Методика аудиторской проверки учета товарно-материальных запасов

Председатель комиссии должен завизировать все приходные  и расходные документы и по остаткам товаров и тары. Это является важным моментом для бухгалтерии  при определении учетных остатков товаров и тары на момент инвентаризации.

К моменту окончания  инвентаризации должна быть закончена  обработка всех документов по приходу  и расходу ценностей и сделаны  соответствующие записи в аналитическом  учете на день инвентаризации.

После проверки ценностей  в одном помещении его закрывают, пломбируют, и комиссия переходит в следующее помещение. Ключ от замка остается у материально-ответственного лица, а пломбир у председателя комиссии. Открытие помещения производится вместе. Таков же порядок закрытия помещения на время обеденного перерыва и в конце рабочего дня.

Категорически запрещается  вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных  лиц или по данным учета без  проверки их фактического наличия. Затаренные товары не распаковывают, если это может  вызвать понижение их качества, а проверяют на выборку (не менее 10%). В остальных случаях все нераспакованные товары должны быть распакованы и проверены по количеству и качеству.

В конце инвентаризационной описи материально-ответственное  лицо дает расписку о том, что проверка ценностей произведена в его присутствии правильно, претензий к работе комиссии он не имеет и указанные ценности принимает на дальнейшее ответственное хранение.

Никаких помарок, подчисток  в описях не допускается. Исправляют выявленные ошибки во всех экземплярах описей корректурным способом, то есть зачеркивают неправильные записи и надписывают необходимые. Исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии. В инвентаризационных описях нельзя оставлять незаполненные строки, поэтому в последних листах описи незаполненные строки прочеркивают.

На ценности, пришедшие  в негодность, составляют отдельную  инвентаризационную опись. В протоколе  комиссии указывают причины порчи  и виновных лиц.

Тара инвентаризируется  вместе с товаром. Ее подбирают по видам и заносят в опись. В описи указывают наименование тары, ее качественное состояние, количество, цену и сумму.

Инвентаризация ценностей  заканчивается выявлением ее результатов. Результатом инвентаризации может  быть излишек или недостача материальных ценностей.

При выявлении крупных  недостач комиссия должна закрыть и  опечатать помещение и немедленно сообщить о результатах инвентаризации руководителю предприятия.

По всем недостачам (сверх  норм убыли) и излишкам материально-ответственное лицо обязано предоставить инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На основании инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета  бухгалтерия составляет сличительные ведомости, в которых выводятся  излишки и недостачи ценностей.

Одновременно материально-ответственное лицо составляет дополнительный товарный отчет, в котором указывается сумма недостачи или излишка. В результате этого в товарном отчете фактические остатки ценностей будут соответствовать данным, полученным при инвентаризации.

При инвентаризации незавершенного производства рекомендуется:

- определить фактическое  наличие заделов (деталей, узлов,  агрегатов) и незаконченных изготовлением  и сборкой изделий, находящихся  в производстве, а также готовые  изделия, не полностью укомплектованные и не сданные на склад;

- выявить неучтенный  брак;

-определить фактическую  комплектность незавершенного производства (заделов) и обеспеченность сборки  деталями;

- выявить остаток незавершенного  производства по аннулированным  заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено;

- определить фактическую  себестоимость находящихся в  производстве заделов (деталей,  узлов, агрегатов) и незаконченных  изготовлением и сборкой изделий  и т.п.

По результатам инвентаризации заполняются следующие документы:

- инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей;

- акт инвентаризации товаров отгруженных;

- инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей,   принятых (сданных) на ответственное хранение;

- акт инвентаризации  материалов и товаров, находящихся в пути;

- акт инвентаризации  драгоценных металлов и изделий из них;

- инвентаризационная  опись драгоценных металлов, содержащихся  в деталях оборудования, приборах и иных изделиях;

- акт инвентаризации  драгоценных камней, природных алмазов  и изделий из них;

-сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей;

- ведомость результатов  инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности. В финансовой отчетности следует раскрывать:

- учетную политику, принятую  для оценки ТМЗ;

- расшифровку балансовой  стоимости по классификациям   ТМЗ;

- существенное списание  ТМЗ до чистой стоимости реализации с описанием причин;

- если себестоимость  ТМЗ определена по методу ЛИФО, то раскрытию подлежит разница  между суммой ТМЗ по балансу  и наименьшей из суммы, полученной  в результате использования метода  ФИФО, или средневзвешенной и  чистой стоимости реализации;

- себестоимость реализованных  ТМЗ;

- балансовую стоимость  ТМЗ, заложенных в качестве  гарантии за обязательства на  конец отчетного периода с  описанием причин.

 

Глава 2. Аудит учёта товарно-материальных запасов

 

 

2.1. Аудит организации  и состояние материально-технического обеспечения и расходов по приобретению материальных запасов

 

 

Аудит начинается с проверки соблюдения действующего порядка заключения хозяйственных договором на поставку продукции производственно-технического назначения.

Определяется удельный вес поставок продукции материально – технического назначения по прямым длительным связям (при неполном объёме таких поставок выясняются причины и даются рекомендации по их устранению): своевременность заключения долгосрочных договоров, уточнение номенклатуры поставляемой продукции на год; своевременно ли уточняется ассортимент продукции: как ведётся учёт заключённых договоров и какова достоверность отчётных данных, приведённых в форме «Отчёт о договорах на поставку продукции производственно-технического назначения». Учитывая значение ритмичного снабжения материальными ресурсами, проверяют, как организована работа по заключению договоров, издан ли приказ, предусматривающий функции между подразделениями по подготовке материалов для заключения договоров к определённым датам, порядок и сроки прохождения документации, связанной с заключением договором и составлением по ним отчётов: анализ и подведение итогов по выполнению заключенных договоров. Далее выборочно проверяют правильность определения потребности в материальных ресурсах на основное производство, на вспомогательные нужды производства, ремонт и эксплуатацию основных средств, и другие нужды.

