Методика аудиторской проверки учета товарно-материальных запасов

В конце месяца данные об остатках в накопительной ведомости  синтетического учета материалов по каждой учетной группе в суммовом выражении сверяют с итогами по группам в книге остатков материалов. Эти данные должны совпадать, так как записи на складе (в карточках, а затем и в книге остатков материалов), а также в бухгалтерии (в накопительной ведомости синтетического учета материалов) производились на основании одних и тех же документов. В результате бухгалтерия будет иметь сверенные с данными склада сведения по остаткам материалов в разрезе всех синтетических счетов и групп материальных ценностей.

В бухгалтерии на основе накопительной ведомости синтетического учета материалов (при сальдовом  методе) или отчетов материально-ответственных  лиц об остатках и движении материальных ценностей (если сальдовый метод  не применяется) составляется «Ведомость по учету движения материалов», которая предназначена для учета движения материалов.

1.2. Организация  синтетического и аналитического  учета товарно-материальных запасов

 

Для учета движения товарно-материальных запасов в соответствии с типовым планом счетов бухгалтерского учета предназначены счета второго раздела:

- материалы

- сырье и материалы

- покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия, конструкции  и             детали

- топливо

- тара и тарные материалы

- запасные части

- прочие материалы

- материалы, переданные  в переработку

- строительные материалы  и другие

- незавершенное производство

- основное производство

-полуфабрикаты собственного  производства

- вспомогательные производства

-товары

- готовая продукция

- товары приобретенные

- прочие товары

 

Себестоимость реализуемых  товарно-материальных запасов признается как расход в том отчетном периоде, в котором признается связанный  с ними доход. Сумма любых списаний по чистой стоимости реализации и  все потери товарно-материальных запасов признаются как расход в течение того отчетного периода, в котором произошло списание или понесен убыток. Сумма восстановления стоимости ранее списанных товарно-материальных запасов, в результате повышения чистой стоимости реализации, признается как снижение себестоимости реализованных товарно-материальных запасов в том отчетном периоде, в котором происходит повышение стоимости.

В целях осуществления  систематического контроля за сохранностью ценностей бухгалтерией должны проводиться  контрольно-выборочные проверки остатков отдельных видов материалов в натуре. Не менее важная задача бухгалтерии - организовать контроль за использованием материалов в производстве.

Материалы, оставшиеся в  цехах на конец месяца неиспользованными (нераскроенными, не подвергшимися обработке), необходимо списать со счетов производства на соответствующие счета материалов по данным их инвентаризации и оценки счетов. Первым числом нового месяца остатки этих материалов бухгалтерской записью списываются на счета производства.

Для контроля за использованием материалов в производстве применяются  следующие методы: документальное оформление отклонений от норм, учет раскроя по партиям, инвентаризация (инвентарный  метод).

При документальном оформлении отклонений от норм при замене одних материалов другими, а также при отпуске материалов сверх норм оформляется «Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала».

Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала  используется метод раскроя по партиям. Этот учет осуществляется мастерами-распорядителями, планово-диспетчерским бюро цеха в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала. В учетных картах исходя из технологических карт раскроя указывается, какое количество и каких заготовок должно быть получено в результате раскроя данной партии, а также количество отходов (по нормам). В карты, кроме того, заносится количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей), фактически изготовленных из этой партии, а также фактическое количество отходов. Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сопоставляется с нормативным. Расход материалов по нормам определяется путем умножения количества выработанной продукции на действующую норму расхода. Экономия или перерасход определяется путем сопоставления количества фактически израсходованных материалов с нормативным расходом на фактический выпуск продукции. Аналогичный контроль осуществляется и в отношении отходов. В учетной карте указываются причины отклонений и лица, ответственные за раскрой материалов.

При невозможности или  нецелесообразности применения учета  к партиям отклонения выявляются по каждому виду материалов по отдельным  исполнителям, бригадам, отделениям или  по цеху в целом (за смену, сутки, пятидневку, декаду или месяц) с помощью периодических инвентаризаций.

На основании данных текущего учета цехи (участки) должны представлять в бухгалтерию рапорты  и отчеты об использовании материалов в производстве и об отклонениях от норм с указанием причин экономии или перерасхода.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Контроль  за сохранностью

 

 

Отчётность материально-ответственных лиц по товарно-материальным запасам

 

Для контроля за движением  и сохранностью товарно-материальных ценностей, а также за работой материально-ответственных лиц установлена специальная отчетность. Повседневный контроль со стороны бухгалтерии за своевременным представлением и правильным составлением этой отчетности имеет первостепенное значение в проверке точности оприходования и списания в расход ценностей материально-ответственными лицами.

Основной формой отчетности является материальный (товарный) отчет.

На предприятиях торговли в товарный отчет записывается каждый документ в отдельности с указанием  поставщиков, покупателей, даты и номера документа, а также стоимости товаров и тары по розничным и оптовым (покупным) ценам. В нем указываются остатки товаров, и тары на начало и конец отчетного периода.

При необходимости в  форму товарного отчета можно  ввести специальные графы, в которых данные о движении и об остатках товаров, а также приход и расход будут отражаться в обезличенных количественных данных по количеству и сумме, нарастающим итогом с начала месяца. Специализация складов позволяет легко выделить натуральные показатели, а наличие нарастающих итогов приобретает важное контрольное значение, облегчающее к тому же сверку складского и бухгалтерского учета.

