Методика аудиторской проверки учета товарно-материальных запасов

Метод оценки запасов  по ценам первых покупок (ФИФО)

Этот метод основан  на предложении, что себестоимость  материалов, приобретённых в первую очередь должна быть отнесена к материалам, проданным, реализованным или списанным в первую очередь. Его называют методом оценки запасов по ценам первых покупок. Себестоимость материалов, имеющихся в наличии на конец, относится к последним покупкам, а себестоимость реализованных материалов соотносятся с более ранними покупками. Метод «ФИФО» может быть использован предприятиями любого рода, вне зависимости от реального физического движения материалов, потому что учитывается движение стоимости, а не движение материалов.

«ФИФО» - метод оценки материалов, предполагающий применение правила: - «первая партия на приход – первая в расход», то есть списание материалов производится по стоимости их первого приобретения, затем второго и так в порядке очерёдности до истечения последних покупок, а в себестоимость реализованных продуктов количества материалов.

Эффект от использования  этого метода заключается в том, что материальные запасы на конец  периода оцениваются по ценам  последних покупок, а в себестоимость  реализованной продукции цены первых покупок материалов. В период постоянного роста цен метод «ФИФО» даёт наиболее высокий из возможных уровень чистого дохода. Причина в том, что предприятие стремится повысить цены реализации при росте текущих цен, не принимая во внимание тот факт, что материальные запасы могли быть приобретены до момента роста цен. Соответственно в период снижения цен наблюдается обратный процесс. Поэтому основным недостатком методом «ФИФО» является то, сто он увеличивает влияние цикла экономического развития на показатель на показатель дохода.

Метод оценки запасов по ценам последних покупок (ЛИФО)

Данный метод базируется на той посылке, что себестоимость  материалов, приобретённых последними, используются для определения стоимости  материалов, проданных, реализованных  или списанных в первую очередь, а себестоимость запасов на конец отчётного периода рассчитывается на основе себестоимости материалов, приобретенных первыми. Его называют метод оценки запасов по ценам последних покупок «ЛИФО».

«ЛИФО» - метод оценки материалов из правила: - «последняя партия на приход – первая на расход», то есть списание материалов производится по стоимости последнего приобретения, затем предыдущего и т.д.

Суть данного метода заключается в том, что материальные запасы оцениваются по ценам ранних покупок, а в себестоимость реализованной продукции включается стоимость последних приобретений. Безусловно, подобное допущение не сочетается с действительным движением материалов на многих предприятиях.

Тем не менее, существует весомый аргумент в пользу данного  метода, ибо в любом случае для  функционирующего предприятия необходимо определённое количество материальных запасов. Когда материальные запасы реализованы, они должны быть выполнены. Сторонники метода «ЛИФО» считают, что наиболее точное определение прибыли, возможно, лишь при условии соотнесения текущей себестоимости материалов с текущей продажной ценой, не взирая на то, какие именно материалы фактически были проданы. При движении цен как вверх, так и вниз метод «ЛИФО» предполагает, что себестоимость реализованной продукции  отразить издержки в соответствии с уровнем цен на момент продаж. В результате метод «ЛИФО» показывает меньшую чистую прибыль в период проявления инфляционных процессов, чем любой другой метод. Таким образом, сглаживается влияние цикла экономического развития (подъёмов и спадов). Важным фактором при этом является то, что при оценке материальных запасов информация о движении себестоимости и соответствующее определение прибыли приобретает более важную роль, чем определение физического движения материалов и оценка баланса.

Конечно, в отношении этого метода можно сделать критические замечания. По той причине, что в балансе материальные запасы оценены и отражены по ценам первых покупок (предшествующим ценам), эта оценка часто не совпадает с реальной стоимостью   материальных запасов. Таким образом, такие балансовые показатели, как собственные оборотные средства и коэффициент покрытия, должны анализироваться с учётом всего сказанного выше.

Метод специфической идентификации

Если единицы продукции  в составе материальных запасов  на конец периода чётко обозначены как приобретенные в результате тех или иных операций, тогда можно применить метод специфической идентификации. Метод специфической идентификации может быть использован при покупке и реализации единиц продукции, обладающих значительной стоимостью. При том, что данным методом удобно пользоваться в некоторых случаях, он не получил особого распределения из-за двух существенных недостатков. Во-первых, во многих случаях трудно и непрактично прослеживать приобретение и реализацию конкретных товарных единиц. Во-вторых, в том случае, если предприятие занимается приобретением и реализацией однородных материалов, определить, какие материалы уже реализованы, а какие нет, можно со значительной долей условности. Таким образом, путём выбора, кокой материал или наименование материала продать (с высокой или низкой себестоимостью), предприятие может влиять увеличение или уменьшение показателя дохода.

Учётной политикой ТОО  «Лезарт» предусмотрено, что при  изготовлении лабораторной мебели  оценка товарно-материальных запасов  на основе метода «ФИФО».

Приведём пример оценки шарниров, методом «ФИФО». Для этого  сначала определим себестоимость  неиспользованных на конец отчётного  периода её остатки, исходя из её количества предположения, что стоимость состоит из затрат на последние закупки.

