Методика аудиторской проверки учета товарно-материальных запасов

- сделал выборку по  карточкам учёта запасов и  сверил записи с данными бухгалтерского  учёта;

- установил, что разница  между стоимостью по данным  инвентаризации и учётными данными  несущественна (иене 2 %) и данные  учёта запасов приемлемы для использования;

- убедился, что последнее  передвижение  материальных запасов  документально зафиксировано и  существуют процедуры для обработки  всех документов в бухгалтерии,  вплоть до последнего отражённого  номера серии выпущенных материалов.

2.3. Аудит операций по поступлению и отпуску материальных запасов и их использования в производстве

Сохранность материальных запасов в значительной мере зависит  от четкой организации бухгалтерского учета и внутрихозяйственного  контроля за их движением и  использованием в производстве. Поэтому  при аудите  необходимо установить, соблюдается ли на предприятии порядок оприходования, отпуска и учёта товарно-материальных запасов. Основой внутрихозяйственного контроля за поступлением  материалов служит натуральный учет их движения на складах и в цехах.

Материальные запасы приходуются и отпускаются в  производство по весу, объёму, площади  или счету. При этом фактическим  расходом материалов считается их потребление  в процессе производства. Отпуск же материалов в цеховые кладовые следует рассматривать лишь, как перемещение материальных запасов. Важное значение имеет контроль за соблюдением правил приёмки сырья и материалов по количественным и качественным показателям в соответствии с действующими условиями поставок. С этой целью проведение аудита учётные записи по оприходованию материалов выборочно сверяются со счетами и накладными поставщиков, транспортными документами железной дороги и автотранспортных организаций.

Проверяется состояние  учёта и контроля за выдаваемыми  доверенностями на получение товарно-материальных запасов. Особое внимание обращается на доверенность указанных дат в документах, по которым оприходованы ТМЗ после инвентаризации.

Правильность оприходования  запасов контролируется путём сличения приходных документов с предъявленными платёжными требованиями. Наиболее тщательно проверяются случаи, когда материальные ценности по оплаченным счетам – фактурам не оприходованы или когда при приёмки установлены расхождения с сопроводительными документами поставщиков. Пристального внимания также требует проверка полноты и своевременности оприходования материальных запасов, отражённых в учёте как неотфактурованные поставки или как принятые проверяе6мым предприятием на ответственное хранение.

Для проверки и взаимоувязки данных аналитического учёта материалов на складах с записями синтетического учёта при журнально-ордерной форме учёта используется ведомость движения материальных ценностей в денежном выражении. В этих  регистрах приводятся обороты по приходу и расходу материалов по складам (материально-ответственными лицами) по учётным ценам.

Особенно тщательно  нужно проверять соответствие показанных здесь сумм остатков материалов на конец месяца по каждому складу итоговым данным ведомостей учёта остатков материалов. Расхождение между данными складского учёта и синтетического бухгалтерского учёта необходимо устранять ежемесячно. Поэтому наличие каких-либо расхождений свидетельствует о неудовлетворительном состоянии материального учёта на предприятии. В ходе проверки устанавливается, как организовано на предприятии оперативное выявление отклонений от норм материальных затрат по цехам, участкам, видам, группам продукции, причинам и виновникам.

Аудитор проверяет, соблюдается  ли на проверяемом предприятии установленный  порядок. Лимитирование отпуска сырья, материалов и покупных материалов в цеха, на производственные участки и рабочие места.

Приёмы аудита использования  материалов в производстве обусловлены  принятыми на проверяемом предприятии  способами оперативного внутрихозяйственного контроля за отклонениями от норм в зависимости от особенностей технологии и организации производства, видов используемых материалов. На практике применяют четыре основных способа выявления отклонений о норм расхода материалов:

1. документирование;

2. учёт раскроя по партиям;

3. предварительные расчёты  по фактической рецептуре;

4. последующие расчёты  с использованием результатов  инвентаризации;

При первом способе отклонения от норм выявляются на основании специальных  документов-требований на сверхлимитный  отпуск материалов, актов на замену предусмотренных спецификацией материалов другими.

