Методика аудиторской проверки учета товарно-материальных запасов

В случае поступления  ценностей без сопроводительных документов поставщика их принимает  комиссия, в состав которой включают материально-ответственных лиц, специалистов и представителей администрации. Комиссия составляет акт об их приемке. В акт записывают фактически принятые ценности по количеству и качеству. Акт составляют в двух экземплярах, один из которых направляют поставщику с просьбой выслать срочно счет-фактуру (платежное требование).

При поступлении ценностей без согласия покупателя, не предусмотренных договором, с нарушением условий договора, при отсутствии договорных отношений, а также недоброкачественных, получатель отказывается принять их для использования. В этих случаях он должен принять такие ценности на ответственное хранение и уведомить об этом поставщика.

Поступающие документы (счета-фактуры, платежные требования-поручения, товарно-транспортные накладные), связанные с получением материальных запасов, передают в бухгалтерию  для проверки и акцепта (приема к оплате). Здесь их регистрируют в журнале учета поступающих грузов, который предназначен для контроля за поступлением и приходованием запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления запасов на склад.

При доставке товаров  автотранспортом поставщика материально-ответственное  лицо (заведующий складом) принимает  у экспедитора поставщика товар  по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах. В случае если недостач или других расхождений (количество, вес, сорт, качество и т. п.) фактического наличия товаров с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально-ответственное лицо, принявшее товар, подтверждает приемку росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально-ответственного лица, получившего товар, а второй возвращается лицу, доставившему товар на склад покупателя.

При выявлении расхождений  между фактическими данными и  отраженными в товарно-транспортной накладной или при наличии  повреждений упаковки проверке подвергается каждое место, о чем должен быть составлен  акт. В том случае, если повреждение упаковки может вызвать потерю в весе, товары следует принимать по массе нетто и количеству товара. В акте отражают данные о выявленных расхождениях, как правило, указывают только те товары, по которым установлены расхождения. Материальные ценности, по которым отклонения не выявлены, в акте не приводят, но производят запись: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Акт о выявленных расхождениях составляют в двух экземплярах, его подписывают лица, принимавшие участие в приемке-передаче товаров. Один экземпляр акта отсылают поставщику, а другой оставляют у материально-ответственного лица получателя, принявшего товары. В дальнейшем он должен быть передан в бухгалтерию.

Акт служит основанием для  предъявления поставщику претензии. При доставке товаров железнодорожным транспортом приемка ценностей должна проводиться в месте разгрузки вагонов, контейнеров, цистерн или на складе железной дороги. Представитель организации принимает их на основании сопроводительного документа - накладной на перевозку груза в присутствии представителя перевозчика и, если есть необходимость (в случае расхождений фактического количества полученных ценностей в сравнении с данными поставщиков), представителя поставщика, но если это не представляется возможным, то приглашают независимого наблюдателя, например представителя Торгово-промышленной палаты. В первую очередь проверяют целостность вагона (контейнера, цистерны), наличие пломб, четкость оттисков печати организации, опломбировавшей вагон (контейнер, цистерну).

В случае прибытия груза  без сопроводительного документа  поставщика разгрузку товара оформляют  актом, в котором указывается  фактическое наличие товара и  учетная (отпускная) цена. Разгрузку  товара без сопроводительного документа  поставщика необходимо проводить в присутствии представителя поставщика, а в случае его неявки - в присутствии независимого наблюдателя.

Приемка товаров на станции  назначения, прибывших в исправном  вагоне (контейнере, цистерне) с неповрежденными  пломбами грузоотправителя, осуществляется по количеству мест и массе брутто, если товар упакован в тару, а если он не упакован, то по массе нетто и качеству. Дальнейший досмотр товара проводят непосредственно на складе покупателя.