Стоимость проданных  шарниров определяется путём вычитания  из стоимости остатков шарниров на начало отчётного периода с учётом стоимости поступивших за этот период и стоимости приходящейся на остаток в конце отчётного периода.

В целях упрощения  учета целесообразно определить оптимальное число учетных групп  материалов, объединяя в один номенклатурный номер несколько сорторазмеров  однородных материалов с одинаковыми  ценами.

Наличие номенклатуры-ценника  является одним из условий, способствующим применению хозяйствующим субъектом наиболее прогрессивного оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода аналитического учета материальных ценностей, по которому на практике чаще всего организуется аналитический учет в связи с тем, что наиболее распространенным методом их оценки является средневзвешенная стоимость.

Единым правилом для  всех хозяйствующих субъектов должна являться правильная организация учета  товарно-материальных ценностей раздельно  по материально-ответственным лицам, а в необходимых случаях и по местам хранения ценностей. Материальная ответственность представляет собой правовые отношения между торговым предприятием и его работниками, которые обязывают их возмещать ущерб, возникающий вследствие недостачи, порчи, хищения ценностей в результате неправильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникновение ущерба.

В связи с тем, что  работники складского хозяйства  являются материально-ответственными лицами, они обязаны обеспечивать сохранность и предупреждать хищения вверенных им ценностей.

Договор о материальной ответственности представляет собой  двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязательства и имеют возможность  требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны, администрацией, с другой - материально-ответственным лицом. Первый экземпляр хранится у администрации, второй - у материально-ответственного лица. Все изменения должны быть внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально-ответственного лица.

В договоре о материальной ответственности следует оговорить  условия труда, порядок ведения  учета и представления отчетности в бухгалтерию, мероприятия по обеспечению сохранности ценностей и порядок возмещения причиненного ущерба. Договор о материальной ответственности, может быть, расторгнут по инициативе сторон в случае несоблюдения любой из них своих обязательств.

Перемещение работников с материальной ответственностью (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение  из отпуска, продолжительная болезнь  и т. п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей.

В случае не обеспечения  сохранности ценностей материально-ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально-ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд. Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине хозяйствующему субъекту, в случаях, когда: между работником и субъектом заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей; имущество и другие ценности были получены работником в подотчет по разовой доверенности или по другим разовым документам; ущерб причинен действиями работников, содержащими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке; ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, товаров, полуфабрикатов, изделий (продукции).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника  к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности  за действие (бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйствующему субъекту.

У материально-ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, должны быть: инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные руководителем субъекта; номенклатура-ценник материалов (товаров), находящихся в обращении на данном складе; нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе маркетинга; список должностных лиц, которым предоставлено право требовать и разрешать отпуск материалов, с образцами их подписей; список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей; список материалов (товаров), которые должны приниматься при обязательном участии комиссии; график работы склада; сроки поверки весов и измерительных приборов.

Любое предприятие обязано  организовать хранение как собственных товарно-материальных ценностей, так и имеющихся у него на ответственном хранении. Факторами, влияющими на формы работы складских служб, являются: общая площадь и технические характеристики склада; местонахождение склада по отношению к предприятию в целом и к производственным (торговым) помещениям; частота поступлений ценностей на склад; количество потребления (продаж) за определенный период; натуральные характеристики ценностей и совместимость по условиям хранения; технические средства перемещения ценностей в пределах склада; необходимость доработки при их хранении; объем и ассортимент товарно-материальных запасов.

В зависимости от перечисленных  факторов предприятие выбирает способ их хранения.

Порядок документального  оформления операций по поступлению товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности могут поступать от разных поставщиков  на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими  права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименование сторон, предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.

Основными документами, которыми оформляется отгрузка ценностей  поставщиками, являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная Счет-фактуру выписывают в двух экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен для покупателя. В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение, если за наличный расчет - то кассовый чек.

При проверке выписанных поставщиками документов необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия  договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству ценностей, а также на правильность цен, возможных скидок, транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру доставки различают приемку:

1.по количеству;

2.качеству и комплектности.

Приемка по количеству - это приемка ценностей в установленные сроки: -   по массе нетто и их количеству при поставке их без тары или в открытой таре; по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом упакованном месте.

Приемка по качеству - это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности ценностей, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренным договором поставки.

Во всех случаях их должны принимать материально-ответственные работники предприятия, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки ценностей тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с момента приемки ценностей по количеству материально-ответственными лицами.

Если приемка ценностей  по качеству совпадает по времени  с их приемкой по количеству, то она  дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в  полном объеме.

Материальные ценности, поступившие и проверенные по количеству и качеству (комплектности), принимают материально-ответственные лица. Материальная ответственность наступает в момент наложения штампа и расписки материально-ответственного лица в сопроводительных документах или составления специального акта. В штампе указывается стоимость фактически принятых товаров и тары, и ставятся подписи материально-ответственных лиц. Если при приемке был составлен акт на недостачу, несоответствие качества, то на сопроводительном документе делается отметка о составлении акта с указанием его номера и даты.