Методика аудиторской проверки учета товарно-материальных запасов

Там, где отклонения невозможно выявить партионным методом, применяют инвентарный метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода каждому цеху, участку или исполнителю, с остатками, выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в цехах ведутся карты учета использования материалов, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический выпуск изделий с нормой, выявляют величину отклонений.

При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов используют товарно-транспортную накладную (из ее четырех экземпляров первый остается у грузоотправителя). Такой порядок отпуска материальных ценностей на сторону объясняется необходимостью особого контроля за любым материалом, вывозимым за пределы предприятия.

Из материальных ценностей, отпущенных со склада в производство, могут быть выработаны различные  виды готовой продукции, которые  на основании накладных должны быть переданы из производства на склад  готовой продукции. Готовая продукция может быть реализована по самым разным направлениям.

Учет отпуска готовой  продукции со склада ведется в  ведомости ее отгрузки и реализации. При этом аналитический учет отпуска  должен предоставлять информацию о  выбытии готовой продукции по следующим направлениям: реализация покупателям (заказчикам); дочерним, зависимым и совместно контролируемым юридическим лицам; прочим покупателям.

На основании отдельных  ведомостей отгрузки готовой продукции, составляемых по направлениям их выбытия, составляется сводная ведомость реализации готовой продукции в натуральном и стоимостном выражении.

На реализацию готовой  продукции оптовым покупателям  заключаются договоры купли-продажи  или договоры поставки. Как правило, указанные договоры заключаются  в двух экземплярах - по одному для каждой стороны, или в трех - для каждой стороны договора и для обслуживающего банка. Особое значение при оптовых поставках имеет определение момента перехода права собственности на реализуемые ценности, который должен быть оговорен условиями договора, а также необходимость, форма и условия страхования реализуемых ценностей.

Важное значение имеет  определение того момента, когда  реализация как состоявшийся процесс  должна быть отражена в синтетическом  учете предприятия-продавца.

Соответственно в этот момент должны быть начислены все налоги, которые полагаются по действующему законодательству и уплачиваются в определенные сроки. При методе начислений под моментом реализации понимается момент отгрузки ценностей, предъявление покупателю расчетных документов к оплате. К достоинствам этого метода можно отнести то, что предприятие получает возможность некоторого маневра объемами реализации на конец учетного периода, поскольку в основе их исчисления лежат суммы по отгрузочным документам по датам до конца учетного периода. Например, стоимость готовой продукции, отгруженной покупателю до последнего числа месяца, которым заканчивается очередной учетный период (первый квартал, шесть месяцев, девять месяцев, год), войдет в объем реализации, а стоимость продукции, отгруженной первого числа месяца, следующего за учетным периодом, не войдет в данный объем реализации.

При определении момента  реализации по отгрузке право собственности  переходит к покупателю с момента  отгрузки. Следовательно, после отгрузки за сохранность и доставку готовой продукции отвечает покупатель.

Главный недостаток данного  метода состоит в том, что предприятие-продавец может вообще не дождаться поступления  на расчетный счет оплаты за уже  отгруженные ценности.

Второй недостаток заключается в необходимости начислять и оплачивать в законодательно установленные сроки, причитающиеся бюджету налоги и сборы

по моменту отгрузки за счет временно свободных средств  на расчетном счете. Однако при этом методе на расчетном счете предприятия  может и не быть достаточных сумм для оплаты, а за просрочку налоговых платежей взимаются пени. При определении момента реализации по отгрузке продукции при внешнеэкономических связях такой датой в работе с иностранными покупателями является дата отгрузки и сдачи счетов в банк для предъявления к оплате иностранному покупателю или представляющей его организации (посреднику). В рамках товарообменной операции реализация по отгрузке определяется на дату оформления грузовой таможенной декларации на экспорт по контрактной стоимости обмениваемых ценностей.

Оформление отгрузки (отпуска) товаров осуществляется менеджерами, у которых сосредоточены все  данные о количестве и ассортименте товарных запасов на складах, договоры на поставку товаров.

При отпуске товаров  со складов непосредственно представителю покупателя менеджеры выписывают счет-фактуру. Счет-фактура является комбинированным документом.

В нем совмещаются  наряд складу на отборку товаров, фактура на отпуск отобранных товаров  покупателю и счет на оплату через  банк стоимости отпущенных товаров и тары. В счете-фактуре указываются наименование, ассортимент и количество товаров, подлежащих отпуску. Выписывается счет-фактура в четырех экземплярах. Один экземпляр вручается отборщику товаров, второй - остается на оптовом предприятии, третий - отсылается покупателю и четвертый - прилагается к платежному поручению или к платежному требованию и направляется в банк для расчета за товар. При отборе товаров на складе в счете-фактуре указывают количество, цены и стоимость фактически отпущенных товаров.

Бухгалтерия проверяет  выписанные счета-фактуры: правильность цен на товары и размера торговых скидок, а также правильность цен  на тару и подсчета итогов. При отпуске  товаров со склада предприятия представитель  покупателя должен расписаться на счете-фактуре и отдать доверенность.

При отгрузке товаров  по железной дороге отобранный товар  вместе со счетом-фактурой передается упаковщику для укладки товаров  в тару и составления на каждую товарную единицу упаковочного ярлыка или кипной карты в трех экземплярах. После проверки соответствия отобранного и записанного в упаковочный ярлык товара тара закрывается, и товар маркируется, т. е. к нему прикрепляется пломба с оттиском организации, отпустившей товар. При отгрузке товаров без тары в контейнерах составляется спецификация.

