Организация и технология ДОУ

      Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены  в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

      Несмотря  на то, что ООО «Борей» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.

      В ООО «Борей» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов  (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

      Формирование  дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных  подразделениях ООО «Борей» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

      Анализируя  работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

     - папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;

     - ля приложений к документам  сформирована отдельная папка;

     - документы, относящиеся к одному  вопросу, расформированы по двум  папкам;

     - в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

     - в дело со сроком хранения  один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

      Таким образом, при формировании дел, сотрудникам  службы делопроизводства ООО «Борей» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

      В структуре ООО «Борей» до настоящего момента отсутствует такое подразделение как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.

      Приказом  Генерального директора №68. от 06.03.2002г. создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

     - начальник Общего отдела;

     - юрист;

     - секретарь-референт Генерального  управления.

      Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

      Под экспертизой ценности понимается определение  срока хранения документов в зависимости от их содержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другие интересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов.

      Помимо  федеральных нормативных актов  деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «Борей» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

      Основным  содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

      В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

     - документы, предназначенные для  архивного хранения;

     - документы, подлежащие уничтожению;

      - документы, необходимые для дальнейшего  использования в делопроизводстве компании.

      После утверждения номенклатуры дел и  проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

      Все лица, ответственные за делопроизводство в компании обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

      Таким образом, существующий порядок организации  делопроизводства ООО «Борей» обладает рядом недостатков:

      - отсутствует четкий порядок регистрации  документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности);

      - встречаются нарушения правил  оформления и подготовки документов;

      - отсутствуют необходимые организационные  документы по документационному обеспечению управления: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии;

      - не разработана должностная инструкция  для секретаря Генерального директора;

      - отсутствует номенклатура дел  Компании.

      При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

      Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации. 

 

       3. Мероприятия по совершенствованию документационного

        обеспечения деятельности на основе автоматизации.

      Современные и перспективные направления  совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно – технологического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс [14, c. 97].

      Для такой организации как ООО «Борей», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

      Учитывая  территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «Борей», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

      Система автоматизации делопроизводства и  документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

      Управленческая  деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

      Управление  организацией основана на следующих  процессах:

      - получение информации и ее  обработка;

      - анализ, подготовка и принятие  решений;

      - выполнение решений;

      - учет и контроль принятых решений.

      Деятельность  служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.

      Делопроизводственные  функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, -  управления организацией.

      Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

      - регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

      - регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

      - списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой дел;

      - осуществление контроля за исполнением  поручений;

      - поиск документов.

      Информационные  технологии многочисленны и многообразны.

      В литературе можно встретить различные  типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. К выбору системы электронной документации следует подходить, исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

      - на каких технических платформах  работает система и как это  согласуется с политикой предприятия в этой области;

      - какие объемы хранимой информации  ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

      - какова организация распределения,  хранения и обмена документами  между офисами Компании, эффективность  сетевого взаимодействия;

      - определиться с финансовыми затратами.

      Главным параметром системы должно стать  обеспечение свободного обращения за информационным услугами для всех сотрудников офиса независимо от их статуса, если этого требуют их должностные обязанности. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

      Что же касается эффективности, то автоматизация  делопроизводства преследует следующие цели:

      - создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;