Наличие ежедневных данных о движении и об остатках товаров  в отчете по отдельным наименованиям  дает возможность устранить дублирование в учете и позволяет постоянно иметь сведения о запасах товаров, предназначенных для отпуска покупателям.

На тех оптовых предприятиях, где по условиям документооборота материально-ответственные  лица производят приемку и отпуск товаров по нетаксированным документам, отчеты составляются в форме сопроводительных реестров. Реестр представляет собой перечень документов, в котором указаны только наименование, количество документов (отдельно приходных и расходных) и их номера. Остатки товаров и тары здесь не приводятся.

На предприятиях розничной  торговли товарные отчеты о движении товаров составляются, как правило, только в обобщенном денежном выражении, а отчет о движении тары в виде самостоятельного отчета составляют на оборотной стороне товарного отчёта по ее видам в количественном и суммовом выражении.

Товарные отчеты и  сопроводительные реестры составляются, как правило, в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с документами, на основании которых он был составлен, ежедневно (или в другие сроки) сдается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально-ответственного лица.

Товарный отчет является важным сводным документом, фиксирующим  движение и остатки товаров и  тары, и служит основанием для отражения  в учете товарных операций. Поэтому поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и реестры, а также приложенные к ним документы должны быть в тот же день подвергнуты тщательной проверке. Прежде всего необходимо проверить, приложены ли к отчету все документы, на основании которых в нем произведены записи. Затем данные документы проверяют по существу их содержания, оформления и правильности таксировки. Особое внимание следует обратить на своевременность оприходования и списания товаров. При несвоевременном оприходовании товаров и не включении их в отчет стоимость поступившего товара в отчете уменьшается, а следовательно, уменьшается и остаток товаров на конец отчетного периода. Величина товарного остатка искажается и при несвоевременном списании товаров. В результате, с одной стороны, может быть искажена величина объема товарооборота и валового дохода соответствующего отчетного периода, что негативно отразится на взаимоотношениях предприятия с бюджетом, а с другой стороны, для материально-ответственных лиц создается возможность временно скрыть недостачу или излишек товаров.

Для установления своевременности  и полноты оприходования товаров  материально-ответственными лицами важное значение имеет так называемая встречная  проверка документов, при которой  приходный товарный документ, приложенный к товарному отчету или реестру, сопоставляется с экземпляром документа поставщика, поступившего на эту же партию товара через банк (при оплате) или по почте.

Бухгалтер, проверяющий  товарные отчеты, реестры и приложенные  к ним документы, должен сделать за своей подписью соответствующие отметки. Обнаруженные при проверке ошибки необходимо исправить корректурным способом. Исправления сообщают материально-ответственным лицам, у которых берут письменное подтверждение правильности исправления.

Данные товарных отчетов, сопроводительных реестров и приложенных к ним документов записываются в соответствующие учетные регистры.

Товарные отчеты материально-ответственных  лиц являются одним из документов, с помощью которых осуществляется оперативный контроль за ходом выполнения поставки (отгрузки) товаров, а следовательно, и за объемами реализации. Они могут применяться и для оперативного контроля за состоянием товарных запасов.

 

Инвентаризация

 

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия товаров, тары и других видов ценностей в натуре данным бухгалтерского учета.

Она проводится с целью  обеспечения достоверности показателей  бухгалтерского учета и сохранности  имеющихся на складе ценностей. Инвентаризации подлежат как принадлежащие, так  и не принадлежащие данному предприятию ценности.

Инвентаризации проводятся в установленные сроки, а также при смене материально-ответственных лиц, при проведении аудиторских проверок, после стихийных бедствий, по  требованию контрольных и следственных органов и т. д. Согласование данных фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета достигается путем пересчета, перемеривания и перевеса всех материальных ценностей, имеющихся у материально-ответственного лица.

Хозяйствующим субъектам  при проведении инвентаризации следует руководствоваться стандартом бухгалтерского учета «Организация бухгалтерской службы» (утвержден приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 31 декабря 1997 года № 455) и методическими рекомендациями к данному стандарту бухгалтерского учета «О порядке проведения юридическими лицами инвентаризации имущества и обязательств» (утверждены приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 г. № 47).

В соответствии с данными  методическими рекомендациями руководители организаций могут определить порядок  и сроки проведения инвентаризации.

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятию. В приказе на проведение инвентаризации кроме состава комиссии указывается объём и причины инвентаризации, сроки начала и окончания работ.

В зависимости от полноты  охвата инвентаризации могут быть полными и частичными.

При полной инвентаризации проверке подлежат все средства. Проводиться  она должна обязательно в конце  года перед составлением годового отчета.

При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько  видов средств в определенных местах хранения.

В зависимости от основания  проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые проводятся в установленные сроки, а внеплановые - по мере необходимости, как правило, внезапно.

Перед инвентаризацией  необходимо опломбировать все подсобные помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные выходы и входы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их проверки и клеймения. У материально-ответственного лица берется расписка о том, что все документы по приходу и расходу ценностей сданы в бухгалтерию и что никаких не оприходованных и не списанных в расход ценностей у него нет. Материально-ответственное лицо составляет товарный отчет, в котором выводит остаток товаров и тары на момент проведения инвентаризации.