В случае обнаружения  повреждений вагона (контейнера, цистерны), отсутствия или повреждения пломбы, отсутствия или неясности оттиска печати на ней необходимо провести взвешивание всего груза или проверку содержимого каждого товарного места. Такая же процедура проверки количества и качества товаров осуществляется в случае повреждения тары или порчи груза, несоответствия наименования, количества, массы товара, количества мест данным, указанным в сопроводительном документе, а также, в случае если вагон опломбирован пломбами не станции отправления или промежуточных станций. Все выявленные недостатки подлежат отражению в акте, форма и содержание которого зависят от причин его составления: нарушение целостности вагона (контейнера, цистерны), нарушение или отсутствие пломбы, повреждение тары, несоответствие количества и качества товара данным, указанным в сопроводительных документах за неповрежденной пломбой, отсутствие сопроводительных документов, простой вагонов и т. п. Акт, составленный с соблюдением всех правил приемки товаров, является полноценным юридическим документом для предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации (склад временного хранения).

После разгрузки транспортного  средства (вагона, контейнера, цистерны) товары должны быть перемещены на склад  покупателя или сданы на ответственное хранение на склад железной дороги. Оприходование ценностей на баланс предприятия осуществляется на основании документов поставщика: счета-фактуры, в котором указываются порядковый номер и дата составления; наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя товаров; наименование (описание) поставляемых товаров и их количество, стоимость товаров без налога на добавленную стоимость, а по подакцизным товарам - и без акциза; сумма акциза по подакцизным товарам, ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость товаров с учетом налога на добавленную стоимость; товарно-транспортной накладной; накладной и документов, выписанных материально-ответственным лицом, принявшим ценности.

В тех случаях, когда  поставщику предъявляется претензия от покупателя за недостачу или недоброкачественность поставленных ценностей, покупатель направляет претензию не позднее 10 дней со дня составления акта. К претензии необходимо приложить акт, копию транспортной накладной, пломбы, упаковочные ярлыки и другие документы, подтверждающие предъявляемую претензию. По получении претензии поставщик в течение десяти дней должен удовлетворить ее либо дать обоснованный отказ. Порядок ведения складского учета и документооборот на складе зависит от способа хранения ценностей. Все ценности хранят по наименованиям и сортам. Каждую вновь поступившую партию сортируют и присоединяют к ценностям того же наименования и сорта.

Документальное оформление отпуска материалов в производство и прочего выбытия

Учетной политикой хозяйствующего субъекта должен быть предусмотрен порядок отпуска материалов со складов, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получить материалы со складов. Материалы должны отпускаться со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производстве, применяются в основном следующие документы: разовые расходные, оформляющие единовременный отпуск материалов по различным направлениям и назначениям; накопительные, оформляющие многократный отпуск материалов по одному направлению и назначению; лимитно-нормативные, предназначенные для контроля за установленными расходными нормативами и использованием материалов в производстве.

Применение различных  расходных документов обусловлено тем, что на предприятиях, отличающихся организацией и технологией производства, используют разнообразные способы контроля за лимитированным отпуском материалов и их использованием. Лимитирование отпуска материалов на нужды производства оформляется лимитно-заборными картами или комплектовочными ведомостями. Лимитно-заборная карта представляет собой накопительный документ, отражающий расход одного или нескольких номенклатурных номеров материалов по определенному назначению. Она выписывается при систематически повторяющемся отпуске одинаковых материалов на месяц, а в некоторых случаях открывается в целом на заказ. Обычно этот документ выписывается в двух экземплярах (для цеха и склада), однако более прогрессивным является использование одного экземпляра, в котором при выдаче материалов расписывается кладовщик, а работник цеха — в карточке учета товарно-материальных запасов типовой формы № ТМЗ-5.

При получении материалов по лимитно-заборным картам на склад  представляется экземпляр, находящийся у получателя материалов. Работник склада проставляет в обоих экземплярах лимитно-заборной карты фактическое и нарастающим итогом общее количество отпущенных материалов и расписывается в экземпляре получателя, а получатель, в свою очередь, расписывается на экземпляре, остающемся на складе. Остаток неиспользованного лимита проставляется в обоих экземплярах лимитно-заборных карт после каждой операции.