Второй способ оперативного контроля применяется преимущественно  при использовании наиболее ценных материалов. В учётных картах, открываемых  на каждую партию раскраиваемых материалов, указывают количество поданного к рабочему месту рабочего материала, число изготовленных деталей  и количество отходов. Экономию или перерасход отражают непосредственно в картах по нормам, указывая при этом причины допущенных отклонений и лиц, ответственных за раскрой материала.

При третьем способе  отклонения от норм определяются расчётным  сопоставлением израсходованного набора материалов с составом, предусмотренным  по нормативной технологии.

Четвёртый способ позволяет  выявлять отклонения о норм по отдельным видам материалов с помощью периодических инвентаризаций их неиспользованных остатков на всех рабочих местах на начало смены, пятидневки, декады или на первое число месяца по бригаде, участку, цеху. Величину отклонений находят сравнением фактического расхода материалов (с учётом переходящих остатков) с расходом по действующим нормативам на изготовленное  количество заготовок, деталей, узлов, изделий. Эффективное применение данного способа требует чёткой организации оперативного контроля за фактическим запуском материала в производство (с учётом их стоимости и дефицитности), выработкой полуфабрикатов и изделий.

Изучая причины перерасхода  сырья и материалов, нужно обратиться к данным отчётных калькуляций важнейших  изделий, производственно-техническим  отчётам предприятия и отдельных цехов, а так же периодическим сводкам отклонений от норм, составляемых бухгалтерией предприятия на основе карт-раскроя, документов на внеплановый отпуск материалов и специальных расчётов. По этим данным можно определить неоправданные перерасходы против нормативов за проверяемый период, из-за вынужденной замены недостающих профилей и сорторазмеров материалов в виду их несвоевременной поставки: в результате использования полноценных материалов в замен отходов вследствие неправильного раскроя и других непроизводственных неполадок.

Важным этапом аудита является проверка правильности отражения  в бухгалтерском учёте и отчётности фактической себестоимости материальных запасов. В её состав кроме стоимости  материалов по ценам приобретения и заготовления входят ещё и транмпортно-заготовительные расходы. Они включают в себя: уплаченные снабженческими и сбытовыми организациями наценки: провозную плату,  когда оптовые цены установлены франко-вагон станция отправления: расходы на расходы на разгрузку и доставку материала на склады предприятия, кроме оплаты труда постоянных складских рабочих; затраты на содержание специальных заготовительных контор, складов и агентств, организованных в местах заготовок; расходы на командировки, связанные непосредственно с заготовкой материала и доставкой их на склады предприятия с мест заготовок; потери сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли.

Предприятие должно вести  сводный учёт транспортных затрат на перевозку грузов от станции отправления до станции назначения, по доставки их от станции назначения до склада грузополучателя и от склада грузоотправителя до станции отправления раздельно по видам деятельности и в целом по предприятиям. Аудитор проверяет постановку этого учёта, выявляет величину затрат, вызванных нарушениями условий и технологий перевозок. Обобщение результатов проверки позволяет изыскать возможности сокращения транспортных издержек на основе упорядочивания транспортных средств, связей применения экономически целесообразных видов транспорта и более эффективного его использования.

Примеры проверки обоснованности оценка материалов, использованных в  производстве, зависит от применяемой  методики текущего бухгалтерского учёта  движения материальных ценностей. На практике применяются два способа их оценки; текущий учёт материалов (В первичных документах, сортовых оборотных ведомостях). Ведётся по оптовым ценам с выделением транспортно-заготовительных расходов; материалы учитываются по твёрдой плановой себестоимости их заготовление (планово-расчётным ценам) с выделением отклонений между плановой и фактической себестоимостью. Независимо от примиряемого варианта отклонения от учётных цен в доли относящейся к израсходованным производственным материалам, подлежат ежемесячному списанию на счета производственных затрат. В бухгалтерском балансе и синтетическом учёте производственные запасы отражаются по фактической себестоимости.

При аудите  следует  установить  правильность распределения  транспортно-заготовительных расходов или отклонений от учётных цен между израсходованными на производственные нужды материалами на складах к концу каждого месяца.