Приступая к аудиту выполнения объёма поставок материально-технических  ресурсов их объёма поставок выделяются те поставки,  которые относятся к проверяемому периоду. При этом учитываются долгосрочные поставки и непоставки поставщиками товарно-материальных ценностей в допроверяемом периоде, так как без этого зачёта можно допустить ошибку в оценке выполнения объёма поставок.

Выполнение плана поставок товарно-материальных запасов проверяют  на основе договоров поставки, учёта  их выполнения, первичных документов на оприходование поступивших материальных запасов от соответствующих поставщиков, по документам на их перевозку и оплату, журналом учёта поступивших грузов, учётным регистрам по счетам «Материалы». Проверяется выполнение поставок по тем материалам, из – за несвоевременного и неполного поступления или низкого качества которых были перебои и потери в производстве. При этом аудитор выясняет, не использовало ли проверяемое предприятие свои права на предъявления поставщикам претензий за нарушение договорных условий поставок, а так же возмещение материального ущерба, нанесённого им в результате нарушения условий договоров.

2.2. Аудит состояния  складского хозяйства и сохранности

товарно-материальных запасов

 

 

Непременное условие  обеспечения сохранности  товарно-материальных запасов чёткая организация    складского хозяйства  и  контроль  пропускной  системы,  внутренний контроль за наличием материальных запасов.

Поэтому на начальном  этапе аудита визуальным наблюдением  проверяются: наличие и техническое  состояние складских помещений: оборудование складов стеллажами, полками  и другими приспособлениями для  отдельных видов ценностей: оснащение мест хранения различными измерительными приборами, своевременность  их переосведельствования и  клеймения: состояние охраны территории предприятия.

Большое значение имеет  проверка своевременности и правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов, оформление результатов инвентаризации и отражение их в бухгалтерском отчёте. На основе актов инвентаризации и сличительных ведомостей к ним выясняется правильность взаимного зачёта излишков и недостач от пересортицы. Такой зачёт допускается только у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных запасов одного наименования и в тождественных количествах.  При аудите выясняется не обращена ли ошибочно в уменьшении себестоимость продукции, рассчитанная нарастающим итогом сначала года, сумма превышения выявленных инвентаризацией излишков сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции на складах над недостачами этих ценностей.

Важным условием обеспечения  сохранности ТМЗ, является пропускная система. Аудитор изучает установленный порядок выполнения пропусков, возврата их в бухгалтерию, оформление и регистрации пропусков работниками охраны, проверки и контроля бухгалтерии. Внезапной проверкой на месте завоза и вывоза грузов  аудитор может увидеть, как в действительности на предприятии организован контроль. Аудитор выясняет недопускается ли вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицами, которые не имеют на это право или по устным разрешениям, не было ли случаев вывоза ценностей по одним и тем же пропускам дважды. Аудитор проверяет, осуществляет ли бухгалтерия проверки законности и правильности операций вывоза ценностей,  каковы результаты таких проверок, как регулировались выявленные расхождения между физическим наличием и количеством, указанном в пропусках, какие меры принимались для предупреждения указанных расхождений.

Аудитор тщательно изучает  показатели отчётов о недостачах хищениях и порче товаров, материалов и других ценностей о недостачах и повреждения грузов при их транспортировке, достоверность и обоснованность списания потерь.

Действительным методом  проверки сохранности товарно-материальных запасов является проведение полной или выборочной их инвентаризации в  период комплексной проверки. Наличие  материальных запасов проверяется путём выборочной проверки у различных материально-ответственных лиц, которых выбирает аудитор. Результаты такой проверки оформляются промежуточным актом, который прилагается к основному акту комплексной проверки. Аудитор должен убедиться полностью ли были охвачены инвентаризацией ценности, соблюдается ли проведения инвентаризации, правильно ли оформлены инвентаризационные описи и сличительные ведомости, своевременно ли проводились итоги инвентаризации, правильно ли приняты решения по выявленным инвентаризацией фактами недостач или порчи. Особенно внимательно проверяется, как применяются нормы естественной убыли, установленные для разных видов материальных ценностей, в зависимости от условий их транспортировки и хранения, правильно ли применялись эти нормы и исчислялись размеры естественной убыли.

По данным складского бухгалтерского учёта следует проверить  соблюдение норм запаса по отдельным  видам товарно-материальных запасов, выявив одновременно не используемые и сверхнормативные, а также соблюдение предельного норматива уровня запасов материальных ресурсов. Нередко при инвентаризации обнаруживается, что в наличии имеются материалы непригодные к использованию. Аудитор проверяет, составляются на них отдельные инвентаризационные описи, выявляются ли лица виновные в порче материальных ценностей и привлекаются ли они к возмещению нанесённого материального ущерба. Так же проверяется правильность отнесения материального ущерба на виновных лиц или списания их за счёт производства, которую аудитор выясняет по записям на счетах бухгалтерского учёта.

На данном предприятии  аудитор по проверки складского хозяйства  провёл следующие мероприятия:

- проверил рабочие  документы за прошлый год;

- ознакомился с объёмом  и номенклатурой товарно-материальных  ценностей, выявил виды товаров с высокой стоимостью;

- осмотрел места хранения  материальных запасов и убедился, что имеются условия для контроля  и документальной регистрации;

- убедился, что обеспечена  чёткая выборка мест хранения  запасов и процедур, уделяя особое  внимание дорогостоящим запасам;