Чтобы сократить количество лимитно-заборных карт при небольшом  числе операций, можно использовать карты на квартал с отрывными месячными талонами. В конце отчетного периода в лимитно-заборной карте показывается возврат неиспользованных материалов. Таким образом, она отражает фактический отпуск материала за определенный отчетный период в сопоставлении с нормативным. При замене материала составляется акт, затем выписывается требование на замену и делаются соответствующие записи в лимитно-заборной карте, уменьшающие остаток лимита.

Разовый отпуск материалов по различным направлениям и назначениям  оформляется требованиями.

Требования выписываются цехами (отделами) на каждый номенклатурный номер материалов (однострочные) или  группу материалов (многострочные). Склад  должен отпускать материалы в  точном соответствии с требованиями цехов, о чем делается соответствующая отметка в документе. Требования являются основанием для оперативного учета отпуска материалов на складе, аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерии. Они используются также при получении материалов сверх установленного лимита с разрешения администрации (дополнительный отпуск материала при перевыполнении производственной программы, на покрытие перерасхода и на возмещение брака). В этом случае в требовании указывают причину или виновника перерасхода. Комплектующие изделия на нужды производства отпускаются по комплектовочным ведомостям, составляемым на всю потребность изделий по каждому заказу.

Отпуск материалов на сторону и в переработку оформляется  накладной на отпуск материалов на сторону, выписываемой службой маркетинга.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используются на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии - для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материалов.

Перемещение материалов с одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или другую кладовую данного предприятия оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой по распоряжению службы маркетинга. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально-ответственными лицами цеха (участка), сдающего ценности.

Материалы, полученные с  центрального склада или цеховых  складов (кладовых) представителем цеха (участка), должны полностью сдаваться в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика, мастера или другого должностного лица на документах.

Сдача цехами и участками  из производства на склад изготовленных  или переработанных материальных ценностей  оформляется накладными на внутреннее перемещение. Этими же накладными оформляется сдача цехами (участками) на склад из производства остатков неизрасходованных материалов, отходов, возникающих в процессе производства продукции, материалов, полученных от ликвидации основных средств, в процессе ремонтов и т. д.

Контроль за использованием материалов в производстве имеет  целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на предприятии  нормам. Основные причины отклонений от норм расхода материалов - экономия или перерасход материала при раскрое, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак и т, д.

Различают три метода контроля за расходованием материалов и выявлением отклонений:

- документирование отклонений;

- учет партийнного раскроя материала;

-   инвентарный метод

Методом документирования пользуются для выявления отклонений, возникающих вследствие замены материалов, брака, расхода сверх установленных норм и т. д. Эти отклонения от норм оформляются разовыми требованиями, выписываемыми в дополнение к лимитно-заборным картам с указанием причин и виновников отклонений.

Можно практиковать выдачу материалов внутри цеха на каждое рабочее  место по специальным лимитным картам. В конце месяца рабочий должен отчитаться за полученный по лимитной карте материал, указав количество каждого вида деталей, изготовленных из него. Таким образом, выявляется перерасход или экономия по каждой операции.

На машиностроительных, обувных, швейных и других предприятиях наиболее целесообразно применять  метод партионного раскроя материалов, при котором используют раскройные листы, карточки учета раскроя или ведомости. Раскройную карту или лист открывают на каждую партию материала, подлежащего раскрою, на определенное количество заданных деталей на одном рабочем месте. Сравнивая фактический расход с нормативным, выявляют отклонения при раскрое (экономию или перерасход), их причины и лиц, от которых эти отклонения зависели.

В некоторых производствах (металлургия, химия, хлебопечение и  др.) величина отклонений от норм выявляется расчетами, т. е. сравнением количества материалов, предусмотренных в рецептурах на фактический выпуск и фактически отпущенных в производство. При этом проводят инвентаризацию остатков материалов на рабочих местах.