Проверяя обоснованность определения процента отклонения от учётных цен по материальным запасам, нужно установить, исключены ли при  этом внутренние обороты по переработке материальных ценностей  с других общезаводских складов, а также по возврату материалов их цеховых кладовых. Неполное исключение внутренних оборотов искажает оценку материалов, списанных на счета производственных затрат. Если нет существенных различий в уровнях транспортно-заготовительных расходов и отклонений от учётных цен, то их можно распределять исходя из среднего процента, сложившегося в отчётном месяце по каждому счёту синтетического учёта материальных ценностей. Когда же по результатом проверки выявлены расхождения в оценке материальных ценностей с данными главной книги и баланса, разрабатываются предложения об исправлении учётных данных о затратах на производство и финансовых результатах, а так же отчётности о выполнении плана себестоимости.

Далее по данным записей  журналах-ордерах № 10 и № 10/1 проверяют  обоснованность списания отклонения от учётных цен или транспортно- заготовительных расходов на соответствующие  счета в зависимости от целевого назначения и использования материалов.

По материалам, которые  имеют наибольший удельный вес в  затратах на производство, выборочно  сопоставляют цены, по которым списаны  материалы на счета производственных затрат с ценами прейскурантов.

По отдельным видам  материалов в оборотной ведомости  проставлены количественные остатки без сумм. Они являются следствием неправильного отражения в учёте и отчётности материальных затрат на производство и финансовых результатов. По результатам проверки вносятся корректировки в оценку остатков материалов на дату составления баланса и во взаимосвязанные показатели производственной и финансовой деятельности.

Далее выясняется, имеет  ли место на данном предприятии соблюдение установленного порядка расчётов при  отпуске другим предприятиям и организациям излишних и неиспользуемых материальных ценностей. Расчёты за них производятся по ценам, а при отсутствии таких цен – не выше розничных за вычетом торговых скидок.

Иногда в плановом порядке отгружаются другим предприятиям и организациям материальные ценности, не являющиеся излишками для данного предприятия. В этих случаях покупатели возмещают грузоотправителю сверх утверждённых цен фактически транспортно-заготовительные расходы, относящиеся к отгруженным ценностям, ноне выше складской наценки.

В процессе аудита детально проверяются операции по реализации предприятием своим работникам местных строительных материалов и инструментов для личных нужд. Отпуск их производится по розничным ценам с отнесением на результаты хозяйственной деятельности (прибыль от прочей реализации) разница между розничными и оптовыми ценами. Соблюдение этого порядка можно установить, просмотрев первичные документы по реализации упомянутых материалов согласно записям по счетам. Если вскрыты нарушения условий отпуска материалов и инструментов своим работникам, то вносится предложение о возмещении в установленном порядке причинённого ущерба и привлечение виновных лиц к ответственности.

При выявлении факторов применения заниженных норм выхода продукции  из преданных в переработку материалов, выясняется с какой целью это сделано, кем эти нормы были составлены и кем утверждены, количество и стоимость недополученной предприятием продукции переработки, как были использованы излишки материалов, кто виновен в этом.

Проверяя отпуск материальных ценностей сторонними организациям, аудитор проверяет, на основании чего была проведена их реализация, на каких условиях реализованы эти ценности, не понесло ли проверяемое предприятие материальный ущерб от их реализации. Такая проверка осуществляется по данным первичных документов, которыми оформлены операции, связанные с реализацией товарно-материальных запасов.

Методы контроля за использованием материальных ценностей в производстве разнообразны и зависят от особенностей его организации и технологического процесса, типа производства, методов учёта затрат на производство и видов расходуемых материальных запасов. Прежде всего, выясняется по каким видам продукции и материалов допущен перерасход, а также проверяется, кем и когда были утверждены действующие на предприятии нормы расхода.

Для определения соответствия установленных норм материальных запасов  фактически проверяется путём проведения контрольного запуска. Результаты контрольного запуска оформляются актом, в  котором  указываются следующие  данные: кто проводил проверок, наименование, количественная и качественная характеристика сырья или основных материалов, направленных в переработку, выход продукции или полуфабрикатов по нормативному расчёту, фактический выпуск, наименование и количество полученных возвратных и безвозвратных отходов. Отношение количества запущенного в производство сырья и определить реальную норму их расхода на единицу продукции, а затем и размер возвратных и безвозвратных отходов.