Организация и технология ДОУ

      После этого документ рассматривается  руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.

      Документ  с резолюцией возвращается в общий  отдел или секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.

      После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

      Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В случае безотлагательного исполнения по ступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.

      Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:

     - составление чернового документа;

     - подготовку проекта документа;

     - его согласование (визирование);

     - удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

      - отправку документа.

      Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель  составляет черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий  работу автора или редактора над его текстом. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

      Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку исполнителю.

      При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется  гриф согласования. Он может согласовываться  с должностным лицом, коллегиальным  органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

      Внутреннее  согласование документа оформляется  визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

      Если  подлинник документа остается в  организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).

      Внутреннее  согласование проводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которое он несет профессиональную ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы  подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.

      Визы  помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

      В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.

      Регистрация документов, по мнению автора, – это ключевой момент в постановке работы с документами. Одна из важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если сам секретарь – референт не владеет всей совокупностью информационно – документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.

      Регистрация определяется как запись учетных  данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

      Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, но не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.

      Если  полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

      Регистрация преследует три цели:

     1. учет документов;

     2. контроль за их исполнением;

     3. справочная работа по документам.

      Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно – поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

      Документы, полученные только для сведения и  не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В компании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.

      Каждый  документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.

      Для ООО «Борей», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же - в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

      Принимаются и регистрируются документы, поступающие  в организацию по почте, через  курьерские службы, по факсу, электронной  почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.

      Регистрация входящих документов в ООО «Борей» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются сведения, представленные в Приложении Б.

      На  исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем  левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.

      В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных  подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно – хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все  внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.

      ООО «Борей» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

      При анализе регистрации документов ООО «Борей» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

      Одним из наиболее существенных недостатков  организации регистрации в компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

      Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную  форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно – поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

      Контроль  исполнения документов и принятых решений  – одна из важнейших функций управления и следовательно, составная часть  процесса документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно – поисковой системы по документам организации.

      В ООО «Борей» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

      Контроль  исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

      - постановку документов на контроль;

      - проверку своевременности доведения  документов до исполнителей;

      - предварительную проверку и регулирование  хода исполнения;

      - учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов.

      Контроль  исполнения, как правило, ведется  на нескольких уровнях:

      - сроковый контроль своевременности  исполнения поручений и документов;

      - контроль соответствия формы  создаваемых документов их содержанию;

      - контроль соответствия применяемых  унифицированных форм и бланков  действующим нормативам и образцам;

      - контроль соответствия уровня  и формы удостоверения каждого  документа, соответствия подписей их расшифровкам;

      - контроль соответствия всех экземпляров документа на идентичность;

      - контроль, включающий анализ существа  и полноты исполнения поручений,  заданий, ответов на запросы.

      После указания руководителя ООО «Борей» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

      После этого снимают копию для исполнителя  и подшивают в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.