматизированная информационная система учета результатов контрольных мероприятий КСП Москвы АИС «Контроль» (АИСК), представленная на рисунке 5, обеспечивает учет и обработку формализуемых данных по проведению и результатам контрольных мероприятий, в том числе:

• Проверенным объектам
• Объектам, в деятельности которых выявлены нарушения и недостатки
• Видам и объемам проверенных средств
• Выявленным нарушениям, недостаткам, ущербу городу (муниципальным образованиям) и иным негативным последствиям нарушений и недостатков
• Устранению выявленных нарушений и недостатков, возмещению ущерба городу (муниципальным образованиям) в ходе и после окончания контрольных мероприятий
• Предложениям КСП Москвы, направленным по результатам контрольных мероприятий, ходе и результатах их реализации

В системе ведутся актуальные данные по каждому из контрольных мероприятий. Также в АИСК обеспечено автоматизированное формирование отчетных таблиц к подготовке заключения КСП Москвы на отчет об исполнении бюджета города Москвы ( по всем фактам нарушений и ущерба городу, выявленным КСП Москвы в отношении данного бюджета) и годового отчета о работе КСП Москвы (по данным всех контрольных мероприятий, проведенных в соответствии с планом работы на соответствующий год).

АИС «Контроль» предназначена  для учета данных по планам-заданиям на проведение контрольных мероприятий, программам проведения и результатам контрольных мероприятий, актам, отчетам (справкам,заключениям), предписаниям, представлениям, информационным письмам, запросам в адрес проверяемых организаций и ответам на них. В системе ведется учет предложений Контрольно-счетной палаты по результатам контрольных мероприятий и контроль ихвыполнения. Учет результатов контрольных мероприятий ведется по проверяемм объектам, выявленным фактам нарушений и недостатков, их причинам и последствиям.

Пользователями системы  являются инспекторы КСП Москвы. Система  представляет собой реляционную  базу данных. АИС «Контроль» реализована  с использованием технологий  Microsoft Access.

АИС «Контроль» состоит  из двух подсистем – основной, собственно АИСК, и модуля для построения и получения отчетов.

Основная система предназначена  для ввода данных пользователями, сопровождения справочников системы, поиска информации по запросам в адрес  объектов контрольных мероприятий, получения справки о выявленных нарушениях, недостатках и последствиях для выбранного контрольного мероприятия. В системесуществует разграничение доступа. Пользователи могут вводить данные и редактировать их только по контрольным мероприятиям своей инспекции. Для просмотра доступны данные всех контрольных мероприятий. Доступ к справочникам системы имеют только администраторы.

Ввод данных по контрольному мероприятию осуществляется через  форму «Карточка учета Контрольного мероприятия». В форме заполняются  следущие подформы:

• Основные сведения по контрольному мероприяию
• Проверяющие
• Объекты контрольного мероприятия
• Запросы
• Акты
• Нарушения/ недостатки
• Итоговые документы
• Предложения

Поиск информации по запросам осуществляется с помощью формы  «Поиск информации (запросы)».

В справке о выявленных нарушениях, недостатках и ущербе (последствиях) представлена информация , содержащая в подотчетах:

• Нарушения, имеющие стоимостную оценку
• Нарушения, не имеющие стоимостной оценки
• Ущерб городу
• Ущерб муниципальному образованию
• Длительное неиспользование, безрезультатное отвлечение бюджетных средств, длительное неисполнение бюджетных обязательств.

Модуль для построения и получения отчетов предназначен для получения отчетных форм для  подготовки годового отчета о работе КСП Москвы и подготовки заключения по отчету об исполнении бюджета города Москвы.

Состав соответствующих  отчетов представлен на рисунках моей работы.

Информационное обеспечение  АИС «Контроль» представлено справочниками:

• Сводная бюджетная роспись
• Классификатор нарушений, недостатков и их последствий при формировании и использовании государственных (муниципальных) средств, ценообразовании и применении регулируемых цен (тарифов) на продукцию в городе Москве
• Справочник организаций

Данные сводной бюджетной  росписи по доходам и расходам на соответствующий год АИС «Контроль» получает из Программно-аппаратного комплекса анализа бюджетных показателей.

Классификатор нарушений, недостатков и их последствий  утвержден приказом Контрольно-счетной  палаты Москвы от 18.12.2007 г. №57/1-05, приказом Департамента финансов города Москвы от 18.12.2007г. № 13/135, приказом Главного управления государственного финансового контроля города Москвы от 18.12.2007 г. № 69 и введен в действие с 01.01.2008 г. Ранее в системе использовался классификатор нарушений, недостатков и их последствий, выявляемых КСП Москвы. При переходе на новый классификатор обеспечена сопоставимость данных.

Аппаратно-программный  комплекс по прогнозированию доходной и расходной частей бюджета используется в Палате в качестве инструментальной поддержки анализа показателей проекта бюджета на очередной год и среднесрочного финансового плана с точки зрения их соответствия показателям прогноза развития экономики и социальной сферы города, определения возможных альтернатив в налоговой и бюджетной политике.

Кроме того, в Контрольно-счетной палате Москвы используются и другие информационные системы, например, клиентская подсистема для стандартизированной подготовки запросов и автоматизированного взаимодействия с информационной системой Мосрегистрации для получения информации из ЕГРП в электронном виде с предоставлением персонального кода доступа.

Дальнейшие перспективы  развития информационных технологий Палаты – это модернизация ИТ-инфраструктуры, развитие и интеграция существующих информационных систем, развитие системы доступа к городским информационным системам и информационным ресурсам, а также расширение межведомственного информационного взаимодействия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Индивидуальное  задание

 

Во время  прохождения практики в Контрольно-счетной  палате города Москвы я осуществлял свою деятельность в составе структурного подразделения данной организации «Инспекция №1».