Доставку товара на станцию  железной дороги или водную пристань оформляют товарно-транспортной накладной, которая следует к покупателю вместе с товаром железной дорогой  или водным транспортом. Товар к  перевозке оформляется грузовой квитанцией, которую вместе с другими сопроводительными документами направляют покупателю. Получатель, приняв товар, расписывается в товарно-транспортной накладной, ставит штамп и оставляет у себя один экземпляр. Остальные экземпляры товарно-транспортной накладной экспедитор возвращает оптовому предприятию.

В тех случаях, когда  предприятие возвращает поставщикам  или отправляет в другой адрес  по их указанию товары, принятые на ответственное  хранение, документом, оформляющим  возврат товара, является счет с  приложением отгрузочных документов (квитанции железнодорожной накладной, товарно-транспортной накладной и др.). В нем, как обычно, указываются наименование товара, цена и сумма.

По договоренности поставщику могут возвращаться все некачественные, некомплектные товары, а также товары, потерявшие свое качество.

При реализации материальных ценностей мелкими партиями, как  правило, их продажа осуществляется за наличный расчет через кассу предприятия. В таком случае реализация осуществляется без использования договоров, по устной договоренности с покупателем и при прямом расчете наличными за приобретаемые ценности.

При продаже ценностей  за наличный расчет объем реализации определяют размером выручки за проданные  покупателям ценности.

Сумму выручки за день при использовании контрольно-кассовых аппаратов определяют как разницу между показаниями счетчиков на конец и начало дня. Регистрация показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ведется в книге кассира-операциониста. Книга должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера, а также круглой печатью предприятия. В книге отражаются сведения о показаниях суммирующих денежных счетчиков на начало и конец дня. Если из суммы показаний на конец дня вычесть показания на начало дня, то это и будет выручка за день.

При отпуске готовой  продукции и прочих материальных ценностей дочерним зависимым и  совместно контролируемым юридическим  лицам основанием должны служить  соответствующие решения об их передаче и в обычном порядке оформленные документы на отгрузку ценностей.

К прочему выбытию  материальных ценностей можно отнести  их недостачи, потери в пределах норм естественной убыли в пути и при  хранении, а также сверх норм при  проведении инвентаризации. Недостача  и потери в пределах норм естественной убыли должны быть оформлены путем составления соответствующих расчетов, а сверх норм естественной убыли оформляются путем составления сличительных ведомостей на основании инвентаризационных описей и данных текущего бухгалтерского учета.

По учёту движения материалов ТОО «Лезарт» используются типовые межведомственные формы документов, своевременная выписка и правильное оформление которых позволяет организовать надлежащий учёт и контроль за сохранностью и правильным использованием это их запасов.

Материальные ценности, получаемые от разных поставщиков поставляются на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими  права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами  такого договора являются: наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчётов и др.

Все операции, связанные  с движением материальных запасов  оформляют документами, которые  выписываются в минимальном количестве экземпляров:

1. Накладная;

2. Счёт-фактура.

Эти документы, связанные  с получением материальных запасов, предают в отдел снабжения  или сразу в бухгалтерию, для  проверки и акцепта. Далее их регистрируют в журнале учёта поступающих  грузов (ф № 1 м – 1), который предназначен для контроля за сроки оплаты счетов или отказа от акцепта.

По учёту движения материальных запасов применяют  следующие типовые документы:

1. Доверенность.

2. Журнал учёта выданных  доверенностей.

3. Приходный ордер.  Он составляется в 1 экземпляре в день поступления материалов на склад.

4. Акт о приёме материалов.

5. Акт о недостачах и потерях  материальных ценностей в процессе  заготовления и хранения.

6. Акт о порче бое, ломе  материалов (товаров).

7. Накладная-требование  на отпуск (внутреннее перемещение)  материалов.

8. Накладная на отпуск  материалов на сторону.

9. Отчёт движения материальных  ценностей.

При учёте материальных запасов на складах материально-ответственные  лица на каждой номенклатурный номер запаса открывают отдельную карточку учёта материалов, которая из бухгалтерии передаётся на склад в частично заполненном виде. В них кладовщик заполняет все реквизиты, характеризующие места хранения. Записи в них производятся на основании документов.

Если остаток материальных запасов на складе выше или ниже установленной нормы запаса, то заведующий складом обязан сообщить об этом в  отдел маркетинга. Для этих целей  применяется «Сигнальная справка  об отклонении фактического остатка  от установленных норм запаса». Она применяется для контроля за отклонением фактического остатка материальных запасов об установленных норм запасов и для контроля их остатков, которые находятся без движения. Справка составляется в одном экземпляре на основании данных карточек учёта материалов. Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода остатков в карточках и делает отметку.

Не менее важна задача бухгалтерии – организовать контроль за использованием материалов в производстве. Для этого используется в ТОО «Лезарт» инвентарный метод.

 

Организация учёта материальных ценностей в бухгалтерии

 

Поступившие со склада от материально-ответственных лиц документы, предварительно скомплектовав и  снабдив сопроводительными ярлыками, передают на таксировку. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые - остаются в местах хранения материалов.

После таксировки документы  группируют по установленным на предприятии  учетным группам (клей момент, клей ПВА, клей эпоксидный и т. п.) в накопительной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по Синтетическим счетам подраздела «Материалы», а внутри них и группам материалов. В ней по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов.

Накопительная ведомость  используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется  в карточках учета материалов и книге остатков материалов. Книга  остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца книга передается из бухгалтерии на склад, где заведующий складом проставляет в ней остатки материальных ценностей на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Книга остатков материалов в установленные в учетной политике сроки возвращается в бухгалтерию на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету товарно-материальных ценностей.